記号で会話

議事録を作ったり、日誌に誰かとの会話を記録するような場合、公式の議事録にはこんなふうに書かれます


　××さん：あれはこうで、これはあれという意味ですか？
　○○さん：いいえ、それはナニです。

みたいに。

誰かと話をして、それを記録するような場合も、これに倣ったほうが記録として誰の発言かわかりやすいです。

ただ、いちいちこれを書いていると、時間がかかって、肝心の話を書き漏らしてしまいます。

そこで、有効なのが、その人の記号を決めてしまうこと。

■テキストエディタで行頭文字を登録する

Windowsに添付のNotePadにはその昨日はありませんが、テキストエディタを使っていれば、行頭文字の設定ができます。私の場合、行頭文字として指定してあるのは

　　　　・■□○●★☆◆◇×※△▲▽▼�@�A�B�C�D�E�F�G�H�I�J�K�L�M�N�O�P�Q�R→⇒

なのですが、この中で

　　　■●★◆◇※

は段落の区切りや表題文字として使いますので、これは使わないですがそれ以外の文字を人に当ててしまいます。

たとえば３人で打ち合わせをした時に

　　Aさん　　　△
　　Bさん　　　▲
　　Cさん　　　▽
　　 自分　　　→

みたいに最初に決めてしまって、


　　△　××は？
　　▼　○○な具合です
　　▲　○○というのはどういう意味？
　　→　●●が◇◇です。

みたいにして会話を記録していきます。

もし後で議事録として出すような場合には、これを一括置換してしまえば立派な議事録になりますし、自動的に折り返してくれるので、長い文章を書いても、

　　→　××××××××××××××××××××
　　　　××××××××××××××××××××
　　　　××××××××××××××××××××

みたいにちゃんと誰の発言か目立つようになってくれます。

■質疑応答は・→で

誰の発言かは大した問題ではないときには、自分と自分以外で大雑把に分けてしまいます。

　自分以外　　　・
　自分　　　　　→

とにかく、自分の発言はいつも同じ記号を使うこと。そうすると、反射的に記録ができるようになります(慣れが大きいですので、繰り返しやれば自然にできるようになります)。

■IMEを設定する

これらの記号は、簡単に出せないといけません。
たとえば　→　なら、「やじるし」と書いて変換する作業をしていると遅れるので、MS-IMEなら「-> 」と書けば変換してくれます。

私のお気に入りは、Google日本語入力。これだとローマ字の定義がローマ字でないものまで出来るので、「zl」と入力すると→に変換してくれます。キーの押下としてはMS-IMEのように

　　"-"
　　SHIFT 押す
　　.
　　SHIFT 離す
　　変換キー

と複雑な操作をしなくても２つのキーだけで出せるので圧倒的に早いです。

■議事録はスピードが命

以下に素早く、正確に記録するかを工夫していないと、なかなか会話をしながら議事録を残すのは難しいです。これは普段からの訓練が物を言いますので、まずは自分が参加者の時に練習しておくことが大切。

その際、発言の全てを記録しようとせず、要旨だけを記録することに集中しましょう。

つまり

　　××はどうして○○なのですか

と記録するのではなく

　　なぜ○○？

のように短縮してしまいましょう。発言の要旨がわかりさえすればいいですので。
その後に、それを読み返して文章として成立していないものを、ちょっと訂正すれば立派な議事録になります。

■同じテーマの記事

●考える仕事は早めに終わる

タスクは早め、早めに終わらせるこれがいけないことだと思う人は少ないかと思います。でも、多くの人が何かを提出しないといけない、結果を出さないといけないような仕事を完成させるのは、期限ギリギリか、または期限を過ぎた直後あたり。まあ、ちゃんと測定したわけではありませんが。わかっちゃいるけどやめられない理由タスクリストを作って、そのタスクリストに従って仕事をしている人ならわかると思いますが、期限が遠くて、それほど膨大な時間がかかりそうもない仕事は、今すぐ始めよ..

●メモの寿命は12時間

だれかと話をする時メモをしてますか？そのメモを見返してますか？メモの目的メモをする目的というのは、忘れないようにするためですね。でもそのメモ自体を紛失してしまえば、「確かメモったんだけどなぁ…」ということになりかねません。本記事では、メモとノートは別物としつこく書いてます。メモは、ちょっとひらめいたことや人と打合せをした時に記憶しておかなければならないことのキーになる単語を走り書きするためのものです。以前紹介した高速メモの技術のように、省略や記号化をし..

●「とりあえず」は忌み言葉

どんな言語でもそうですが、その言葉が表している語感というのがあります。無意識に使ってしまいますが、その言葉が自分自身のモチベーションを下げてしまったり、相手に悪感情を持たせてしまったりする言葉があります。これを忌み言葉と読んでます。過去記事でもいくつかの忌み言葉を紹介しましたが、本日はとりあえずについて。「とりあえずします」上司：はやく報告書を作れよ。部下：とりあえず作ってみました。上司：××をやってく..

●会議におけるファシリテーターの役割とは

会議において議長となるひと（会議を主導する人）は当然必須なのですが、ここ10年くらい重要視されるようになったのが、「ファシリテーター」という立場の人。この人がいるといないのとでは、会議の進み具合がかなり違うということで、どこの会社も「ファシリテーション」などという教育プロセスを持つようになったみたいです。ファシリテーターがファシリテーションするのに必要な3つの視点をご紹介します。ファシリテーターの3つの視点本書『レ..

●自分を変える教室3

本日はビジネス書のご紹介。有名な本なのですでに読んだ方も多いのではないでしょうか。本書は「ちょっとモチベーションが下がっている」と感じた時に目次を眺めて、気になる所読んでみたりしてます。そうすると「うん、そうだよな」と思ってちょっとだけやる気が復活してきます。つまり、1回だけ読んで「ふ〜ん。ちょっとお勉強になった」と満足に浸るような種類のビジネス書ではなく、時々読み返してみて、「今自分がぶつかっている問題はこういうことなんだ」と..

●考えるときにはペンを持つ

私は、「考える」という作業をするときには、ノートを広げて3色ボールペンで何かを書きつけることが多いです。もちろん、手が止まっていることはよくありますが、ボールペンを離すのは、考えることをやめた時。天井に相談してました特許の出願件数が社内でトップを取ったことがあって、その表彰のときに、「君は特許を考えるときはどんなことをしているね？」と聞かれたことがあります。そのときには、「天井と相談してます」と答えた記憶があります。その頃は、ひとりで何か考えるときは、..