1日5時間で仕事を片付ける人の習慣術

一昔前に比べると、一人の人が出さなければならないアウトプットは年々増加しているように思います。昔はもっとのんびり仕事をしていなぁ(トシヨリの感想ですな)。

と、言っていてもしかたがないので、自分の仕事術を磨きあげて効率化して行かないといけません。この記事を見ていただいているということは、恐らくあなたもそういった事に興味がある、あるいはそれに迫られているのではないでしょうか。

ちょっと古い(2008年)ですが、仕事術全体を見わたして、どこに次のネタがあるだろうかと考えるときに、私が立ち返るのに使っている本を紹介します。

最近の本のように刺激的な内容ではなく、「基本」をとにかく徹底して改善しようという作者の意図がよく出ている本で、1ヶ月もするとやらなくなってしまうような、あるいは何かのデジタルツールを使わないといけないような内容ではなく、「本当に大切なことは何か」を思い出させてくれる一冊です。

本書は、この仕事を改善する上で考えるポイントを5つに分けて、それぞれの改善ののポイントを明確に示してくれています。そのポイントごとに、自分の仕事の進め方を見直すいい機会になると思います。

■目次

１時間目　時間を味方につける時間管理術
　時間管理の基本はまず締切りというゴールを見据えること
　今のビジネス社会ではとにかく早いレスポンスが要求される
２時間目　トレンドを読み誤らない情給収集術
　本当に役立つ情報は全体の二十パーセントしかない
　情報収集のエッセンスは「問題意識」と「キーワード」にあり
３時間目　仕事の効率を大幅に変える整理術
　あなたの「たかが整理」と思い込んでいる落とし穴
「脱・完全主義」と「日々のメンテナンス」が整理のコツ
４時間目　仕事に必ずつなげるコミュニケーション術
　じょうずなコミュニケーションは清潔感ある外見から
　相手を動かすコミュニケーション術はプレゼンテーションに学べ）
５時間目　時間と場所を選ばない勉強術
　大人の勉強の最大の敵は酒とテレビである
　ビジネスマンの勉強法はインプットとアウトプットにある

■要約

仕事の改善のためには5つのポイントが必要だ。

　・時間管理
　・情報収集
　・整理整頓
　・コミュニケーション
　・勉強

時間管理は、ゴールを考えることが必要。
ゴールに対して、自分の時間の流れをどのように調整していくかという、「流れ」の視点を身につけること。
優先順位は頭で考えてはいけない。書きだして見える形にしないと堂々巡りになる。
100点満点を狙ってはいけない。80点主義が必要。手戻りも考慮した予定の作成をする。

情報収集でもっとも大切なのは、自分がどのような情報がほしいのかをよくよく考えなおしてみるべきだ。そして、そのキーになる人を見つけて、その人に話をする。話をする中で、課題が明確になる。
雑誌やテレビなどは(今で言うインターネットも)情報濃度が薄い。必要な情報を集めようとすれば、時間がかかることを認識しておくべきだ。それよりも隣の人に聞いたほうが早い場合が少なくない。
人に聞く場合は、一言も漏らさないように効くべきだ。メモを手に持ってすべての言葉を記録するつもりで徹底的に集中する。そうすれば、相手も一生懸命話してくれるようになるし、自分も同じ事を何度も聞く必要もなくなる。

仕事の基本は整理整頓である。漫然と並べただけ、机の中に入れるだけを整理整頓だと思ったら大間違い。与えられた自分の仕事エリアを漫然と使ってはいけない。保管のコツは「分類」・「道具」・「インデックス」にある。
手帳に書き込むべき情報を選別する。手帳は長期保存。それ以外はポストイットに使い分ける。なんでも手帳のに書き込めば、情報は見つからなくなる。

仕事をする上でコミュニケーションは不可欠。
商談を断られて、そのまま引き下がっていないか。断られてからが商談である。
会議はクロージングが最も重要。クロージングがうまく出来るかどうかで会議の質は決まる。
ビジネス文書の書き方をマスターせよ。基本形はあるので、これをマスターすれば、応用はいくらでもきく。

つねに勉強をすることを心がけよ。
なにも本をすべて理解する必要はない。自分が「今」必要としているところだけを理解すればいい。「業務多忙」を勉強をしない理由にしていないか。常に勉強道具を持ち歩いていれば、いつでもどこでも勉強の空間にすることができる。
どうしても勉強に詰まってしまった時には、気分転換が必要。

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本書と同名の本があります。
もし興味を持たれた方は、お間違い無きよう。

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■■キーポイント

★P18−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
アポイントを取るときには自分の予定を先に伝えてしまう。
　・アポイントは自分の都合に合わせて取る
　・アポイントの代替案も用意しておく
　・外出の予定は極力まとめてしまう
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★P47−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
これと同じ発想で、一定期間立っても使わなかった資料は、仮捨てボックスやフォルダを作っておき、そこに保管するようにする。この仮捨てボックスがいっぱいになったら、古いものから順に、あるいは定期的に捨ててしまう。
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★P58−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−

◆一度経験した業務は自分なりにマニュアル化しておく。

マニュアル作成のポイントは、他人でも理解できるような手順や図で残すこと。
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★P75−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−

◆事前の根回しが会議をスムーズに運ぶコツ

STEP1:上司
　まずは上司に相談して、具体的なアドバイスや検討事項を指摘してもらい、これを下に企画を練り上げたり、意見を再考したりする
STEP2:一般参加者
　特に対立理由の見つからない、一般の参加者に企画内容や自分の意見を説明し、賛同者を得る。
STEP3:反対者
　反対者に対して、事前に説明することで、感情的な対立を避けると共に、相手が反対する点を聴きだして、その点を修正案に活かす
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★P13−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−

◆仕事のスピードをあげるために、全て30分単位で考える

一つの作業に時間をかけてしまい、他の作業が滞ってしまう傾向のある人は、ひとつの作業にタイムリミットを設定しよう。
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★P91−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
そのためにも、日頃からセルフレクチャーをするといい。セルフレクチャーとは、自分が自分に教えるということだ。人は一土仕入れた知識ですぐに忘れてしまうが、体を使って覚えたものは忘れ難い。自分にわかりやすく説明できたのであれば、ひとまず合格である。
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◆このテーマのおすすめ図書

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