2021年06月07日

計画はゴールから語る





ある程度仕事の経験を積むと仕事のやり方(求められ方)が大きく変わるポイントが有ります。

一般職で最初のターニングポイントは

 プロジェクトを任される
 リーダーになる

ということです。

つまり、今まではイチ担当者として、「××を今週中に」とか「○○を今日中に」とか言う風に、会社・部門としても大きなプロジェクトの一部の明確化した作業を言われていたのが、「○○を××さんと△△さんと一緒に完成させて」みたいなすごく曖昧な指示になってきます。それも自分の力だけではなく他人も使って。
※ここからはこれを「プロジェクト」ということにします。




やっぱり多くの人がコレでつまづきます。

自分の場合はどうだったかというと、昔のこと過ぎて思い出せません…

ただ、彼らを指導するのは私の役割なので、いろいろ考えさせながら進めるわけですが、これがなかなかうまく行きません。

本日は更にその中で一番最初に躓くポイントについてちょっと書いてみたいと思います。

■ゴールをイメージする


これは過去の記事でも何度かふれましたが、プロジェクトのゴールは

 ・指示を出した人(プロジェクトオーナー)が期待する結果
 ・自分(プロジェクトリーダー)がそこで出したい成果

を合わせて、最終的にそれが「できた」といえる状態は、どうなっているかを明確にすることです。

 ピクニックに行く

など、何度か書いてますので、そちらをご参照ください。
ここで重要なのは、

 数値化してはいけない

ということです。数値化するとすごくわかりやすいので、これはこれで大切なのですが、数字は全体の一部しか表せません。すべてを表すためには、数字ではなく「状態を語る」事が重要です。
つまり、そのプロジェクトが終わった状態というのは

 ・××担当の△△さんが○○している
 ・○○のシステムが▲▲を処理して、☆☆の結果を出している

などすごく具体的に、その風景が絵になるくらいに具体化しないといけないということです。
そして、さらにそれを達成するための要素を出して、更にそれを分解していきます。

これを実施するタイミングや時期に合わせておいたものを「スケジュール」とか「マイルストーン」とか言うんですね。




■逆順に説明する


そして、これをプロジェクトオーナーに報告するときには

 ・まず来週から○○さんには△△の業務を★★までにやってもらいます
 ・つぎに………

のように説明してはダメです。

絶対に突っ込まれます。

というか私なら、「それじゃあわからん。やり直し!」と言います。

何故かと言うと、

 それですべての業務が分解できているかどうかわからない

からです。

どうやって説明するとわかるかというと、

 プロジェクトを考えた「考え方をトレース」して説明する

つまり、上で上げたように

 ・ゴールはこんなふうになってます
 ・そこに必要な要素は、××と○○と◎◎です。
 ・さらにコレを分解すると××になって、これを時系列に並べるとこういうことになります

と説明すればいいわけです。

小さな作業であっても同じなのですが、小さな作業はあまりこういったプロセスを意識しなくてもできてしまうので、多くの人がこういうプロセスに基づいて考えるということをしていません。
でも、ちょっと多人数が絡むような業務になると、これがちゃんと説明できないと、「じゃぁこの作業は?」「こっちの条件は?」と突っ込まれます。
逆に、結果から説明すると、それらはある部分に包含されていることになるので、最初の分解か次の段階の分解くらいまで説明すれば、「大きな欠落はない」と思ってもらえます。

■MECEに考える


これを一言で言うと、「MECEに考える」たったこれだけのことです。
言葉で書くと大したことはないんですけど、実際にできるようになるまでには結構な数の失敗を繰り返さないとできるようにならないみたいです。
逆にいきなり(または早い段階で)こういうことができるような人だと、「コイツは上に上げても大丈夫そうだな…」と思ってもらえます。

■まずは宴会係から


私の場合はまずは部門のちょっとしたイベントの担当をやってもらいながら様子を見ます。

たとえば、「ある人が定年退職するから完職祝いを計画してくれ」と頼むわけです。そこで、「退職者が感動して泣きながら挨拶してくれている」というゴールを設定し、そのためには、出席者のリストとか場所の予約、日付の決定、プレゼント、渡す人、挨拶してもらう順番などが必要な要素に成るわけです。さらにそれをいつ頃決めるべきなのかを決めていくと計画表とマイルストーンができるわけです。

これをちゃんと説明できるようにならないとプロジェクトは任せにくいです。最後になって「アレが足らない」「これが必要だった」と緊急事態を引き起こすリスクが高いからです。
そのうえ、こういうMECEを考えられない人は、考えてないので反省ができない。そのために何度も同じことを繰り返します。

あなたがもし過去に、最後になって不足が気づいたことがあったら、「最初にすべてをリストアップしたか」という点を振り返ってみるといいかもしれません。



■同じテーマの記事

問題認識の手法4―現状分析2

現状分析の手順現状分析の手順は以前の記事で書きました。それを少し引用します。問題解決の7ステップ問題解決他のための7ステップはまず大きく2つのステップに分けられます。問題認識ステージ課題対策ステージの2つ。さらに問題認識には2つのステップがあって問題設定ステップ問題把握ステップにわかれます。また、課題対策は5つのステップにわかれます。課題設定ステップ課題解決ステップ総合評..

イライラや嫌悪感はピーナッツリフレッシュ法で解消する

イライラしたり、「なんかイヤだなぁ」「やりたくないなぁ」というときには、ちょっと別のことをすると解消したりします。ピーナツ集中法を試すピーナツを上に放り投げ、落ちてくるのを口でキャッチする遊びをしたことがあるでしょう。イライラした時、それを繰り返します。気づいた時は怒りを忘れています。人間は、二つのことに同時に集中できません。それを応用した方法です。ピーナツ遊びとい..

採用される意見のコツ

「このやり方はおかしい」「ちょっといいアイディアを思いついた」っていうときに、上司や対応する組織に意見や提案を出したりすることがあります。結局、こういう活動が実を結んで、評価が上がる(経験談)。ところが、自分ではいくらいいアイディアだと思っても、関係者や責任者に聞き入れてはもらえず、不発に終わることも当然あります。過去記事で書いたように、「言い方が問題」だったり、分析の仕方が違っている、根回しが不十分、などいろいろ理由があるので..

スピード段取り術2

先週紹介しました「スピード段取り術」の要約の続きです。書いてある事自体は、「すごい!」というネタではありませんが、なにか問題にぶつかっていて、どうやって自分の時間を確保しようとか、どういう習慣作りをしたらいいだろう、と悩んでいる時に、「あ、な〜るほど」と思えるヒントが満載の本です。是非時々読み返して見るために、手元においておきたい本の1冊です。これは、紹介したい内容がいっぱいあって、色々書いていたら、恐ろしくたくさん書きだしてしまいました。あまりにも長いので、ちょっと..

成功の理由を問う

ようやく昇進・昇格面接も一段落しました。今年の面接でも気になった点をちょっとだけ。面接官が聞きたい事の本質面接時には、最近の業務上の課題とその成果を報告してもらい、それについてちょっと突っ込んだ質問をします。たとえば、・その課題をやるにあたって、あなたが最初にしたことはなんですか?・その課題に対して、あなたはどのような方針でどのように解決しようと考えましたが?・その課題の背景を説明してください大体この3つを聞けばその人の能力は見えてきます。面接官は..

残念な人の仕事の中身2

仕事をする能力は非情に高いのに、上司からなかなか承認されない。あるいは昇進が送れるという人がいます。本日はそういった人へのアドバイスを書いた一冊。色々書き出していたら長文になってしまいましたので、2回に分けてお送りします。今日は後半として、各章のポイントになるアドバイスを抜き書きしたものをお送りします。私の同僚にも本書に当てはまる人がいます。同僚といっても、昇進が遅れているので、すでに職位は随分離れてしまいましたが。本書を読んでいて、「確かにその人のついては、思い当た..






posted by 管理人 at 04:01| Comment(0) | TrackBack(0) | 発想法・アイディア術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
この記事へのコメント
コメントを書く
お名前:

メールアドレス:

ホームページアドレス:

コメント:


この記事へのトラックバック
×

この広告は180日以上新しい記事の投稿がないブログに表示されております。