週次プレビュー

タスクの管理で、週次レビューをしている方も多いのではないでしょうか。
多くの書籍でも「週次レビュー」を勧める本は多いのですが、不思議な事に次にやることに重きをおいてないような気がします。

■週次レビュー

週次レビューとは、「レビュー」の名の通り、「終わったことを見なおすこと」であって、過去に向かって活動しています。

もちろん、仕事ややるべきことというのは、過去に発生したものであって、将来発生するものではありませんので、それは大切だと思いますが、次に何をするかというのがもっと大切なことのような気がします。

■週次レビューのやり方

人それぞれだと思いますが、ちょっと一般化していうと

　・先週の出来事をざっと見る
　　日誌をテキストファイルに書いてあるので、先週分の日誌をGrepします
　　　・◆でGrep　→　出来事の一覧表が作成されます
　　　・★でGrep　→　次のアクション・宿題が一覧されます
　・先週期限のタスク(完了分も含む)の完了をチェックする
　・未完了だったタスクの期限(締切)の変更
　・未完了のプロジェクトの次のアクション決め
　・先週あった出来事の振り返りと課題の発見
　・トリガリストを見て忘れ物がないかチェック

という感じでしょうか(私の週次レビューの項目を整理するとこんな感じです)。

「あれ？」と思った方は、週次レビューを随分使い込んで見える方ですかね。
そう、「来週やるべきことのチェック」がありません。

　　−−−注記−−−
　　最初の◆や★でGrepですが、エディタのGrep機能で"◆"、"★"を検索するだけです。
　　私は出来事の表題を◆で書き始めてます。以下の記事を参考にしてください。
　　　　5項日誌(1)
　　　　5項日誌(2)
　　−−−−−−−−

■週次プレビュー

私は「来週(次に)やること」をレビューとは呼ばず、別の時間にとってます。

週次レビューで、抽出したNextAction(次に行うべき行動)を抽出しますが、それは単なる項目だけ。週次レビューが終わったら、一旦頭を休めます。

そして改めて、来週の活動計画の作成をします。

　　週次プレビュー

です。週次レビューは過去にあったことに重きがありますが、「週次プレビュー」はこれからすることに集中します。

最初はGTDのオススメの通り、これも週次レビューに入っていたのですが、これをごちゃごちゃにすると、意識が過去に行ったり未来に行ったりして、非常に時間がかかってしまうことに気が付きました。

そこで、「過去の事を振り返る時」「未来のことを想像する時」を分割したら短時間に集中して考えられるようにになりました。

手順ですが

　　１．カレンダー(スケジューラ)を開く
　　２．来週やるべき事リストを開く
　　　2A.来週の予定(会議など)の資料・準備は万全か
　　　2B.タスクリストに期限をつける
　　　2C.期限順にタスクを並べ直す
　　３．見積り時間30分以上のタスク時間を確保
　　４．半端なタスク(見積り時間30分以内)は開始日のみ設定する
　　　　これは空き時間にやっつける

スケジューラの７割が埋まったところで作業中止。

残ったタスクをざっと見て、

　・今週または来週前半締め切りのものがないかチェック
　・長期目標の活動が少なくとも１項目入っているかチェック

もし追加の必要があれば、すでに登録した来週のタスクリストのうち、優先度の低いものと交換して、来週の予定の出来上がりです。

■時間をかけない

週次レビューにしても週次プレビューにしても、毎週繰り返すことなので、時間をかけるとくじけてしまいます。だから極力短時間に済ませるように工夫をしたほうがいいです。

「毎週１時間ちゃんとやること」となるとどうしてもハードルが高いですが、土日に１５分だけであれば、なんとなくできそうな気がしますよね。

だからなるべくレビューの時間も分割して、時間がかかるようなら、もっと細かいタスクにすることが長く続けるコツです。