仕事の基本ルール
仕事の効率化の基本は
整理・整頓
です。
私は基本的にこれができていない人で仕事が出来るという人を見たことがありません。
逆に言うと、整理・整頓ができてない人に対して
仕事が出来る奴とは認めない
というだけなのかもしれませんが。
■整理整頓には努力がいる
何もせずにいつも片付いている人というのは、
仕事自体がない
場合にしか起きません。仕事なので、常時何かしらの情報(物理的なもの、電子的なものを含め)が入ってきて、それを別の形にして別の人にアウトプットします。
こうして、
・入ってきた情報
・出ていった情報
・情報の変換に使ったツール
を仕事をはじめる時点で机の上(PCのワーキングメモリ)に取り出して作業し、完了した時点であるべき位置に戻す。
これを実行することが仕事の整理整頓。
もとに戻さないと、机の上は過去の仕事が山のようにたまります。
これをちゃんと、
・次に必要になった時にすぐに引き出せるように
・必要でない時にはまったく意識しなくていいように
しておく必要があります。
これは手を抜けば簡単なのですが、あとですごく時間を使うことになるので、その分の覚悟はしないといけません。
いつも整理整頓が行き届いているように努力していないと、すぐに乱雑になってしまいます。
ただ、ここに膨大な時間をかけるのは、成果に直接結びつかないので、
努力はするが、工夫をして楽にする
方法が必要です。
■整理をしないための方法
ちょっと極端な例え話ですが、
「もし部屋に何も無ければ、整理整頓は必要なくなる」
と思いませんか？
あくまでも極論ですが。
対象物がなければ、整理も整頓も必要がないのです。
もうちょっと譲歩して、1つしかないと仮定したらどうでしょう？
持っているモノが一つしかなければ、これまた整理の必要はありません。
たとえば、iPhone やスマートフォンのように携帯電話、カメラ、音楽プレーヤー、インターネット閲覧などができる一つのツールで多様なことが可能なツールがあれば、整理も整頓も必要ないでしょう。
これが、携帯電話、カメラ、音楽プレーヤーを一つずつ持っていたら、整理の必要性が高まります。どこに何があるかがわからなければ、探さなければならないからです。
整理をしたくなければ、まずモノ・情報を少なくするに限ります。モノが少なくなって整理の必要がなくなれば、それは結果的に「整理ができている」とい、つことになります。「整理の究極的な目標は、整理をしなくてもいい状況をつくること」とは、つまりそういう意味です。
■機能をまとめる
そう、整理をしないためには、なにもないか一つしかない状態を作れば、整理自体が必要なくなるわけです。
ということで、いろいろなものを集約する方法を考えてます。
ひとつの例が
本の自炊
本は物理媒体として1冊で一つの独立したものです。
でも、自炊してしまうと、それは電子データとなって他の本と一緒くたに扱うことができるようになります。本棚自体もいらなくなります。
別の例が先ほどの携帯電話、カメラ、音楽プレーヤー。iPhoneやスマホに統合してしまえば、カバンに入れ忘れたりする可能性も減り、整理整頓は必要なくなります。ついでにEDYなどの電子決済システムも入れてしまえば、財布がいらなくなります。
この方法の欠点は、なくした時の被害が大きいこと。
一気に全機能が使えなくなってしまいます。
■ものを貰わない
仕事の場面で多いのが議事録と議事の資料。
最近は随分減りましたが、議事録を書いて、会議で見せた資料とともにコピーして渡される場合がありますが、私は基本受け取らないです。
どのようなことがあったかは、その日の日誌に書いてますし、決議事項もメモが残っています。
資料は、誰が持っているかがわかっていさえすれば、あとでもし必要になった時に「見せて」といえばいいことです。
その上、自分が持っていれば、自分が探す必要がありますが、人が持っているのであれば、「あの資料を見せて欲しいんだけど」と言えば、自分が探している時間を節約できる。其の人が探している間に自分は別の仕事が出来るという一石二鳥。
それに一度見た資料は手元に持っていても、使うことはまずありません(経験的には95%以上)。見なおしたりもしません。
決定事項だけが残る
ので、その決定事項がなんだったかわかりさえすれば別に支障はありません。
■フォルダに分けない
メールや、何かで作った資料などをきちんとフォルダに分けて管理している人は多いのではないでしょうか。
私も以前はそうしていたのですが、数年前の資料を探そうとすると、どこのフォルダに入れたか全然記憶にありません。その上、フォルダの分類は完全にはダブリのないようには作れません。
例えば、プロジェクトAのフォルダを作ったのに、プロジェクトBと一緒に書いた日程表はどちらに入れていいかわかりませんよね。
情報にはいろんな側面があるので、元々一意にその情報を規定することはできないんです。
だったら最初からフォルダに入れずに、
JOB
というフォルダを作って、そこに全部放り込んでおくのが整理しないでおく方法。
ただ、これだとファイルがいっぱいになって探すのが大変になりますので、現在進行形の仕事は
WORKING
というフォルダに入れておきます。
この2つのフォルダだけあれば、過去の情報を探す対象は1つだけになるので、そこから整理する必要自体がなくなるわけです。
メールも同様。
細かくフォルダ分けして悩むだけムダです。
全部ひとつのフォルダに分けて放り込んでおいても、今時のソフトは検索するのが高速です。自分がやるよりコンピュータにやらせたほうが楽だし早い。
ただし、検索するツールは、徹底的に使いやすいものを追求しましょう。
絞り込み検索もできないWindowsのエクスプローラではまったく役に立ちません(ヒットする件数が多くなりすぎるか、まったくヒットさせラなれないかどちらかになる)。
最近はエバーノートなんていう便利なものも出来ましたしね。
