ステップファイル

■バーバラ・ヘンフィル

この本に面白いことが書いてありました。

　

　すべては「単純に!」でうまくいく

ちょっと引用すると

★P33――――――――――――――――――――――――――

◇「ステップファイル」のススメ
前にも言いましたが、「書類は、一度手にしたらすぐに処理する」と言われても、実際問題として、なかなかできるものではなりませんね。
　：
ではここで、へンフィルの考えた「ステッブファイル」を紹介しましょう。まず、「打ち合わせをする」「電話をする」「資料室に行く」などのような、行為別のファイルを作ります。そして、書類が来たら、（番最初にする行為のフアイルに、その書類を人れます。来た書類はすべて、そのようにフアイルしていくのです。
そして、その行為か終わったら「次の行為のファイルにを順次移していきましょうこの方法の長所は、同種の仕事をつにまとめられることです。もしあなたが「電話をする」と書かれたファイルを手に取れば、そこから自動的に、電話をするというひと続きの仕事が生まれます。書類の山ほど、見たときにやる気をなくさせるものはありません。けれども、このステップフアイルがあれば、さしあたって何をすべきかが一目でわかるのです。
――――――――――――――――――――――――――★

なるほど〜。

ただ、今の仕事では紙の書類より電子文書が多いので、ファイルではなく、メールでこんなことができないかな、と考えてみました。

基本はメールの分類の機能を使います。
会社ではアウトルックなので、アウトルックの「分類」の機能。この分類に

　・電話をする
　・会議を開催する
　・情報を収集する
　・情報を整理する
　・レポートを作成する
　・保管する
　・一定期間後に破棄する
　・アイディアを出す
　・次のアクションを決める
　・(返信をする)

という分類を作りました。

以前の記事で、メールの編集機能を使って、メール本文にコメントを書いておく、というヒントを紹介しましたが、先にやることを分類しておけば更に手間が省けそう。

ついでにアウトルックの簡易マクロ機能を使って振り分けもできるようにしました。
CTRL+1と押すと、明日を期限にして、「電話をする」と「次のアクション」の分類が付加されます。

■ステップ分類

これはファイルではないので、「ステップ分類」と名づけました。

たとえば、「○○で困ってます」というメールを受けた時には、とりあえず「電話をする」分類にいれておく。
で、相手に電話をして詳細な話を聞いたら、「情報を収集する」分類をつけておきます。

さらに必要な情報をこのメールに返信の形で自分宛にメールをすれば、スレッドが繋がって、後で整理がしやすくなります。
必要な情報が集まったら、「情報を整理する」分類に入れて、会議の資料を作ります。資料が整ったら、「会議を開催する」。関係者のスケジュールを調整して会議を開催、開催したら議事録くと決定事項をまとめるために「レポートを作成する」分類。

で、最後は「保管」の分類に入れておけば、保管庫には過去にやった仕事の結果が溜まっていく、という算段。

■参考資料

◆アマゾン

すべては「単純に!」でうまくいく

◆楽天

すべては「単純に！」でうまくいく 著者：ローター・Ｊ．ザイヴァート 価格：1,680円（税込、送料込） 楽天ブックスで詳細を見る

◆その他Webリンク

ビジネス選書サマリー
http://www.bbook.jp/backnumber/2003/06/post_62.html

GoogleBook
http://books.google.co.jp/books?id=w9o0eBm-RUQC&pg=PR4&lpg=PR4&dq=%E3%81%99%E3%81%B9%E3%81%A6%E3%81%AF%E3%80%8C%E5%8D%98%E7%B4%94%E3%81%AB%E3%80%8D%E3%81%A7%E3%81%86%E3%81%BE%E3%81%8F%E3%81%84%E3%81%8F&source=bl&ots=8na89vlBi8&sig=Av3tGgoppUSi-u-FL1NzuPIV5dw&hl=ja&sa=X&ei=LTbTUZ_iGYrIkQWeq4GoCw&ved=0CEAQ6AEwBDgK#v=onepage&q=%E3%81%99%E3%81%B9%E3%81%A6%E3%81%AF%E3%80%8C%E5%8D%98%E7%B4%94%E3%81%AB%E3%80%8D%E3%81%A7%E3%81%86%E3%81%BE%E3%81%8F%E3%81%84%E3%81%8F&f=false

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