仕事の基本ルール
ちょっと進んだ会社なら社内SNSなんてのがあるかもしれません。
こんな調査がありました。
ビジネスメール実態調査2011
http://www.sc-p.jp/news/11/000723.html
仕事でコミュニケーションの主な手段という設問で、98%の人が「メール」と答えたそうです。
■メールで口論になる
「口論」というくらいだから「口(くち)」を使わないとできないので、「電論】」か。
などというしょうもないことを考えたりしてますが、メールでちょっとした書き方で、相手が怒ってしまって、収拾をするのに余計な手間をかけたというのはありませんか？
どうして口論になるかというと、メールはコミュニケーションにおける「言語」の情報だけが取り出されて、それに付随するはずの「空気」「雰囲気」といった情報が欠落してしまうから。このため、相手の感情・状況によって、その意味や意図が変わってしまうから。
ところが不思議と「書籍」でこういった取り違いは少ないのではないでしょうか？
少なくとも、メールより少ないような気がします。
なんでかなぁ？
■雰囲気を伝える
本を書くほどの人になれば、文章術もしっかり見に付いているでしょうから、うまく表現する手段を知っているのかもしれませんね。
「こうやって書けば、読者にうまく伝わるか」というのを考えながら書いて見えることでしょう。
一方、自分たちシロウトが文章を書くときには、
自分の言いたいこと
ありきで、どうしても相手がどのような状況で、どのような感情の時にそれを受け取ったのかは、全く推量する気にもなってません。
テクニックもあるとは思いますが、この
相手の感覚を推量する
という事がうまくできていないかもしれませんね。
しかしながら、メールなんていつ読まれるかわからないですし、人間の感情には起伏があるので、それをタイミングを見て話をするなんていうことはほとんど不可能。
※だから、ちゃんと、相手の顔を見ながら話をしましょう、というのが結論。
※…って、話がずれちゃいました…
※メールで誤解の起きにくい文章術の話でした…
なるべく間違いなく、相手に変な誤解を与えないようにするためには、メールにその雰囲気を醸し出すような文章を入れることです。
その方法が、「ウォートン流人生の全てにおいて最もトクをする新しい交渉術」にかかれてましたので紹介。
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電子メールは、コミュニケーションの手段としてはどうなのだろう？
「てんでだめだ」とほとんどの人は言う。つには、電子メールでは口調が伝わらないからだ。電子メールはある意味、豆腐のようなもので、受け手がそのときもっている感情に味つけされる。相手がビクビクしていれば、攻撃的と受けとめられるかもしれない。できれば直接会って話すか、電話で話した方がいいのは明らかだ。
どうしても電了メールを使って何かを伝える必要があるとき、問題を最小限に抑えるにはどうしたらいいだろう？
いくつかあげてみよう。
・口調をメールに戻し入れる。
たとえばこんな文で始める。「このメールは × × × 口調で読んでドさい」。 × × × には親しげな、建設的批判の、悲しげな、困惑した、といった言葉を人れる。こうすれば、受け手があなたの思っている通りの口調でメールを読んでくれる可能性が高まる。少なくとも、否定的反応が和らげられるだろう。
・メールを受けとったときの感晴に任せて書いた返事を送信しないこと。
そうしてはいけないことを殆どの人が知っているのに実際に守る人は少ない。しばしメールのことは忘れたほうがかえって時間の節約になる。実際、書いた返事を寝かせて、30分後に読み直した方が、いきなり返信して誤解を招き、その後何時間、何日もかけて正すより、ずっと時間がかからない
・メールを送る前に、相手が最悪の気分で読んだらどうなるかを考える。
ほとんどのメールは、書き手が意図したよりも攻撃的な印象を与える。最悪の場合に、相手の頭のなかの絵がどうなるかを考えよう。これでリスクを減らすことができる。
・役割交換をする。
・電子メールの冒頭には、何か相手と関係のあることを書こう。
世間話のようなものだ。「お風邪は治りましたか」「そちらは大雪と聞きました」など。こうやって、メールに人間味をもたせ、心の通い合いの多い、顔をつきあわせての会議に近づけることができる。
・動揺しているとき、腹を立てているときにメールを送ってはいけない。
思ってもいないことを書いてしまうからだ。書くのは構わないが、下書きに保存しておき、あとで読み返そう。
・メールは簡潔に。
メールは、検討するのに長い時間がかかる、複雑な提案をするのには適していない。報告書を送るときは、添利書類として送付すること。いついつまでに（お時間のあるときに、数日中に、など）読んでいただければ幸いですと書き添える。相手の時間に配慮していることになるし、額に手をあてて「ったく、また長文メールか」と思われずにすむ。
・とくにデリケートなメールを書くときは、送信する前に、同僚や友人に目を通してもらおう。
新鮮な目で見てもらうことが助けになる場合が多い。
・機嫌が悪いときにどうしてもメールを送らなければならない場合は、自分が火種にならないようにしよう。
冒頭に、「どうも虫の居所が悪いので、とげとげしい口調になってしまったらお許しください」など、あらかじめ断っておく。
・ 同じユーモアのセンスをもっている相手には、ユーモアは効果的だ。皮肉っぽい言い回しには世間話と同じような効果がある。
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私は、なるべく最初に個人的話題を書く(上記の「何か相手と関係のあること」のところ)ようにしてます。
例えば、
昨日は雨で大変でしたね。電車が止まったりして。
いや〜。最近××(野球とかサッカーとかのチーム)、調子がいいですね〜。ビールが旨い!
先日は食事に付き合ってもらって、ありがとうございました。すごく楽しかったです。
とか。
「口調をメールに戻し入れる」のような方法も面白いかも。やったことはありませんが。
ただし、顔文字を使うのは、逆に空いてに「ふざけてるのか？」と思われてしまう可能性があるので、相手を選んだほうがいいように思います。個人的にも、1箇所2箇所ならまぁいいですが、毎行、これが書いてあって「さすがにどうよ？」と思った経験はあります。
■本日の参考図書
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