仕事の基本ルール
■GoogleKeep
アンドロイド(Android)をお使いの方はGoogle Keepをごぞんじですよね。
私は、お恥ずかしながら、「これ何の役に立つんだろう？」と思ってました。
エバーノートみたいに何ページにも渡るデータを貼り付けるわけでもなく、カードとカードの関連性も紐付けできるわけでもない。
「こりゃ役に立たんわ」
というのが当時の判断。
ところが、このところもう、これなしでは生活できないようになってしまいました。
エバーノートなんて週に1回か2回位しか使わないのに、Google Keepは数時間に1回はアクセスします。会社でも自宅でも。もうとにかく便利。
ご存じない方のために、このアプリは何かというのを一言で言えば、
クラウドにあるメモ
です。
メモできるものは、画像(写真)・音声・テキストのいずれか。テキストで使える形式はプレーンテキストとチェックリスト形式の2種類。表題と本文の2つで表題は使わなくても可。
メモは、独立したカードにメモします。上記の通り、カード間の連携はできません。
※カードは好きな色が付けられるので、プライベート用、仕事用など簡単な分類位なら可能です(「可能」なだけで決して使いやすいわけではないですが)。
クラウドに保存されるので、PCだろうが、スマホだろうが、タブレット(最近はファブレットなんて言葉も)だろうが、何でもできますし、どれからでも同じものが見えます。
■GoogleKeepのメリット
◆とにかく軽い
Google Keepはとっても軽快。非力なマシンでも全く問題なし(OSの制限はあるようですが)メモをとるには、Keepウィンドウのテキストボックスをタップして、あとはタイプするだけ。人から電話番号を聞いて、さっとメモしたい時なんかにぴったり。
入力ボックスの下には、テキスト、写真、音声、チェックリスト、それぞれ専用のメモ作成ボタンを配置。また、ビューは統一されており、メモの種類によってビューを切り替える必要もありません。
◆音声メモ
Google Keepの音声メモは競合アプリより優れている。Google Keepに音声メモを追加するには、ボタンをタップして、マイクに向かってしゃべるだけ。音声からテキストに自動変換してくれます。オリジナルの音声も保存。
車の運転中でも音声でメモが取れて便利です。実際、タイプより音声のほうが楽に入力できたりします。
◆Googleドライブとの同期
上にも書きましたが、どこからでもメモが使えます。
Google KeepはGoogleドライブと密接に連携するので、すべてのメモは数秒以内にドライブに保存されます。Android携帯、ウェブ、どこからメモをとっても同じです。
◆超シンプル
職場でデスクでスマホで仕事をしている人は少ないですよね。大体はPC。
Google Keepなら、ToDoアプリやメモアプリを切り替える必要もありません。
Google Keepの Chrome アプリやウェブインターフェースを使えば、アンドロイド端末と同じようにサービスを利用できます。Google Keepは初めからアンドロイドとウェブの両方で使う前提で設計されているようです。
スマホでは優秀なToDoアプリがデスクトップでは超使いにくいなんてこともザラですが、これはまったく違和感がありません。
◆検索とアーカイブ
Googleといえば、「検索」。
用済みのメモも削除せず、そのままアーカイブすればOK。検索も簡単です。もちろん、メモの件名だけでなく、内容での検索が可能です。
◆ホーム画面ウェジェット
ホーム画面ウェジェットを使えば、気になったことがすぐにアクセス可能です。
ウィジェットは一覧画面のツールバーと同様のアイコンが4つ並んだデザインで、メモの種類のアイコンをタッチして、すばやくテキストや写真をメモできる。
また、アイコンの下側に最新のメモを表示するデザインのウィジェットも配置でき、スクロールしてメモを閲覧したり、メモを選択して編集画面を開くことができます。
◆アラーム機能
なんといっても便利なのが、このアラーム機能。
特定の場所を登録しておいて、その場所が近づいたらアラームを鳴らすなんて事ができます。「帰りに郵便局に寄ってこよう」と思っていても、つい忘れて直行帰宅して「しまった〜」と思ったことが何度かありますが、これなら大丈夫です。忘れ物が多少は減ったかな？、と思ってます。
時刻も設定できるので、ちょっとした時刻アラームとしても使えます。
タスク管理ツールなどのリマインダーのように立派な機能はありませんが、意外と便利。
◆メモとして必要な機能限定
これが重要。エバーノートのように「すべてを記録する」という方針ではなく、「メモに限定」するという機能。だから、チェックリストと文章、画像があれば十分というスタイル。
以前から過去記事でも書いてきましたが、メモとノートは別物です。エバーノートはその名のごとく「ノート」ですね。ノートにメモを書いてはいけません。
エバーノートのような機能がないからとこれを忌避するのは目的を履き違えてます。
もちろん、どちらにでも状況に応じて使いこなせるのが最もいいのかもしれませんが、今のところ、私は物理的にもアプリ的にも、どちらにでも使える環境というのを知りません。
■メモアプリ
私が候補にしたその他のメモアプリは以下のものです。
・Flick Note
・Simplenote
・Fetchnotes
・Workflowy
いずれも一長一短なので、試してみてはいかがでしょうか。
■会社からもアクセスできる
ウチの会社では、セキュリティの関係で、変なプロトコルは遮断するようになってます。
このため、会社からはGoogleドライブ、カレンダーやエバーノートにはアクセスできません。
ところが、このGoogleKeepはアクセスできちゃうんですよ。
仕事をしていて、ちょっとプライベートの用事を思いついた時には、GoogleKeepに登録して、自宅に帰ったらアラームを鳴らすなんてことが可能です。
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