仕事の基本ルール
「会議が多すぎて仕事が進まない」
古今東西、サラリーマンの悩みのひとつなのかもしれません。
今日は効率的に会議に出るためのヒント。
■スケジュールを2段に分ける
手帳に時間ごとに会議の計画やタスクを書き出して見える方も多いと思います。
私の場合は、会社ではアウトルックをスケジュール管理システムとして使っているので、朝出勤したら、アウトルックで今日1日の計画を印刷して持ち歩いてます。
スケジュール帳でもそうですが大体の場合は
右側に時間が30分〜1時間単位で書いてあって
左側にその表題が書きだされている
と思います。
これを印刷するときに、2ページ組で印刷するようにしてます。
つまりA4を横に見た状態(ランドスケープと言います)で左側にスケジュール。右側は空白になります。
もしシステム手帳などのスケジュールをお使いの方は、真ん中に縦線を引いてしまうといいと思います。そうすると右側の部分が空白、左側の部分に時間と会議の表題、場所などが書き出されることになります。
■テーマを書く
右側の部分は何を書くかというと、
・その会議のテーマ、決めたいこと
を書きます。
例えば、
09:30
10:00 通信機能DR プログラム作成担当・日程
10:30 〃
11:00
みたいに、その会議で、何をしたいのか、どんなことが大事なのかを書き出しておくわけです。
■テーマのない会議はでない
もしそこに何もかけないようなら、その会議は出席する必用はありません。
実際こういう会議が少なくないのですが、
一体この会議は何をどうしたくて開いているんだろうか？
という会議の時には、さっさと主催者に、「これ、私はでなくてもいいよね？」って電話をかけましょう。
「どうしても出てほしい」と言われたら、「具体的に私に何を期待しているの？」と聞けばいいです。
何も期待されてもいないけど、「情報共有のため」とか曖昧に言われたら、「じゃあ、あとで議事録を送ってください」でおしまいにしてしまいます。そんな会議は出るだけ時間の無駄なので。
■内職をする
それでもどうしても抜けられない会議もあります。
その時には、議長(会議の主催者)にひとこと言っておきます。
「じゃあ、自分がなにか言う必要がある時まで内職してますので」
ということで、会議の場で、たまったメールでもチェックしておきましょう。
ただ、あまり重いタスクを会議の場に持ち込んでやろうとすると、話し声やら時々声をかけられたりして、集中できません。
なので、メール処理くらいの細切れになってもいいもので、軽いものを持ち込むようにしてます。
お試しあれ。
