2012年11月12日

パワーポイント定形集


パワーポイントなどで資料を作るときに、いろんな絵(アイコン、オートシェイプ)を貼り付けますよね。
過去に作成した資料を振り返ってみると、だいたい同じような絵をそのときに見つかったイメージに合うものを適当に貼り付けたものが多かったりしませんか?

あるいは、適当な画像を探しまわって1時間くらい潰しちゃうとか。

以前、仕事の時間を計測した時に、ネットで使えそうなオートシェイプなどを探している時間が案外多かったので、これを改善しました。

■お気に入り画像
ネットや人の作った資料、あるいは過去に自分が作った資料をみて、

 「あ、この画像何かにつかそう」
 「あぁ、このフォーマット見やすいな」

と思ったら、

 定形集.ppt

にその画像やオートシェイプ、ページをまるごとコピーしちゃいます。

こうしておくと、資料を作るときに、この定形集を探せば、大体適当なデータが見つかります。

イチから配置や図、グラフ、オートシェイプなどを作って行ったり、探しまわるのは時間の無駄です。
とにかく、必要そうなものは手元に集めておくと便利。

今時ならインターネットで探せば大概の情報は見つかりますが、いかんせんインターネットは、情報の密度が薄いため、本当にほしい物を探しだすのには結構時間を使います(それに別のことが気になる誘惑も多いですしね)。

なので、ちょっと気になったものは、自分のライブラリに入れてしまうと、ライブラリを探索して再利用したほうがスピードが上がります。

■データの収集に注意する
日頃、人の作った資料を目にすることも多いと思います。
特に重要な会議体で使用するようなパワーポイントの資料は、プロジェクトの関係者が力を入れて作っていることが多いので、いい出来のものが少なくありません。

もしそういうのを見かけたら、自分の参考情報に入れてしまうわけです。

普段からこういった情報の収集に注意をしていると、いざというときのスピードが断然変わります。

ですので、その資料に目を通して情報を取得することも必要ですが、その情報の表現の仕方で技術的部分を参考情報として集めておくわけです。

■ファイル自体は収集してはいけない
ただし、資料全体が良かったからといって、ファイル自体を残しておくと、使おうと思った時に一つづつファイルを開いて見ることになって、手間がかかります。なのでひとつのファイルに入れてしまって、一覧性を良くしておく必要があります。


■デスクトップに保存する
同じような定型文書や参考にしたい資料は

 エクセル、パワーポイント、ワード

などいろいろあると思いますので、これらごとに

  定形集

というファイル名で保存し、デスクトップにショートカットを作っておきます。
そうすると、すぐにアクセスができて、気になったものが見つかったらすぐに、「定形集」ファイルを開いて、残しておくことができるようになります。

■ちなみに…
ちなみに、サラヒンのメルマガでは、

ネットで見つけたビジネスヒント

というのを毎号公開してますが、これも同じような原理。
Webページを見ていてちょっと気になったページがあると、UWSCという自動パイロットツールのショートカットがクイックランチにおいてあるので、これを起動してやると、かってにURLと表題をひとつのファイルに追加保存する用になってます。

これでちょっと面白かったページがワンクリックで残るようにしてます。


posted by 管理人 at 00:00| Comment(0) | TrackBack(0) | 仕事術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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