仕事の基本ルール
Windowsをお使いの方ならエクスプローラーはよく使いますよね。
エクスプローラーを素早く起動するためのショートカットは
Windows＋E
これを覚えておくと、すごく便利です。
■ファイルを探す
何かのファイルを探そうとした時、
エクスプローラーを立ち上げて、
該当のフォルダへ移動して、
上からファイルを順番にマウスでなぞりながら…
って探してません？
よくプレゼンをしている時に、「あのファイルちょっと開いて…」みたいな話になると、こうやってフォルダ内を探しまわった挙句、そのフォルダには見つからなくて、「あれ？、どこのフォルダだったけかかな…」とやっているのを時々見ます。
きっと一人で仕事をしている時もそうやっているんでしょうね…。
時間の無駄です
こういうの見てると「イラッ」と来ます。
ファイルを探す方法は、極力簡単にしておくのがいいのですけど、工夫がないと無駄な時間を過ごすだけになってしまいます。
■日付でソートしておく
どうやって素早く目的のフォルダに行き着くかというと、以前の記事「スケジューラ日誌」に書いたように、記憶は日付がキーになってることが多いです。つまり、
確かあのファイルは2週間前くらいに書いたよな〜
一昨日編集したよな…
みたいに。
なので、ファイルも日付がキーになることが結構多いです。
それに、新しいファイルは使用頻度が高く、古いファイルほど使用頻度が低いという法則性(？)があります。
つまり、日付でソートをしておけば、相当な確率で必要なファイルが一番上にあってすぐに使えるということ。
エクスプローラーで編集時刻でソートしておくためには、一旦何かのフォルダを開いて、時刻順に並べ直して
「ツール」→「フォルダオプション」→「表示」→「フォルダに適用」
とやってやると、次から自動的に同じ表示順で表示されます。
■最近使った項目を利用する
直近開いたことがあれば、スタートメニューから「最近使った項目」からファイルがたどれます。
ただ、いちいち
「スタートメニュー」→「最近使った項目」
とやるのではなく、エクスプローラーで直接開いちゃいましょう。
まず、スタートメニューを開、「最近使った項目」を右クリックすると「送る」という項目が出てきて、そこに「デスクトップ(ショートカットを作成)」という項目がありますので、これをクリックします。
そうするとデスクトップに「最近使った項目-ショートカット」が出来ますので、右クリックしてそのプロパティを開いて、「ショートカットキー」に「ALT+SHFT+E」とかを割り当ててしまいます(「ショートカットキー」のとなりのテキストボックスをクリックしておいて、ALT+SHIFT+Eを押す)。
これで次からは、いきなりALT+SHIFT+Eを押すと、「最近使った項目」が表示されるようになります。
同じように、「最近表示した場所」もショートカットキーを登録しておくと便利です。
以前「整理しないで検索する」で書いたように
Windows+R
Shell:Recent
と入力してもいいですけど、キーボードが苦手な人にはきつかったかも、ですね
■メールに添付する
これは、事前準備がいるので、ちょっと手間ですが…。
ちょっとなにか気になったファイルは、自分宛にメールに添付して送ってしまう、という方法。
最近のメールソフトは、検索も早く添付ファイルの中身まで探してくれるものが多いので、メールに添付した上で、とりあえず思いつきそうなキーワードをメール本文に書いて、自分宛に送っておけば、ファイルはなくなりません。メールの表題は面倒なので、ファイル名にしちゃいます。
これのメリットは、共有フォルダなどだと、何らかの拍子に削除されてしまったり、更新されたりするのですが、一旦自分にメールしてしまえば、永久にその時の状態が残ります。
逆に言うと、誰かが更新しても、その更新は反映されないところはメリットでも有り、デメリットでもあります。なので、メールに添付するときには、そのもとのフォルダへのパスも書いておくと最新の情報にもアクセスがしやすくなります。
逆にデメリットは、すぐにメールボックスがいっぱいになっちゃうことでしょうか。
私はアウトルックがアホなので(会社ご指定なのでしかたがないんです)、MailStoreという別ソフトでアウトルックのメールを検索させてます。5年分がたまってますが、遅くとも30秒〜1分くらいでは検索してくれます(時々、検索式が複雑すぎて検索できない、とわがままを言う時がありますが…)
メールに添付しない時でも、ショートカットを自分宛にメールしておく(ファイルへのパスを本文に書いて自分宛にメールする)と、自分の好きなキーワードで検索ができます。
■検索する
これも以前の記事「整理しないで検索する」で書いたように、自力で探そうと思うとある程度ファイル数を抑えたいために、フォルダを分けざるを得ません。フォルダを分けるから、探すのが大変になります。探すのは検索ソフトに最初から任せてしまうのが一番。
コンピュータだもの、ちょっとしたことなら人間より圧倒的に早いです。
いまだ、
JGREPER
Everything
UltraSearch
のお世話になってます。
■ファイルを探すときの手順
ファイルを探すときには、上記のような順番で探すと早いです。
簡単にまとめると
・ここ1週間くらいで使ったファイルなら「最近使った項目で」
・あとで使いそうだと思ったら、ファイル自体かファイルへのショートカットを自分宛にメールして
・それでもダメなときは、広域検索ツールで
とどんどん切り替えていって使いましょう。
いつまでも、「見つからない……」と探しまわっていると、時間が無駄なので、ちょっとやってみてダメならどんどん次の手段に移るというのが精神的にもいいみたいです。
