仕事の基本ルール
以前の記事で何度か日誌のススメをしてきましたが、今日はその日誌をどこにおいておくかの方法について紹介します。
■日誌はスケジューラに書く
日誌を書く場合、私はテキストエディタを使って書きます。
今日あった出来事、会議の議事録、ちょっと感じたこと…etc
ところがこういった物は、日付・時間と結びついていることが多くて、
去年の今頃やったんだけどなぁ…
といって、過去のテキストファイルを探しまわることが少なからずありました。
やった日付というのは正確には記憶になくても、おおよそは検討がつけやすいシロモノです。そこで、テキストファイルに時間に関係しそうなものを書いたら、スケジューラにそのテキストを書き写すようになりました。
■Googleカレンダー
私事ではGoogleカレンダーを使ってます。
ここには、
・友達に公開するスケジュール
・誰にも公開しないスケジュール
・家族の共有スケジュール
・日記のスケジュール
というグループが作られていて、それぞれ予定を入れるのですが、唯一「日記のスケジュール」というのは結果を入れます。
タブレット端末や自宅のPCで、ここにその日あったことを書き込んでいけるのですが、便利なのが、時間をいちいちテキストに書き込むのではなく、それをやった時間をなぞるだけで、所要時間が記録に残ります。
そのついでに、どんなことをやり、どんな結果になったのか、どう感じたのかなどを書き込んでいけばいいわけです。
例えば、ある人とあって、ちょっと気づきがあったりしたら、その人にあっていた時間範囲を指定して、「日記のスケジュール」に、
○○○と×××なことを話した
そういえば、□□□に久しく連絡をとってないなぁ
みたいに。
その日全体に関わるようなことや、時間を指定するまでもないときには、上の方の1日のイベントのところをタップ(クリックすれば)、1日全体に関わるような事柄が書き込めます。
■アウトルック
会社ではアウトルックしか使えませんので、アウトルックに新しい予定表を作成して、ここに議事録などを書き込んでます。
例えば、10:00〜11:00まで、会議をしたらその議事録を
スケジューラにすでに登録されている予定のメモ欄に書き写しておく
ただこれだけです。
その日の出来事をまとめた日誌のテキストファイルは、「イベント」として貼り付けておくようにしてます。
もちろん、テキストファイルとしても残しているので、日付に記憶が無いときには、過去のテキストファイルをすべてGrepすることになるのですが、もし日付や会議の名前などが思い出せれば、(経験的に)スケジューラの日付をめくって探したほうが、たどり着く確率が高いです。
なぜかと考えてみたのですが、
検索するキーワードが違う
のでした。
とにかく思いついた単語でその瞬間は書いているので、あとで、検索しようとした時に、その単語が思い出せなければ絶対に引っかかりません。
それがスケジューラを見ながらだと、
確かあの時は××さんが出張中で、電話をしたよなぁ
とかのイベントと結びついて記憶があるので、「××」「出張」というキーワードでまず探し(関係者が出張するときなどはイベントに登録してます)、そこから1日の業務状況を見れば、どれだったかは一目瞭然です。
さらに、計画の名前(アウトルックでは「件名」)に、[REP]とか[TASK]とかのキーワードを入れていて、それで色分けしているので(記事「色付きスケジュール」参照)、結果がどの程度記録されているかは、スケジューラをみれば簡単に判別できます。
■登録はマクロで
ただ、いちいちエディタで書いて、それをコピペするというのも面倒な話ですので、UWSCというツールを使って自動的に登録できるようにしてます。
・テキストエディタでひとつのイベント情報を書き終わったら、クリップボードに入れます。
・アウトルックを立ちあげて、該当の時間をクリック
・あとはマクロにお任せ
で自動的にその時間の記録を作成してくれます。
ただ、これだと、あとでテキストファイルを編集しても、アウトルックには反映されないところが現在の悩みの種ですが…。
※あとで編集する可能性はかなり低いですので、大した支障があるわけはないのですが、やっぱり気持ち悪い。
■参考図書
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