スケジュールにはショートカット

何かのタスクをスケジューラやタスクリストに登録するときに

　タスク名称

だけ書いてませんか。

実はこれ以外と効率が悪いです。

■タスクリストに資料を集める

タスクを作成する時には、そのタスクについてある程度がんが得ているので

　・あの資料と
　・このデータを
　・こう加工して
　・こんなイメージに仕上げよう

と思っていたりします。

また、タスクの依頼がメールであれば、そのメールにタスクが必要になった背景などが書かれていますし、必要な情報がどこにあるのかが書かれてます。

たとえば、

　　　資料×××にあなたのコメントを追加しておいて下さい
　　　ファイルは\\aaaaaa\bbbb\cc.xlsです。

みたいに書いてありますよね。

ところがタスクリストに

　　××にコメントを追加する

みたいなタスクを書いておくと、

　さて、変更する資料はどこにあったっけ

と探しまわるハメになります。

■D&Dでタスクを作る

タスクを新たに作る場合には、必要になるかもしれない資料を添付したり、完成形イメージを書いておくことがオススメ。

ただ、ノート(手帳)だといちいち書き写すのも面倒なので、メールやファイルを添付できるタスク管理ツールを使うことをおすすめしします。

私が使っているのはアウトルックですので、メールから何かのタスクが発生した場合、

　そのメールをタスクフォルダにドロップする

だけでタスクが新たに作れます。

アウトルックにはメール自体をタスク化する「フラグ」という機能があるのですが、これはあまり使いません。
追加資料や編集がメールではできないからです。

■資料に気がついた時にタスクに追加する

そのタスクにとりかかるまでに、極力資料をそのタスクに放り込んでおきます。

一番いいのはそのタスクが発生した時に、関係資料をそのタスクに貼り付けておくことですが、それ以外のタスクをしている時にでも気がついたら、一旦今のタスクを中断して、該当のタスクに資料をぺたぺた貼っていきます。気がついた時なので、たぶん必要な資料は目の前にあるでしょうし、思いついたことを書くだけでも、30秒もかかりません。

ネットワークにおいてある共有資料などの場合は、ショートカットを貼り付けます。

◆ショートカットを作る方法

　エクスプローラで右クリックすると「送る」というメニューが出てきます。
　この「送る」メニューの中に、「デスクトップにショートカットを作成」という機能がありますので、これをクリックして、デスクトップに作られたショートカットをタスクの説明文のところに、移動すれば出来上がりです。

◆パス名を取得する方法

　私の場合、フリーソフトで

　　　　ClipName
　　　　http://home.att.ne.jp/delta/hrymkt/ClipName.html

　というソフトが「送る」フォルダにおいてあるので、このソフトを使います。
　使い方は簡単で、「送る」メニューから、「ClipName」を選ぶと、そのパス名をクリップボードに入れくれるので、タスクの説明文のところに
　　　　××の参考
　　　　\\aaaaa\bbbb\cc.xls
　のようにファイルのパスを貼り付けておきます。
　このたぐいのソフトはかなりいろいろあるので、Vectorなどで探してみるのがいいですが、この程度の使い方であれば、どのソフトを使っても大差はありません。

◆日誌もタスクリストで

私の場合、日誌をテキストファイルでつけているので、

　表題    日誌を付ける
　本文    日付ファイル生成プログラムへのショートカット

という形でタスク登録してあります。

朝始業前の8時半になると、アラームが鳴り、勝手にタスクリストが立ち上がりますので、あとはその本文のプログラムへのショートカットをクリックしてやれば、自動的に日誌ファイルが出来るという寸法です。

■タスクが終わったら成果を貼り付けておく

最後に、作業が終わったら、その本文に結果を書き込むのを忘れないようにします。

そうしておくと、「昔たしかに作ったんだがな〜」といって探しまわらなくてすみます。
タスクリストをクラウドで管理しているのであれば、どこでも過去に作った資料などが簡単に見つけられます。

これが、フォルダに分かれてハードディスクに入れておくと、手がかりはファイル名だけになってしまうのですが、タスクリストの本文に色々書いてあれば、キーワードがヒットしやすくなります。

そこに元資料や結果が一連の作業として書かれていますので、タスクリストだけを検索すれば、必要な情報(なぜそう考えたかまで)含めてすべてわかるようになってます。

■まとめ

タスクが発生した場合には、タスクリストに追加する際に、かならず必要な資料へのショートカットあるいは資料本体をタスクの本文に書きこんでおく。
また、タスクが完了したらその成果物をタスク本文に書き残しておく。

そうするとタスクをはじめる前に、必要な資料をもう一度探し回る必要がなくなるし、あとでその成果物を使って違うものを作りたい時にも、必要な情報一式が揃っていることになるので、すぐに取り掛かることが出来ます。

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