仕事の基本ルール
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「時間を記録して分析し、仕事を整理するならば、重要な仕事に割ける時間を把握できる。」
P.F.ドラッカー 「経営者の条件」
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以前にもこの言葉をご紹介したような気がしますが、これは常に意識しています。
ドラッカー氏は年に1〜2回1週間ほど自分の時間の使い方を測定したそうですが、私の場合仕事の集中度合いがバラつくので、原則毎日測定をしてます。
ただし、すごく大雑把に、「打ち合わせ」「業務」「作業」「内職」「将来」「レビュー」などと分類して、それをクリップボードツール(ArtTips)を使ってスケジューラに登録するだけですが。
これを色分けをしていて、1週間分のスケジュールを表示されると、大体どの仕事が多かったか、少なかったかなどをざっくり見ているだけです。
その後、時々もう少し細かく分析がしたいということで、以前の記事
リスクの時間
でご紹介したようなログ記録ツールを併用するようになりました。
本日はこのログ記録ツールのPCアプリ版。
今年(正確には1月の中頃)になってから使い始めて、上記で紹介した自作ツールはお役御免になりました。
■ManicTime
インストール方法や使い方などは、
こちら
が詳しいので参照してください(勝手にリンク)。
本家はこちら
集計の手間が少ないことです。ほとんどワンタッチで集計グラフができてしまいます。
さらに詳細な集計がしたいときには、Excelにエクスポートして、さらにいろいろな分析ができます(そこまでやったことはありません…)。
ただし、有料版(機能限定解除パスワード)はかなり高価です。
常駐しててもほとんどCPUパフォーマンスはいらないので、便利に使ってます。
時々思い出してはグラフを表示させて、「ふむふむ」などと感心したり、スケジューラに記録するのを忘れた時間帯にやっていたことを思い出すきっかけにしたり。
これを使い始めて気がついたのは、やたら頻繁にアプリが切り替わっていること。
ひとつのアプリにとどまっている時間は平均すると1〜3分以内。もうしょっちゅうアプリの切り替えをしているのがわかりました。
一つの仕事をするのに、いろんなアプリを組み合わせて使っているのが私の仕事スタイルなのか、単なる集中力がないだけなのか…？
■使いかたのヒント
このアプリの便利なのは、特に何もしなくてもちゃんと記録をつけてくれている所。普段は全く存在を意識することはありません。
私の環境では使用メモリ量は約64MBでした。
ちょっと思い出して自分の時間の使い方を調べてみようと思ったら、タスクトレイのManicTimeのアイコンをクリックすると集計表示が出てきます。
これがバーグラフになっていて、今日どれだけの時間どんなことをしていたかしっかり記録されていることがわかります。ビジュアル的にもすごくわかりやすい。大雑把に状況を確認するにはこれで十分です。
表示される時間軸は3つ。
一番上が「タグ」のライン。これについては次に記載しますのでちょっと飛ばして…
2つ目のラインは「コンピュータの使用」。
これはユーザーがアイドル状態か、使用中かを表示しています。
PCを使っていない時は赤、使っているときは緑です。
使っているかどうかの判断基準は、「ツールと設定」→「設定」→「トラッキング」のところで設定できます。
標準では10分ですが、私は3分にしています。つまり3分以上キー入力やマウス操作がされなければ使っていないと判断します。
3つ目のラインは「アプリケーション）」。これはどのアプリケーションを使っているかを表示しています。
色は下側のペインに時間にそって(標準では)アプリケーション名と使っているファイル名(タイトルバーに表示されているもの)が色付けして表示されているので簡単にわかると思いますが、マウスを持って行くと詳細情報を表示してくれます。
4つ目のラインが「データ」。
どんな情報(データ)を表示していたのかを表示してくれます。
■タグ
では１つ目に表示されている「タグ」について。
これは、現在おこなっている仕事を示します。
いわゆるライフログみたいな結果を出せるようになります。
タグをつけるのも簡単で、アイドル状態か、仕事中かの色づけをするだけです。また、内容も書くことができます。
アイドル状態の内容を記入できるのは、その時間をミーティング、電話中、ジムに行った時間などを記録できるのでとても便利。
また、いろんなプロジェクトやクライアントを抱えている時も、このタグ機能によってうまく仕分けできます。
後で見返した時にこれらを集計してくれれば、１週間、１ヶ月の時間の使い方をレビューするというのも簡単に視覚化出来ます。
わたしはこれで月次レビューの時間が圧縮できました。
さらにタグは複数同時に付けることが出来ます。
タグ1,タグ2
みたいに「半角カンマ」で区切ればいいみたいです。
■動画マニュアル
以下のサイトに動画のマニュアルが有りましたのでリンクを載せておきます。
チュートリアル
■オマケ
さらに、データベースのファイル ManicTime.sdf は実は直接編集できます。
Visual C# などをインストールしていれば、ファイルが開けてしまいます。
パスワードがかかっていますが、これはアプリケーションのあるフォルダの ManicTime.exe.config に PASSWARD= で書いてあります。
ま、これをやろうと思うような人はある程度詳しいでしょうからこのくらいのヒントにしておきます。
■データは収集してからが大切
当たり前ですが、データはあるだけではハードディスクの肥やしにしかなりません。
これを使って自分の行動を変えることをしなければ意味がありません。
そういう意味で、このソフトの他のソフトにない特徴は、「データを集めること」と同時に「分析すること」も重視していることがすごく気に入りました。
エクスポートしたデータをEXCELで処理するのも結構手間ですので。
ということで当面このソフトを使って時間記録をしてみようと思います。
■その他に調べたアプリ
◆Slife
収集だけして、Web上でこれをグラフ化したり集計したりする。
ちょっと自分の活動記録をネットに流すのは……
ということでパス。
◆My Winodow Logger
調べたのですが、ちょっと使い方がよくわからないのでギブアップ。
◆今日、何してたっけ?
本当に記録するだけで、ちょっと表示関係が貧弱だったので…。
これもパス。
◆窓録(まどろく)
シェアウェアなのですが、ちょっと調べてみたので追記。
残念ながらサポートが終了しているようです。
情報をDBに入れて色々分析できそうだったのですが…。
■参考図書
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