月曜日はメールゼロ

金曜日、メールを全部やっつけて定時で帰って、翌週の月曜日にメールを開くと未読メールが100件も…

なんてことがありません？

私は以前はしょっちゅうでした。多い時は300件も溜まっていたことが。

　　なんでこんなことになってんだ？

と月曜日の朝から憂鬱になります。

■通勤電車で寝てはいけない

★通勤電車で寝てはいけない P42━━━━━━━━━━━━━━━
週末を楽しみながら、その一方で仕事に切り替えていく。こうしたマルチタスクの対応も時問を有効活用するためには必要である。月曜日になってから、仕事のスケジュールを組み立てているのでは遅いのだ。

日曜日の夜から準備をしていないと、いい結果は決して残せない。
スタートするのが早ければ、それだけ他の人よりも抜きんでることができるわけである。

そこで、日曜日の夜は何をするかというと、私はその週からのスケジュールを組み立てていた。明日からの一週間どういった流れで仕事をしていくか、アフターフアイブはどのように使うか、また週末は何をするかといったことを、一つひとつなるべく具体的に考えるようにしていた。

また、頭のなかだけで完結させるのではなく、実際にノートやパソコンに書き出してみることも大事である。そうすると、いまとりかかっている仕事どうしの関係が明確になり、物事がうまく運ぶようになってくる。
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以前の記事：日曜日夜10時にも似たようなことを書きましたが、日曜日の準備で月曜日気持よく仕事を始められるのに気が付きました。

　月曜日の朝は今週のタスクの一番大切なことに手を付ける。

別に日曜日夜10時にこだわることはありませんが、週末中に先週の仕事が片付いていると気持よく月曜日がスタートして、その週の成果が高くなります。

■先週の仕事終わり

ということで、月曜日の朝イチに何がどういう状態になっていればいいのかをちょっとまとめてみました。

　　★メールの未読がないこと
　　★今週のタスクが全て起票されていること
　　★時間のかかるタスクはスケジューラに登録されいていること

です。

先週できなかったタスクも当然含まれます。

■メールゼロ

メールを処理というのは実はそれほど時間のかかるものではありません。

こういうステップです

　　１．メールの表題を読む
　　１−１：表題が自分の業務に関係ありそうなら中身を読む
　　１−２：自分の業務に関係無さそうで、送信者も同じプロ
　　　　　　ジェクトの人でなければ、サクッと削除
　　２．メールの本文を読む
　　２−１：本文が何かの引用なら、引用ごと全部読んで話の
　　　　　　流れを判断する。
　　　　　　なにか自分がやることがありそうか？
　　　　　　あるなら３へ
　　２−２：特に自分に何もやることは無さそうなら、保存
　　　　　　フォルダへ移動。今後の検討資料になりそうなも
　　　　　　のは、「資料」の分類をつけておく。
　　３．メールの内容によって分類をつける
　　　タスク：何かやってこちらから発信しないといけない時
　　　　メールをアウトルックの「仕事」にD&Dするとタスクが
　　　　起票されるので、そこに「××をして、○○しておく」
　　　　と書き込む
　　　返信：何かの問い合わせで、それに自分が返信が必要な時
　　　　返信ボタンを押して、返信すべき概要を書きこんでおく。
　　　　１〜２行も書けば十分。かいたら閉じてしまい、草稿に
　　　　保存。
　　　判断：何か判断して、だれかに指示しないといけない時
　　　　転送ボタンを押して、宛先を記入。
　　　　判断したことや指示を簡単にコメントを書いて、閉じて
　　　　しまい、草稿に保存
　　４．以上をすべてのメールに対して繰り返し

メールを全部処理してしまったら、MailStoreを起動して、「処理済み」フォルダをMailStoreに記憶しておいて、処理済みのメールはさっさと削除。

ここまでが「メール処理」という作業。
大体1時間で200件くらいなら処理できます。「処理」というか単なる「振り分け」ですが。


これなら日曜日の夜にメールはなくなります。
最初のうちは、メールへの返信や、簡単なことならやろうとしていましたが、それだと2時間も3時間もかかっちゃうので、途中でくじけました。目的は、タスクを明確にすることなので、わざわざタスクを実行する必要はない、と考えたわけです。

大体200〜300件のメールで何かのアクションが必要なもの(タスクにするべきもの)は10〜20件です(これは人によって色々違うでしょうが)。これを起票する作業も10秒もあれば終わるので、寝る前にちょこちょこっとやれば済むことですよね。

さすがに日曜日の10時過ぎてから業務のメールを送ってくる人は「ほぼゼロ」です。
時々居ますが…

ただし、上司からのメールだけは要注意。
これは、例え

　「了解しました」

だけでも返信しましょう。

だって、上司がもしメールの送信時刻に気がついたら、

　「お、こいつは日曜日まで頑張っているのか。」

って思ってもらえれば、多少は評価も良くなるかもしれませんので。

■参考図書

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