1日で何件くらいメールが届きますか？
私のところには、最近は大体500件前後(一時期よりちょっと減りました)。
で、実際に1日のうちで、メールを見ている時間は長くても3時間といったところです。
短ければ1時間という日も。
たとえば3時間メールを見たとして、1件に使う時間は20秒くらいですね。
もちろん、長短はあります。上記は返信をする時間も含めての時間なので、ちょっと長文の返信をすれば、あっという間に時間が立ってしまいます。
そうなれば、実はほとんど読んでないメールも数多くあります。
社内では私はメールにきちんと返信するほうだと思ってますが、ひどい人になると、会議案内をスケジューラに登録した上に確認のメールを送っても返事もせず、時間になってもこないので電話をすると、「あ、それ出れません」などと平気でのたまう人も。こういう人を上司に持つとすごく不幸でしょうね。
■メールは読まれてこそ意義がある
当たり前と言われれば当たり前ですが、あなたが大切な時間を使ってメールを書いても、相手が読んでくれなければ、あなたの使った時間は
ただの無駄時間です。
だから、あなたが書いたメールは、CCの人は別として、TOの人には確実に読んでもわわないといけません。
過去にいろいろ試した結果、メールを読んでもらえる確率を上げる方法で効果があったものを紹介します。
■メールの先頭に、読んでほしい人の名前を書く
これは多くの人がやっていることでしょう
TO： ●●部長、○○課長
お世話になります。△△です。
と書きだすやつですね。
さらに、私が時々やるのは、HTMLメールにして、読んでほしい人の名前を、
メールの先頭に大きなフォントで赤字で書くというやつ。
さすがに自分の名前が、赤字で他の文字より3倍も大きな文字で書かれていれば、気になりますよ。
最近のメールソフトは、必ずプレビュー画面が付いているので、そのメールを選択した時点で本文の最初のほうが表示されますので。
ちょっとひどいのは、
TO 各位
で始まる大量のTOが入ったメール。だれに何を言っているのかわからない。
その上、本文の最後がスクロールしないと見えない状態で
本件、至急ご連絡ください
とか書いてあるメールも何度か見ました。
その都度、「だれにに何を期待しているの？」と突っ込んだりしてますが…。ちょっとビジネスマンとしてはアレですね。
■メールの表題を目立たせる
「
メールは表題だけみて消しちゃう」という人を知ってます。
こういう人には上の「名前を書く」作戦は通じません。でも少なくとも表題(サブジェクトともいいます)は見ます。そこで、
■■○○さん、参加可否の返事ください■■＿××の件で会議をします
って、最初に目立つ記号とともに相手の名前を書きます。
これはさすがに効果があります。
目立たせるためには、塗りつぶし記号を使うことです。
■●▲▼★【】
など。
これは、緊急自体のメールにも使えます
★★緊急
15時まで★★至急××の件について意見をください
みたいに。
ただ、欠点はそれについて、色々返信があると、いつまでも名前がメールの表題に残るので、○○さんは
ちょっと気分が悪いこと。
そのうちに、「もうこの話題は自分には関係ないので、表題を変えてください」なんてメールが出ます。
なので、会議の議事録を出すときなど、自分が返信するときには、なるべくこの部分は削ってあげましょう。
■メールを送った瞬間に電話をする
これが最も効果がありました。
メールの送信ボタンを押したら、すかさず宛先の人に電話をします。
「今メール出しましたが、届いてます？」
「ちょっとすぐに返事がほしいんですよ」
とやるわけ。
そうすると、よほど重要な会議中でもなければ(その時点で電話には出ないとは思いますが)、メールを見てくれます。
メールは多くの場合時系列に並ぶので、一番上に自分が出したメールが来ている確率が高いです。そうすると、相手もすぐにメールを見つけられるので、パッと開いて、電話でなり回答をくれるようになります。
■開封確認メッセージを送る
「開封確認付きメール」と言うのは、相手がメールを開くと自動的に「開いたよ」メールが送信者にかえるメールの仕組みのひとつです。
ただ、この場合、「メールを開いたかどうか」しかわからず、「読んだかどうか」「何かアクションを起こしたかどうか」はわかりませんので、これは意外と役に立ちません。
ただ、何も連絡がないより、「あなたは確かに見ましたね。知らないとは言わせないよ」という証明程度には使えます。
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