タスクの分割と自動化

やるべきことはタスクリストに書き出して、それをいつもメンテナンスしていると、「さて、次は何をしようか」と考える時間がなくなり、やるべきことを忘れることもなくなり、仕事をする上でストレスがなくなります。

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昔の仕事はシンプルだった。

その仕事が終わっているのか、終わっていないならどれぐらい片利いたのか、だれが見てもすぐにわかった。

そこに 100 本のネジが積まれていれば仕事は終わっているし、99本だったら終わっていないのである。

しかし今はどうだろう。仕事はどんどん複雑化している。何が終わって、何が終わっていないのか、ますますはっきりしなくなっている。

終わったと思ったものが上司の一言で終わっていないことになったり、別の上司の一言で進捗度が 80 バーセントだったものが一瞬で20パーセントになることもある。

そうした「終わりのはっきりしない仕事」、つまり「やりかけの仕事」かあなたの頭の中にはどんどん溜まっていく。

そうなると大変だ。こうしたやりかけの仕事はつねに、そして最も望んでいないタイミングでプレッンヤーをかけてくる。

「なあ、あれやったのか？」（「ああ、あれやっていなかった!」）こうしたストレスから逃れるためにすべきことは 3 つある、とデビッド・アレンさんは主張する。

デビッド・アレン(著) 『ストレスフリーの仕事術―仕事と人生をコントロールする52の法則』
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ご存知、GTDの提唱者ビット・アレンの著書「ストレスフリーの仕事術」の書き出しです。

　これができないんだよね〜

私も何度もタスクを書きだそうとしてその都度挫折しました。

ところがあるコツに気がついたことがきっかけで、一部だけですが、できるようになりました。

■なぜ続けられるのか？

結局、こういったタスク管理を始めとした「管理」のやり方のポイントはコツコツやることなんですけど、逆に言えば面倒くさいんです。

私は自分でもズボラで一発屋、何をやらせても竜頭蛇尾な人間だと思ってます。
要するに興味があるウチは一生懸命やりますが、すぐに飽きが来る。飽きるとやること自体がどうでも良くなって、最後には放り出してしまいます。

それでどれだけやりかけで放置してきたことか。
私の過去のチャレンジしたことを絵にすると、多分死屍累々、地獄絵のような世界かもしれません。まぁ、そのおかげで結構いろんなことを(仕事にはほとんど役立ちませんが)中途半端に知ってます。余談ですが。

どうすれば、続けられるかというと、人間の前向きに取り組むかどうかは１つの感情で決まっているように思ってました。いろんな心理学者がいろんな説を述べてますが、最終的には

　それをやって気持ちがいいか否か

ではないかと思います。

やっているときややったあとに気持ちがいいと思えば続けられるし、そうでなければ、いくら成功者になるためには必要と思っていても、続けられません。

しかしながら、もう一つ続けられる理由があったのに気が付きました。

　勝手に体が動く

ということ。

最初は強制的にやらないといけないですが、ある程度続けると、それをするのが当たり前になって、好悪の感情とはかかわりなく体が勝手にやってくれるようになります。そうすると、逆にやらないとなんだか居心地が悪いというふうになって、自然にそれをしている状態になります。

これは竜頭蛇尾の私にはぴったり。何しろ最初だけは勢いがいいので。

■考えてはいけない

自動車の運転を考えてみればわかりますが、最初は、

　・バックミラーを直して
　・アクセルをちょっと踏み込みながらイグニッションキーを回して
　・エンジンがかかったのを確認したらブレーキを踏んで
　・サイドブレーキを戻して
　・後方確認をして
　・ウインカーを右に出して
　・アクセルをちょっとづつ踏み込みながら発進

なんて手順を確認しながら運転してましたよね(特に教習所時代)。

でもしばらくすると、助手席の人とおしゃべりをしながら車の発進ができちゃいます。なにも考えてないと思います。

こういう状態を作ればいいわけです。

そのためには、「これを完了させるには、次は何をするか」を一瞬でも考える必要があることはやれるようになりません。ひたすら体を動かすだけでいいという状態を作ること。

そのためにはどうすればいいかを最初に考えるわけです。

■タスクは細かく分割する

それができるようになる私の答えは、チェックリスト。
タスクリストを適正に保つためには、私の場合は次の作業が必要です。

　・今日あった出来事から次に必要なタスクを抜き出す
　・それをタスクリストに登録する
　・残りのタスクの中から今日完了したタスクに完了マークを付ける

という作業です(いわゆる日次レビューってやつ)。

そこで、いつも終業時間になるとアラームが鳴るようにしてます。

　今日1日の記録を読み返せ

と表示をして、しばらくすると今日の日誌が表示され、ゆっくりスクロールします(UWSCというソフトで自動化してます)。自分はただそれをぼんやり眺めるだけ。

日誌の中に"★"記号のある行は次にやるべきアクションです。
これをすでに次タスクとして登録していれば、何もせずに、もし登録を忘れていたら登録します(範囲選択するだけにしてあります)。
日誌を読み返していて、あらたに思いついたタスクがあれば追加で登録します。

スクロールが終わって、完了ボタンを押すと、次はタスクリストが勝手に立ち上がって、未完了のタスクだけが、またスクロールします。
「あ、これやった」と思ったら、そのタスクをクリックすれば、完了マークが付きます。

これで終わり。

タスクといっても、1時間もかかるものから数分で終わるものまで、様々な大きさがあると思います。
このあたりはどの程度までをタスク(NextAction)にまで落としてタスクリストに入れるかは、上記「ストレスフリーの仕事術」でも、GTDに関するその他の書籍やWebなどでもいろいろな意見があります。

しかし、ことルーチンワークに関しては、徹底的に詳細化したほうがいいことが多いようです。どこまで詳細化するかというと、

　ひとつの動作に落ちるまで

です。動作に落ちてしまえば、半自動化するのは割合簡単です。
半自動化してしまえば、「考える」という苦痛がないので、体が勝手に動くようになります。

ついやらなくなってしまう日次レビューもこうして毎日できるようになりました。

■参考図書　『ストレスフリーの仕事術―仕事と人生をコントロールする52の法則』

立ち読み可

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●関連 Web
　GTD:Getting Things Done - ウィキペディア
　誠 Biz.ID：Getting Things Done（GTD）まとめ
　はじめてのGTD - 誠 Biz.ID - Business Media 誠
　GTDでお仕事カイゼン！
　Getting Things Done?, GTD? and David Allen & CO

●本書を引用した記事
　書評メルマガを読む
　考えるときにはペンを持つ
　大量に書くメモを一元管理する方法
　タスクの完了数
　クラウドノートは移動させて使う
　複数案件のメールには部分回答をする
　仕事の種類3点セット
　タスク実行の4つの基準
　簡単な仕事は今やりなさい
　そのタスクリストは実行可能ですか？


●関連図書
　ひとつ上のGTD ストレスフリーの整理術 実践編――仕事というゲームと人生というビジネスに勝利する方法
　はじめてのGTD ストレスフリーの整理術
●このテーマの関連図書

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