メールをためないコツ

朝、メールソフトを立ち上げると受信箱に山のようなメール。

　「どれから読もうかな〜。なんか面倒くさいなぁ……」

以前も今も1日に受信するメールの量はおおよそ1000〜1500件。この内自分が抱えているプロジェクトに関係するものが200〜500件。
さすがにこれだけのメールが来ると、私宛のメールも見落としますよ…。

で、どうしても必要なのがメールの振り分け機能ですが、振り分け機能が有効なのは、機械的に判断できる条件だけで、内容を読まないとわからないようなもの、どっちとも取れるようなものは振り分けられません。その上、過去に読んだメールも見処理のまま残ってしまうと、受信箱には何百通ものメールが…。

メールが溜まってくると

　・読んでこれを処理するというモチベーションが低下する
　・何を読めばいいのかを考える時間が必要になって、ますます効率が悪くなる

という悪弊がでます。

「システム思考」的に書くと

　　受信箱のメールの数
　　　　↓
　　重要なメールを探す時間
　　　　↓
　　メールを処理する時間
　　　　↓
　　未読メールの数
　　　　↓
　　※先頭に戻る

こんな感じ。

■メールを貯めない2分間ルール

そこでやり始めたのが2分間ルール。

ルールは至って簡単で、

　・メールを開いたら2分以内に処理を完了する

というもの。

ここでいう「処理」とは、メールを幾つかに振り分けることです。

　　・自分の業務に関係するかを判断する
　　　→いらない　　⇒　ゴミ箱へ
　　・結論が出ているか
　　　→結論が出た(結果メール)　⇒　「既読」フォルダへ
　　・自分の部下のアクションが必要か(フォローする必要が発生するかも)
　　　→いらない　　⇒　メール編集ボタンを押して、要約を書き込んでから「処理待ち」フォルダへ
　　・自分が何かアクションが必要か？
　　　→いらない　　⇒　「既読」フォルダへ
　　⇒　返信ボタンを押し、返信するか草稿箱へ
　　　　返信した場合は「処理済」フォルダへ

開いたメールにはこの4ステップを必ず経由させるということです。

こうしておくと、受信箱にはメールは貯まりません。

上記の処理でちょっと重要なアクション

　・フォローが必要かも→処理待ちフォルダ
　・アクションが必要　→アクションフォルダ

の2点については説明が必要ですね。

■処理待ちフォルダ

これは、自分の部下や後輩がやるべき仕事ですが、もしその仕事が停滞している時には、フォローしてあげないといけない場合に使います。

ポイントは、メール自体に、何をフォローすればいいかを書き込んでしまうことです。

メールが沢山の引用をしていると、後でそのメールを読んだ時にもう一度たくさんの文章を読む必要があります。
そうするとつい面倒くさくて後回しにしてしまうので、メールの編集機能を使って

　　＊＊　××さんに依頼
　　＊＊　〜03/07：　○○のプレゼン資料第ゼロ版をDRする
　　＊＊　〜03/05：　資料ができたか確認する

　　：
　　：　(以下、元のメール)
　　：

のように、やるべきこと、期限を明確に1行で書いておくわけです。
そうすると、メールをざっと眺めた時に、(多くのメールソフトにはある)プレビューで一番先頭なのですぐに見えるので、迷うことがありません。
可能なら(アウトルックなら可能です)、フォローする期限の最も近い日に(上の例で言うと3月5日ですね)アラームが出るように設定してしまえば、わざわざフォルダを開いて確認する必要すらありません。もしお使いのメールにそういった機能が無いようなら、メールの表題の先頭を書き換えて、期限の日付を入れてしまいましょう。

■草稿箱

これはその名の通り書きかけのメールですね。
ここに入っているものは自分がアクションを起こさないといけないもの。
単純に返信する必要があるだけでもアクションです。

ここに振り分けるのは、2分以上かかるような作業をしないといけないもの。

単純にメールに対して「了解しました」だけなら一瞬ですね。
もし勿体をつけてちょっと後に返信したい場合は予約送信を設定します。

返信をするのに、ちょっと色々文章を書かないといけないときには、
　・とっとと書き始める
　・書くべき文章の大意とキーワードを書きだしてあとで清書する
のいずれかが必要で、何れにしても返信のコンポーズ画面を出す必用があるわけです。

で、すぐに書き終わればそれで問題ないので、送信してしまいます。
書き終われないときには、大意・キーワードだけを書きだしておいて、そのウインドウのクローズをすれば、自動的に「草稿箱」に入ってくれるので、あとでこれを清書する事になります。

ただ一般的には、1日程度で相手から返信が来ないと「読んだのだろうか？」と不安になります。ですので何か調べたり、作ったりしないといけない場合には、一旦返信ボタンを押し、

　　「××日××時までに連絡を致します」

と返信してしまいます。

こうしておいて、その返信したメールに、「処理待ちフォルダ」と同様にアラームを設定するわけです。

■放置しない

メールはすぐに消さないとどんどん増殖します。
後で返信しようと思ってちょっとためておいたら、「どうなりました？」メールがやって来ればそれで1通増えます。
なので、読んだらまず返信を心がけてます。

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