2021年06月14日

タスクの名前





■タスクリストの制約事項


タスクリスト(ToDoリストと呼ぶ場合も)を何らかのソフトを使って管理されている方も多いと思います。
まぁ、どんなソフトをつかっても、上から下にやるべき仕事がずら〜っと並ぶことになります。

これで結構不満なのが、タスクが2次元以上の管理ができないこと。

つまり、

 企画書を提出する

というタスクをするために、

 企画案を可能な限り考える
 企画案に沿ったデータを集める



 企画案のプレゼン資料を作る

という詳細タスクにわかれます。

さらにやり始めてみたら、「企画案に沿ったデータを集める」というのは、意外と時間がかかって、やっぱりタスクを分割して

 「Aの企画案に沿ったデータを集める」
 「Bの企画案に沿ったデータを集める」
 「Cの企画案に沿ったデータを集める」

なんていうふうにどんどんタスクが分かれていってしまいます。

GTDなどでは、「最初に思いつく限りあげなさい」と言われているのですが、最初から全部のタスクを思いつくほど優秀だったら、おそらくもうちょっと別の仕事をしていたかもしれない。
所詮その他大勢の凡人ですので。


ということで、タスクはどんどん増殖していき、気がつくと

 「最初のタスクは何だったっけ?

という状態になり、

 「あれ、もしかして元のタスクを起票しなかったっけ?」

と、また大本(その時点では)のタスクを起票してみるものの、週次や月次レビューの時に、似たようなタスクを発見する。

 「あれ、このタスクとこっちのタスクは同じものだったっけ? 別のタスクだったか?」

などと要らない悩みを抱えることになります。

それもこれも、原因は「リストだから」。

リストはもともと、1次元的にしか広がって行きませんが、タスクは2次元的に広がりを持っている。
これを表現しようとすると、どうしても無理があるわけです。




■マインドマップ


これがマインドマップなどの2次元的表現ができるものだと、すぐ上のタスクが追えるので、こういうことが起きません。
ところが、マインドマップは、「リストじゃない」ので、今度はリストの良さの、「その都度・都度の要望に応じて並べ替える」なんていう芸当ができません。
つまり、すぐに手を付けるべきタスクがすぐに埋もれちゃうわけ。

 「あ〜。ジレンマ

■タスクをグルーピングする


最初にやってみたのはタスクをグルーピングすること。
つまり、あらたなタスクを起票した時に、これをグループとして登録してしまい、小タスクはその下に書くようにすること。
私はアウトルックで管理してますので、「分類」という項目をどんどん追加していけば小タスクはその下で管理できるようになるわけです。

   親タスク
     + 小タスク
     + 小タスク
     + 小タスク

こんな状態。
ところが、小タスクが孫タスクを産むと、小タスクを「分類」に昇格させる必要が出てきて、「分類」に昇格させると、親タスクからのリンクが切れてしまう。
その上、分類は完了時には自動的に消えないので、完了したタスクが子供を持たないまま(卒業した子供はいますが)、亡霊状態になって残ってしまい、見辛いことこの上ない。

■名前に分類名称をつける


そこで、最近やるようになったのが、

  名前に親タスクの名前を入れる


という方法。さきほどの企画書であれば、

  タスク名称          説明
  企画書提出          企画書を提出する
  企画書提出!企画案作成    企画案を可能な限り考える
  企画書提出!データ収集    企画案に沿ったデータを集める
  企画書提出!資料作成     企画案のプレゼン資料を作る

としておく。
さらに、企画案を分割するときには


  タスク名称          説明
  企画書提出!データ収集!A   企画案Aに沿ったデータを集める
  企画書提出!データ収集!B   企画案Bに沿ったデータを集める
  企画書提出!データ収集!C   企画案Cに沿ったデータを集める

と書いておくわけ。

これだと、名称でソートした時に、親タスクから順番に並ぶので、どれのタスクが細分化されて、まだどれだけ残っているのか、かなりわかりやすくなります。

  タスク名称          説明
  企画書提出          企画書を提出する
  企画書提出!企画案作成    企画案を可能な限り考える
  企画書提出!データ収集    企画案に沿ったデータを集める
  企画書提出!データ収集!A   企画案Aに沿ったデータを集める
  企画書提出!データ収集!B   企画案Bに沿ったデータを集める
  企画書提出!データ収集!C   企画案Cに沿ったデータを集める
  企画書提出!資料作成     企画案のプレゼン資料を作る

こんなふう。



■同じテーマの記事

バカな上司の下でも成長できる仕事術2

本日は、「バカな上司の下でも成長できる仕事術」の続きです。第2回めの本日は、キーポイントだと思ったところの抜き書きをお送りします。「バカな上司」とは、たぶん自分の実力にある程度自信がある人なら、だれでも考えたことがある言葉ではないでしょうか。「親と上司は選べない」とはよく言ったもので、まったくその通りで、話していると頭痛がしてくるような上司に何度も出会いました(「頭痛がする」という表現に抑えておきます…)。サラリーマンですので、人事から、「この人の下で仕事をするように..

メモの寿命は12時間

だれかと話をする時メモをしてますか?そのメモを見返してますか?メモの目的メモをする目的というのは、忘れないようにするためですね。でもそのメモ自体を紛失してしまえば、「確かメモったんだけどなぁ…」ということになりかねません。本記事では、メモとノートは別物としつこく書いてます。メモは、ちょっとひらめいたことや人と打合せをした時に記憶しておかなければならないことのキーになる単語を走り書きするためのものです。以前紹介した高速メモの技術のように、省略や記号化をし..

点を打つ

よくビジネス書や自己啓発セミナーなどで、10年後の目標に向かって、今年やることを決め、今年やることを分解して、今月→今週→今日とタスクを作って行きましょう、と言われることがあります。もちろん、その本を書いた人やセミナーを主催されるような方は、本当にそうして、本の著者になれたり、独立起業された方ですので、当たり前のことかもしれません。そこまで…振り返って、平凡な会社にすがりつくようなサラリーマンである私には、できる時とできない時があります。「10年後に資産..

夜中にメールする

メール、いっぱい来ますよね。今日は普通にメールに返信しても評価を高めるテクニック。頑張っても評価されない基本的に仕事は「成果の量」で評価されるものです。特に、MBOが日本に導入されてからそういう傾向が強くなって来ました。一昔前は、「とにかく24時間いつでも仕事をしている」「残業もバリバリこなす」人が評価されてましたが、最近は、「残業しなくても目標をちゃんと達成する」ひとが評価れるようになってきたみたいですね。ただ、それでも、上司の心理的に「頑張っているか..

依頼で仕事の空白を作らない

あなたはもしかして、他人の仕事に依存した仕事の進め方をしているかもしれません。リマインダーリマインダーってご存知ですよね。ある日、ある時間になったら、「××をする時間ですよ」と呼び出してくれるアプリの事を言います。大体はスケジューラやタスク管理ツールとセットになってますよね。無意識に一緒に仕事をしている人をリマインダー代わりに使っていることがあるんです。これは仕事を効率的に進めるための阻害要因の一つになってます。たとえば、「ある仕事をしようとしたらわから..

3分の1マージン

ハードディスクの余裕以前、中国のネットワークサーバの管理をしていた頃に、ルールとして決めたものがあります。3分の1マージンというのがそれ。今も確認すると、それが色々なところに拡大されて、自分が担当してなくてもそれが部門のルールとして残っているようです。何かというと、・ハードディスクの空き容量が3分の1を切ったらファイルの整理をする・メモリの余裕が3分の1未満になったら、不要なアプリを探して停止させるかメモリの増設をする・SQLサーバのフリーエリアが3分の1..






ラベル:タスク 管理
posted by 管理人 at 04:13| Comment(0) | TrackBack(0) | ハック:仕事術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
この記事へのコメント
コメントを書く
お名前:

メールアドレス:

ホームページアドレス:

コメント:

※ブログオーナーが承認したコメントのみ表示されます。

この記事へのトラックバック
×

この広告は180日以上新しい記事の投稿がないブログに表示されております。