仕事の基本ルール
あなたの上司からくるメールはどんな体裁でしょうか？
・いきなり「××をやっておいて」とキーワードだけ書く
・「いつもご苦労様」から入って、背景とやって欲しいこと、欲しい成果などをきちんと説明する
・無言で別のメールを引用して転送する
・ダラダラと何が言いたいのかよくわからない長文
など、いろいろなタイプが有ります。
もし、すぐにわからないようなら、過去の1年間のメールで、上司が出したメールをもう一度見なおしてみてください。一気に複数のメールをみて、そのメールの構成を確認すると、案外どんなメールをよく書くのかがわかりやすいと思います。
■上司のメールは上司の好み
人のメールの書き方は千差万別です。もちろん、シチュエーションや宛先にもよるでしょうけど、上司がさらに「上司の上司」にメールを書く時が最も参考になります。
これ、上司が好きなメールの書き方を表しているんですよ。
つまり、この「上司の上司」へのメールの出し方を自分もして欲しいと思ってます。
たとえば、メールの書き出しひとつとっても
★――――――――――――――――――――――――――
○○執行役員様
お世話になります。××部部長○○です。
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というように読んで欲しい人や自分の部門や役職などをはっきり書く場合。
★――――――――――――――――――――――――――
○○さん
お世話になります。○○です。
――――――――――――――――――――――――――★
のように、役職名ではなく「さん」で上司を呼ぶ場合。
★――――――――――――――――――――――――――
先日の××の件で、○○の進捗状況についてご報告します。
――――――――――――――――――――――――――★
みたいにいきなり目的を書くパターン
★――――――――――――――――――――――――――
先日の××の件で、○○が滞っており、期限を延期してください。
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いきなり、結論を書くパターン
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先日の××の件で、現在は○○がおきており、○○で〜〜〜
――――――――――――――――――――――――――★
みたいに背景の話が始まるパターン。
まぁいろんなパターンがありますね。
これは、あなたの上司が「こういった書き方がわかりやすい」と思っているからこういう書き方をするわけです。
ところがあなたがこれとは違う書き方をすると、それだけで上司にとっては「わかりにくなぁ」という感想を持つことになります。
もちろん、多くの上司はそんなことは指摘してくることはあまりありません。「私のメールの推敲をお願いします」みたいに言わない限り(そんなシチュエーションは殆ど無いのではないでしょう)。
■上司の好みに合わせる
でも上司にとっては、「自分の好みのスタイル」があって、それが最もストレスなく読めるんです。そのメールのほうがしっかり読んでくれる確率が高くなります。
上司の嗜好に合わせたメールを書くのは、あなたの嗜好を潰すことではありません。
要は、受け手は誰？」という問題です。
相手に届く言葉を発するためには、相手が受け入れやすい言葉や書式を使うことは当然なんです。
ただし、部下や同僚はたくさんいますので、そこまでメールのスタイルを調べるのは大変です。
だから最低でも上司のメールスタイルは把握しておきましょう。
