2021年05月10日

メールを転送してはいけない





上司や同僚、あるいは後輩・部下からときどきこんなメールが転送されてきます。





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××です。

転送します。

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※※※転送メールの本文※※※
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 はぁ?

ってなっちゃいますよね。

こういうパターンが特に多いのは「出来の悪い上司」「出来の悪い部下」。

以前、ホウレンソウについて何度か書いています。


報連相(ホウレンソウ)は相連報(ソウレンホウ)
報連相その2
報連相のタイミング

情報の共有はもちろん大切ですし、そのためにも、情報の元データをちゃんと提示することは、相手に正しい判断をしてもらうための大原則です。

しかし、

 これはないだろ〜

と。




■ゴミを増やしているだけ


メールをただ単に転送するだけなら、別にPCソフトを使えば簡単に出来ます。

なんの情報も付け加えずに、ただ転送するののは単なる「ストロー」です。
その程度のことに業務時間を使っているのかと思うと、腹が立ってきます。
その上、こっちに意味不明なメールを投げつけてきて、そのメールを解釈するのに、私の業務時間まで取られますので、更に腹が立つ。

これでは、単にゴミを量産して、相手に投げつけているだけ。なんの意味もないです。

■情報から新たな情報を作る


自分が受け取った情報は、単にそのメールの本文に書いてあることだけではなく、自分がわかっている、そのメールが発信された背景や、転送した相手に対してどのようなことを期待しているのかを明確にしないと、情報として意味をなしません。

つまり、転送する目的です。

 ・元メールのような業務依頼があったので、あらたな業務として実行します(報告)
 ・元メールのようなことがありました。どうすればいいでしょう?(相談)
 ・今後元メールに基づいて、業務が発生するかもしれません(連絡)
 ・元メールの依頼を処理して欲しいです(依頼)

これら、転送する目的を明確に書いて、相手に転送しないと、受け取った相手は、ここから何を判断して、どのように行動を起こせばいいのか(期待されているのか)がわかりません。
たとえ、分かったとしても、メールをじっくり読んで、転送者の業務を考えて、相手の期待を推量する必要が出てきます。

最初からそう書いておけば10秒でできる返信が、3分もかかることになる。

だから、メールを転送するときには

 ・どういった目的で転送するのか
 ・相手に何をして欲しいのか

を具体的に書いて転送するようにしましょう。

ちなみに私は、部下・同僚からこのようなメールを受け取った時には、

  無視する

ことにしています。
あとで、「あの時メールを転送しましたよね?」と言われたら、「知らんも〜ん」とあしらうことにしてます。「何がして欲しいのかはっきり書いてないメールは出し手が悪い」というのを徹底してます。

ただし、上司からのメールは別。
サラリーマンですから…(^^;。



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posted by 管理人 at 04:35| Comment(0) | TrackBack(0) | ハック:仕事術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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