2013年07月24日

席次を記録する





私は何かの会議に出ると、ノートに誰がどこに座ったかをノートに書いてます。

大した絵ではありませんが、図解式で。

単に、ホワイトボードに見立てた一本線を書いて、その前に机に見立てた長方形を書きます。
その周りに、人の名前をまるで囲みながら書いていくだけです。1分もかかりません。





■レイアウトがわかると発言がわかる


会議の議事録を作ったり、自分用の会議メモを書いたりするときに、あとで思い出そうとしても、「あれ、誰が言っていたかなぁ」と思い出せない時がよくありますよね。

脳科学のことはよくわかりませんが、発言者を特定するときに、「どこのあたりにいた人が発言したか」という空間的な情報というのは案外記憶に残ってます。
おそらくその日のウチであれば、ほとんどの発言は、細かいニュアンスは別として、「大体こんなことを、この辺りに座った人が言った」というのは記憶に残ってます。

私だけですかね?

■議事録を作るときに略号で人を表す


議事録を書くときに、正式な議事録は発言者の名前をちゃんと書きますが、メモの時にはそんなことしてられません。
その時に、

 発言者は右回りに1番からふる

と決めておいて、

 (1) :×××が○○で、□□□が▼▼▼だよ

とか書いておけばいいわけです。あとでそれを照合すれば誰の発言かわかります。
特に、名前がわからないときには、とりあえず番号で記録しておいて、何かの拍子に「●●さん」と呼ばれたら、さっと席次図に書き込んでおけば、結構記憶に残ります。




■力関係を知る


意外と座る場所というのはそのグループ内での力関係を知るのに役立ちます。

 ・役職はないけど、この人はよくホワイトボードの真正面に座るなぁ。
 ・この人はよくホワイトボードに出て行きやすい位置に座るなぁ

とか、過去のパターンが見えてくると、そのグループにおける力関係がわかります。
もちろん、付き合いの長い人たちであれば、そんなことしなくてもわかると思いますが、あまり付き合いのない部門や社外の人とのミーティングだと、そのグループのキーマンを知るというのは、交渉において、初歩の初歩ですね。



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ラベル:議事録 記憶 記録
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