スケジューリング７つのコツ

本日は、さらっとスケジューリングの７つのコツについて

■コツ1.　スケジュールは手段と心得る

　スケジュールに予定を書くこと自体が、目的、となっていないか？
　あくまで仕事を円滑に進めるための"手段"なのだから、時間と場所を記入するだけではなく、必要な資料作成の時間や移動時間も予定に落とし込むのが上級者。

■コツ2.　調査→準備→実行の3ステップで

　どんな目標でもその過程を調査、準備、実行の3つに分類し、具体的に計画することで達成が可能になる。特に長期プ口ジェクトで各段階で必ず締切設定したい。

■コツ3.　予定→確定→実施のフローを前提に

　スケジュールとは、最初に予定があり、それが変更を経て確定し、実施に至るという一連の流れがある。予定はあくまで「見込み」であり、変更を前提に準備する。

■コツ4.　空き時間を有効に活用する

　細かい空き時間に予定をいれるのは上級者として失格。1日の中で優先度の高い仕事で予定を組み、他のことはスキマ時間にこなすようにする。

■コツ5.　早めに俯瞰し見直しを図る

　当初組んだとおりに予定が進まない。そんなときは早めに計画の練り直しも視野に入れ、予定を見直そう。その際にポイントになるのは、年、月、週などの複数の時間軸で予定を俯瞰してみること。あらゆる時間軸から検討することで、どこに無理があるのか、どこを修正すればよいか明らかになる。
　そして、スケジュールを組み直すことに躊躇しないこと。

■コツ6.　人の集中力は1時間が限度

　時間効率を優先するあまり、無理な予定を組んでは意味がない。特に、人間の「集中力」が続くのは個人差はあっても1時問程度。それ以上、1つの仕事に時間を割いても効率が落ちると覚えておこう。

■コツ7.　自分の作業能力を把握する

　予定を組むうえで、自分はその作業にどれくらい時間がかかるかを把握しておこう。たとえばA4 1枚の企画が何分で書けるか、など基本的な作業時間がわかれば、適切な時間をとってスケジューリングできる。

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