仕事の基本ルール
だれかと話をする時メモをしてますか？
そのメモを見返してますか？
■メモの目的
メモをする目的というのは、
忘れないようにするため
ですね。
でもそのメモ自体を紛失してしまえば、「確かメモったんだけどなぁ…」ということになりかねません。
本記事では、メモとノートは別物としつこく書いてます。
メモは、ちょっとひらめいたことや人と打合せをした時に記憶しておかなければならないことのキーになる単語を走り書きするためのものです。
以前紹介した高速メモの技術のように、省略や記号化をします。一旦フリーズドライしてエッセンスだけを残しておくんですね。
■メモの有効期限
しかし、これをお湯をかけて元に戻さないと食べて消化できません。
ただし、カップ麺と違い長期保存が効きません。省略をした文章というのは、時間が経つと元に戻らなくなります。
つまり、メモは、記憶したことを引き出すためのトリガにすぎないので、記憶そのものが無くなってしまえば、もう元には戻らない。
だから、メモしたらなるべく早く元の形に戻すことが重要です。
つまり、メモをしたら、なるべく早いタイミングで、ノートやTodoリスト、タスクリストなどにちゃんとした文章で書き写すことです。
私は最初のうちは
その日のうちに転記する
のを絶対条件にしてました。
最近はちょっと記憶力が良くなったのか、翌日でも朝のうちなら1〜2時間程度の打合せなら、メモからその議事録を復元できるようになりました。
ただし、翌日回しにするのは、1週間で1件くらい。それ以外は、やっぱり当日中にテキストに書き起こします。記入先は、日誌のテキストファイルか、マインドマップ。
※マインドマップに文章を書くのは邪道かもしれません。本来は単語か記号(絵・アイコン)ですが、私の場合は、長期の目標はマインドマップで管理しているので、ここに重要なものは、文章として貼り付けてます。
つまり、有効期限は12時間。12時間を過ぎたものは原則廃棄してます(逆説的ですが、せっかくメモしたものを廃棄するというのがもったいないので、かならず記録化する強制力になってます)。
逆に12時間を超えて、それを文章として復元しようとすると、自分の曖昧な記憶で補ってしまって、後になって「そんなこと言ってない！」と言われて失敗したことがあるからです。
ただし、所感や指摘された課題の対応策などは、1週間後に書いたりしてます。
「期限があるのは事実だけ」です。
■付箋(ポストイット)にメモする
最近は大判の付箋にメモをするようになりました。
メモをしたらその場でそのページをめくって、付箋の束の裏に貼り付けます。
席に戻ったら、まずその書き込み済みの付箋を机の上に広げます。複数枚メモしたら時系列に並べて。
それを記録に残すまでは、机の上にはその付箋が残り続けることになります。
これがやたら精神衛生に悪い。机の上にはPCと資料しかありませんので、付箋が目立つんですよ。資料を広げるにもじゃまになるし。
気になって仕方がなくなります。
そうするとちゃんとメモを記録に残すという作業をするようになります。
緊急のメモなどは、モニタに貼り付けちゃいます(それも表示エリアに)。
嫌でも目立ちますし、それを処理しない限りまともに作業ができんませんから。
※私の場合、以前の記事のようにマルチモニタ環境で仕事をしてますので、セカンドモニタに貼り付ける分には、作業性は悪いですが、作業ができないということはありません。
■メモは記憶を記録に変換するためのトリガ
メモは必ずきちんとした文章(記録)にして残しておきましょう。
半年後、1年後でなくとも、おそらく翌日には事実を記憶しているということはありません。
キーワードだけだと、自分の都合のいい事実に歪曲してしまいます。
面倒くさい仕事はなかったことにしてしまうとか…
少なくとも12時間以内には詳細な事実を記録しておかないと、それはもはや事実ではなく、単なる記憶に過ぎなくなってしまいます。
エビングハウスの忘却曲線
http://matome.naver.jp/odai/2135467329396936701
によると、人はものごとの42%を20分後に忘れるそうです。1日後には74%。
これを忘れないようにするためには、記憶ではなく記録が大事ということですね。
メモは記憶を記録に変換するためのトリガになるものと考えたほうが良さそうです。
もちろん、速記ができて、人が話す速度同等以上に記録ができる人は別です。それなら、いきなり記録が作れるでしょう。
少なくとも私にはそんな芸当はできません。
