WBSを作る

新年度が始まりましたね。
今年の業務の計画は立てられましたでしょうか？

本日は計画を建てるのに絶対必要なツール「WBS」。

■WBSとは

いつものようにWikipediaから引用

★――――――――――――――――――――――――――
http://ja.wikipedia.org/wiki/Work_Breakdown_Structure
Work Breakdown Structure（WBS）とは、プロジェクトマネジメントで計画を立てる際に用いられる手法の一つで、プロジェクト全体を細かい作業に分割した構成図。「作業分割構成」「作業分解図」などとも呼ばれる。
プロジェクトを理解し管理する上でプロジェクトの各工程を各担当者の作業レベルまで展開しTree構造にまとめたものである。どのレベルまで展開するかはプロジェクトの全メンバーが作業内容を「具体的になにをする」と理解出来るレベルまでに分解するのが理想であるが、最低でも作業担当者とプロジェクト管理者の理解が得られるレベルまでは必要である。
WBSはガントチャートやPERT図に展開してプロジェクト管理に使われる。
――――――――――――――――――――――――――★

WBSの基本はこれ位で。

実はWBSはガントチャートやPERT図を作る効用だけではなく、ゴールに至るための道筋というか必要な要素をリストアップするツールだと考えています。
つまり、WBS展開をするときの軸が「時間」という軸で考えれば、WBS展開したものは、それに必要工数という長さを付けてガントチャートにすることができます。
またそれ以外の軸で考えれば、チェックリストになったり、分析チャートになったりします。

どうもこの「軸」を変えずにWBSを誤解している人がすくなからずいるみたい。

WBSはをどのような「軸」で分解するかによって、出てくる要素が変わります。
「軸」は「切り口」と言ってもいいかもしれません。

私は何かのゴール(プロジェクト)に対して、考えるときにマインドマップを使って、いくつかの軸でWBS展開をします。以下はその軸の例。

　・ハードウエア要素(必要なモノ)
　・ソフトウエア要素(必要な形のないもの)
　・時間
　・開発ステップ、作業
　・5W2H
　・利益、便益、コスト、メリット
　・成果物ベース要素
　・材料ベース要素
　・活動要素(どんな活動が必要か)
　・知識(どんな知識が必要か)
　・人(関係者、関係部署、関係グループ、影響を受ける人)
　・課題
　・リスク

大体このくらいですかね。

これをひとつづつ同じセンターイメージに対して違う紙に書き出していきます。
ひとつを一気に作るのではなく、あっちへ行ったりこっちへ行ったりしながら、前に書きだしたものから連想をしながら書き出していきます。

こうすると、抜け漏れがすごく少なくなります。
ただし、スタートを切るまでに結構時間が必要なのが難点なのですが、過去の実績を見て、走りながら考えてやったことと比べると、スムーズに終われたような気がします。

■Xmindでマインドマップを描く

私が使っているマインドマップツールは

　　Xmind
　　http://jp.xmind.net/

というソフト。

これはひとつのマインドマップを書くときにシートを複数に分けて書けるので、こういった軸を変えて同じ物を書くのにすごく便利です。

■テンプレートを作る

初めてこれらのWBSを作るときには、この下の項目をどのように分解していけばいいのか分かり難いので、時間がかかると思いますが、慣れてくると割合簡単に作れるようになります。

コツは、テンプレートを作ること。

これは人の考え方次第なのですが、例えば

　「人」

という軸で考えるときには、

　直接関係者
　間接関係者
　業務知識を持っている人
　活動に責任をもつ人

というテンプレートを使ってます。
さらにその下には、

　組織―責任者―担当者

という3段階の構成をすべての要素に対して適用しています。

こうしておくと、例えばプロジェクトをキックオフするときに、もれなく連絡ができますし、その後、「自分にも連絡をください」と行ってきた人や、キックオフ時に「他に関係しそうな人を紹介してください」といえば、新しく関係者リストを更新できます。

先のXmindなら汎用的に上記のような考えるべきことがマインドマップを書いたファイルを用意しておいて、これをコピーしては使っています。さらにこれを実際のプロジェクトに適用している時に、新しい項目や軸を思いつけば、この汎用マインドマップにちょっと抽象化した表現で書き加えていくので、やればやるほど抜け漏れがなくなっていきます。

■レビューする

ここで作ったWBSは、ある程度作ったところで、直接の関係者と必ずレビューします。
書きだした全部をです。

そうすると、そのキーワードがヒントになって色々なアイディアやヒントが出てきます。
これをガントチャートに並べたり、タスクリストに展開したり、課題リストを作ったりして、管理をしていきます。

最後に、このマインドマップを書き出すのに大事なのは、だれでも、いつでも見える状態にしておくこと、大きなマイルストーンごとに見直すことです。ほぼ必ず忘れ物が見つかります。

■注記

ちなみに本家のWBSはEXCELなどでも書けるようなルールがあって、番号をつけていきます。
大項目が１、その下の中項目が１．１みたいに親子関係がわかるような書き方です。
しかしこのやり方だと、後で並べ直したり、途中に挿入したりが面倒くさいので、私はもっぱらマインドマップばかりです。

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