GTDを勉強して、「そうだ、これを実践しよう」と考えて、もっとも躓いたのは、「日次レビュー」でした。やれる日があるものの、やれない日もあり、
ほんの30分ほどの時間がどうしても確保できず、タスクをやり忘れたり、消すのを忘れて、2度やったり。
なんでちゃんとできないんだろうと自己嫌悪に陥ることもしばしば。
■レビューの時間を設けてはいけない
やっているうちに、順調にこなせてレビューも着々と進む週と、全くうまくレビューが出来ない週にある特徴があるのに気が付きました。
その特徴とは
アウトルック(タスク管理ツール)をいつも立ち上げている
という点。
つまりは、いつでもどこでもスキマ時間に仕事の進捗や次の課題を確認しているというやりかた。
わざわざレビューの時間を設けると、「さあこれからレビューするぞ！」と気合を入れないといけません。それで気合が入ればいいのですが、「なんか面倒くさい…」とか思ってしまうと、レビューの時間が来るのが苦痛になります。
それにいま、ちょうど仕事が乗ってきた時に、一旦やめてまでレビューをするのはアレですし、そのまま続きの仕事をやって時間を過ぎてしまうと、「まぁ、1日くらい…」とやらなくなってしまいます。
■いつもレビューする
そこで、ひとつのタスクが終わるごとにレビューというか次のタスクを選ぶ作業のついでに、直近のタスク一覧を眺めてみて、「あ、これ状況が変わったのでナシ」とか言うのをチェックするようになりました。
そうすると、日次レビューをしなくてもタスクリストはいつも最新の状態になっているわけです。
もちろん、その時点で思いつかないタスクもあるので、たまには、トリガリストを見なおしたりするタイミングは必要ですが、これこそ毎日やることはないですね(ほとんど変わらないでしょう)。
ちょっと気分転換や一服の時間がレビューの時間になっていると、レビューであることを意識しなくていいので、気楽ですよ。
■スキマ時間にレビューできるようにする
ちょっとしたスキマ時間や、仕事の区切りごとにレビューするためには、タスクリストやTODOリストが常に手元にないといけません。
駅に行って電車に乗るまでのほんの5分を活用できるようにしておくわけです。
そんな時に役に立つのが、スマホ。
ここにタスクリストを入れておいて、ひょいと取り出せれば、簡単に日次レビューができます。
タスク管理ツールはいっぱいあるので、好き好きなのですが、私が
Gtasksというツールを愛用してます。
これを会社のタスク管理ツールと常に自動同期するようにしてます。
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