仕事の基本ルール
メールやPCのファイルや書類というのはたえず増え、膨れ上がっていくものです。放っておくとたまるばかり。ちょうど川が流れこむダムみたいなイメージ。
そうなると、必要な物を探すための時間は長くなるし、情報は古くなるし、場所は狭くなるしで、けっきょくやる気が失せてしまいます。
こうならないように、いつも気をつけていることをご紹介します。
次にあげる五つの方法をやってみてください。そうすれば、情報のダムの水位は低くなり、次に大雨が降った時に、洪水はなくなります。
１．何かを探すときには、何かを捨てる
何かを探すときは、ついでに古くなった情報を取り除きます。
「小さな一歩。だが今すぐ」
を実行してください。
書類が紙くずになったり、ゴミ箱に移動したりした時に、それを喜びましょう。
それはあなたのフアイルを軽くするだけでなく、心も軽くしてくれます。
２．何かを加えるときにも、何かを捨てる
書類を一つ加えるときには、必ずそれよりも古いものをつ捨てます。
書類やファイル、メールを自分の持ち物だなどと考えたり、もしかしたらまた必要になるかもしれないと考えたりしてはいけません。
たまたま来ているお客さんだと思いましょう。
３．「ついでのとき」に整理する
毎日、仕事を終える前につかつ、整理しようと思うフォルダやファイルを机の上に置いておきましょう。
これには、「未整理」と書いた書類箱が便利です。
とりあえず、整理したい書類を「未整理箱」にいれておいて、一仕事済んだり、ちょっと休憩するときに、体操代わりにこの書類を処分しましょう。
PCのファイルなら、デスクトップの右側に書類を集めておきます。
「あ〜、疲れた」とおもったら、ちょっと気分転換に、コーヒーでも飲みながら、このファイルを順番にアーカイブするか、ゴミ箱に移すかをチェックしていきましょう。
ただし、判断保留をしてはいけません。チェックしたら、
・捨てる
・アーカイブする
・誰かにあげる
のどれかをやりましょう。
４．有効期限をはっきりさせる
メールやフォルダ、書類には、「賞味期限」を書いておきます。
期限切れの日をはっきり記しておくのです。例えば、
「12月31日限りで廃棄」
「 6月30日をもって資料室に移す」
などのように。
ファイルの場合は、期限を書いたフォルダを作り、そこに放り込んでおきましょう。
多くの書類は１ヶ月以上保存しておく価値はありません。
５．仕事か終ったら、まず整理
ある仕事が完全に終わったら、それに関するすべての書類や本を、ものは、保存用のファイルに。それに関する資料やファイルに改めてもう返すなり捨てるなりして整理してしまいます。
私の場合は、@backup というフォルダが作られて、毎日自動的にそこに履歴付きでバックアップされるので、仕事が完了した時点で、とっとと削除してしまいます。
あとで検索するかもしれない場合には、自分宛てにコメントを書いて(あとで検索のキーワードになります)、そのバックアップフォルダやファイルへのショートカットをメール送信しておきます。
■整理する習慣
とにかくいつもスキマ時間や区切りの時にデータを片付ける習慣が大事。
ダムは水を放水しないとすぐに溢れてしまいます。
ダムの壁はまだ未処理のメールやファイル、書類からできています。
これが水の流れをせき止めて、さらに大きなゴミをつまらせる原因になります。
例えば、あなたは、あちこちから送られてきた領収書を一つにまとめて、机の上に積み重ねました。さて、これを整理しなければなりません。けれども、フアイルはいっばいです。新しいフアイルを用意しなければなりませんが、人れる場所はなさそうです。大々的に整理し直さなければなりませんが、今、その時間はありません。
その結果、机の上にはその書類だけでなく、次から次へと書類が山積みになってしまいます。こうなるとあなたは、もうどこに何があるのかわからなくなり、書類の山をひっくり返すだけの気力がなくなってしまいます。こうして悪循環が始まるのです。このような悪循環は、なにもあなたの机の上だけにとどまりません。それは、PCのデスクトップ、メールの受信箱、本棚や書類棚、引き出し、物置、クローゼット、食器棚など、暮らしのすべてに当てはまります。
■ホコリ掃除
ちょっと気分転換に、机の上のホコリを払いましょう。
これを机の横にマグネットでくっつけておきます。
ムーンダスター ホコリ払い用 EX
お昼休み、休憩時間、帰宅前になったら、これを握る習慣をつけましょう。
これはケバ立っているのですが、実態はすごく細いので、狭いところに突っ込んでも大丈夫。
机の上や、PCのモニタ、机の隅にホコリがたまらないように、これでさっと掃いてみてください。
なにか吹っ飛んでいきました？
それは片付けないといけないものです。
とっとと捨てましょう。
