仕事の基本ルール
★――――――――――――――――――――――――――◆「今後の取り組みのお伺い」
お世話になります。
現在うちのグループでは、ある顧客から提案をする機会をいただいており、実際にどのように取り組むかは決まっていない状況ですが、ある程度早いうちに具体的なものを提案したいと考えており、様々な可能性を検討しています。
案件的には、多くの担当者が関わり複雑で、しかも高いスキルを要求されることが考えられ、かなり大規模で、難しいプロジェクトになると思われます。
本件につきまして、○○さんにご協力いただきたく、取り急ぎご連絡いたしますので、何卒よろしくお願い致します。
――――――――――――――――――――――――――★
実際に、こんなメールを書く方はいないと思いますが、このメールを受け取ったら、多分困りますね。
で、結局、何をどうしてほしいの？
って思っちゃいますよね。
こうやって取り上げると、「そうだよね〜」と感じるのでしょうけど、普段多くのメールに触れていると、こんな感じで自分の状況を延々書いてあるメールは時々見かけます。
メールや社内文書は、基本的に報告、連絡、相談のためです。
どうやったら、わかりやすく報告、連絡、相談できるのかを毎回メールを送る時には注意するようにしないと、「で？」というメールが返ってきて、延々とやりとりが続く…、などということになりかねません。
■わかりやすく伝えるキーポイント
まず、「わかりやすく伝える」ための共通ポイントが2点あります。
・伝える相手を明確にする
・何を伝えるのか(いつまでに何をして欲しいのか)を明確にする
の2つです。
上記のメールでは、伝える相手が「他グループのマネージャの○○さん」。伝える内容が「技術者の一時的な派遣依頼」でしょうか。
意味の分からないメールというのは、おもに2つの特徴があります。
・とにかく詳細な状況を伝えようとする
・自分が言いたいことだけを書く
いずれも読む側にとっては、わかりにくいメールになります。
これは、会話や交渉能力とほぼ等しいのですが、会話だと理解しようと思えば質問ができるので何とかなりますが(「理解しようと思えば」ですが…)、メールだといちいち質問していたら、メールのやり取りだけで恐ろしく時間と手間が必要になってしまいます。
そこで、この2つのルールです。
◆伝える相手を明確にする
メールの宛先が一人なら誰に伝えようとしているのかは自明ですが、宛先に10個もメールアドレスが入っていて、いきなり冒頭のようなメールが来たら、好意的に見れば、「誰に言ってるの？」と質問をしたり、内容をよくよく読んで、「あ、これは自分宛てなんだろうな」とか判断しますが、面倒なときには無視です。
そうならないためには、冒頭に「あなたですよ。あ・な・た」と書いてないと、本文も読まずに読み捨てられる確率が低くありません。
とくにメールを大量に受ける人なら、「メールを捌くモード」になっている時には、即効削除されかねません。
◆何を伝えるのか(いつまでに何をして欲しいのか)を明確にする
第2のポイントは、
何を伝えたいか
です。
友達に雑談メールを送っているわけではないので、依頼は
・何を
・いつまでに
がパッと見てすぐわかるようになっていないといけないわけです。
■また明日
この2つのキーポイントは、大概のビジネス書をみれば書いてあることですし、知って見えると思いますが、具体的にどういう文章構成にしたらいいかという点については、人それぞれですし、シチュエーションにもよります。
ですので、そこからになると結構好みが出たりしますが、明日は私の個人的チェックポイントについて書き出してみたいと思います。
このポイントは、「日本語スタイルガイド」を参考にして私(管理人)が独自(勝手に)にまとめたものですので、より詳しく知りたい方はこの本を参考にしてください。
※この本、あまり売れてないみたいですが、管理人は「ビジネスマン必携の一冊」だと思ってます。
※リファレンス本として是非。ちょっと高いですが…
◆アマゾンで見る
日本語スタイルガイド第2版
◆楽天で見る
 日本語スタイルガイド第2版 |
◆他のWebで見る
CodeZine ドキュメント作成に役立つ「日本語スタイルガイド」の紹介
財団法人 日本テクニカルコミュニケーター協会
