徹底的に丁寧にやる

本日は「仕事を丁寧にやろう」というお話。

なんでこれが時間術という分類項目に結びついているかというと、丁寧にやるということ自体が時間術だとおもっているからです。

これが以外に勘違いしている人が多いみたいなのですが、

　「時間術」＝「仕事を短時間で片付ける技術」

みたいにおもっている人が意外といるんですね。

　全然違いますから

■単純作業をバカ丁寧にやってみる

一度、自分が対して考えなくてもいいとおもっている作業(いわゆる単純作業)をバカ丁寧にやってみてください。

どのくらい時間がかかりましたか？

逆にいままで、その作業をどのくらいの時間でやってましたか？

その差はどこから生まれてきたものでしょうか？

これをしっかり分析すると、単純作業の短縮化ができます。

単純作業というのは、あまり考えなくてもできるので、たとえば、打ち合わせの資料(印刷物)を用意するような場合、

　必要部数を確認する
　プリンタに必要部数分印刷する
　1部づつホチキスで綴じる

などという作業は、ただ単に面倒くさいだけですよね。多くの人がこういった作業を嫌います。

でも、もしそれをほんとうに丁寧にやったらどれだけの時間必要でしょうか？

丁寧にやろうとすると

　必要部数を確認して、その部数＋アルファの用意する
　発表者か上司に印字モードを確認する(カラーかモノクロか、印刷する紙は普通紙でいいか、光沢紙を使うかなど)
　印刷モードを確認する。キレイに印刷するモードを選ぶ
　印刷結果を確認して、
　　・抜けページ
　　・印刷汚れ
　　・解像度によるページ組の乱れ
　　がないか確認する
　1部づつホチキスで止め、製本テープでカバーをする
　上司と発表者に印刷物を見せて、これでいいかどうか確認する

なんて具合でしょうか？

ちょっと詳しく書いただけで、ちゃんとやられているかもしれませんが、結構省略してしまっている作業があるのではないでしょうか？

■作業時間の効率化

以前の記事「新しく始める」で、時間の効率化をはかるためには、

　やめる
　へらす
　かえる

の順に考えるべき、ということを書きました。

単純作業は、この「かえる」の対象にいきなりなってしまって、「いつもと同じだから手抜きをしてもいいよね」と思ってしまいがちなのです。

作業時間を効率化するには、大きく見ても、細かく見てもこの順に考える必要があります。

■何をやめてもいいかを考える

つまり、この「バカ丁寧」にやった時の作業から、何をやめてもいいかを検討しないといけません。
それをいきなり、「早く出来たほうがいいから、印字モードは高速モードで印刷しよう」などといきなり変えてしまうと、上司から「こんな汚い印刷の資料を役員に渡せない」と突っ返されます。それで2度手間になるわけです。
だったら、最初からベストのものを用意しておけば、時間はもっと短くて済んだだはずです。

つまり、本来の作業であれば15分かかっていたものを、途中を端折って10分で終わったとしても、やり直しを命じられて、本来のやり方でもう一度やれば、全部で25分かかっている事になります。

私の個人的感想ですが、こういう「やり直し」が一番ハラが立つ。すごく時間を損したような気がします。

上の会議の資料であれば、

　プリンタを高性能なものにかえる
　　⇒印刷時間と確認の時間が必要なくなる
　製本テープではなく、ルーズリーフに綴るるようにする
　　⇒テープを張っている時間が必要なくなる

というふうに成果に対して影響がない作業を削っていくしていくのが王道です。
やるべきことを省略してはいけません。

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