仕事の基本ルール
議事録を作ったり、日誌に誰かとの会話を記録するような場合、公式の議事録にはこんなふうに書かれます
××さん：あれはこうで、これはあれという意味ですか？
○○さん：いいえ、それはナニです。
みたいに。
誰かと話をして、それを記録するような場合も、これに倣ったほうが記録として誰の発言かわかりやすいです。
ただ、いちいちこれを書いていると、時間がかかって、肝心の話を書き漏らしてしまいます。
そこで、有効なのが、その人の記号を決めてしまうこと。
■テキストエディタで行頭文字を登録する
Windowsに添付のNotePadにはその昨日はありませんが、テキストエディタを使っていれば、行頭文字の設定ができます。私の場合、行頭文字として指定してあるのは
・■□○●★☆◆◇×※△▲▽▼①②③④⑤⑥⑦⑧⑨⑩⑪⑫⑬⑭⑮⑯⑰⑱⑲→⇒
なのですが、この中で
■●★◆◇※
は段落の区切りや表題文字として使いますので、これは使わないですがそれ以外の文字を人に当ててしまいます。
たとえば３人で打ち合わせをした時に
Aさん △
Bさん ▲
Cさん ▽
自分 →
みたいに最初に決めてしまって、
△ ××は？
▼ ○○な具合です
▲ ○○というのはどういう意味？
→ ●●が◇◇です。
みたいにして会話を記録していきます。
もし後で議事録として出すような場合には、これを一括置換してしまえば立派な議事録になりますし、自動的に折り返してくれるので、長い文章を書いても、
→ ××××××××××××××××××××
××××××××××××××××××××
××××××××××××××××××××
みたいにちゃんと誰の発言か目立つようになってくれます。
■質疑応答は・→で
誰の発言かは大した問題ではないときには、自分と自分以外で大雑把に分けてしまいます。
自分以外 ・
自分 →
とにかく、自分の発言はいつも同じ記号を使うこと。そうすると、反射的に記録ができるようになります(慣れが大きいですので、繰り返しやれば自然にできるようになります)。
■IMEを設定する
これらの記号は、簡単に出せないといけません。
たとえば → なら、「やじるし」と書いて変換する作業をしていると遅れるので、MS-IMEなら「-> 」と書けば変換してくれます。
私のお気に入りは、Google日本語入力。これだとローマ字の定義がローマ字でないものまで出来るので、「zl」と入力すると→に変換してくれます。キーの押下としてはMS-IMEのように
"-"
SHIFT 押す
.
SHIFT 離す
変換キー
と複雑な操作をしなくても２つのキーだけで出せるので圧倒的に早いです。
■議事録はスピードが命
以下に素早く、正確に記録するかを工夫していないと、なかなか会話をしながら議事録を残すのは難しいです。これは普段からの訓練が物を言いますので、まずは自分が参加者の時に練習しておくことが大切。
その際、発言の全てを記録しようとせず、要旨だけを記録することに集中しましょう。
つまり
××はどうして○○なのですか
と記録するのではなく
なぜ○○？
のように短縮してしまいましょう。発言の要旨がわかりさえすればいいですので。
その後に、それを読み返して文章として成立していないものを、ちょっと訂正すれば立派な議事録になります。
