2020年07月27日

つぎの打ち合わせはその場で決める





会議をするときに、関係者の都合を調整するのに結構手間取ったりしません?




■空き時間なのか、予定が詰まっているのか…?


ウチの会社では、アウトルックでスケジュールの管理をしてます。
このため、いつ会議をするかは、関係者(出席予定者)のスケジュールを一覧にして、開いている時間でかつ会議場所が予約されていないを探さないといけませんが、往々にして全員が都合よく開いている時間が無かったり、あってもちょうど会議場所が空いてなかったりします。

とっとと打ち合わせをして関係者が宿題をやって結果を出したいのに、宿題の担当を決めるための会議をするためだけに1週間待ち、なんていうことも少なくありません。

どうしてもすぐにやらないといけないような場合は、一人ひとりに電話をして、「この時間予約が入っているけど、ちょっとこっちを優先してくれる?」なんて調整をするだけでも、人数が多ければ「ひと仕事」のボリュームが有ります。

さらに会議の承認にも3種類あって

 ・承認
 ・仮承認
 ・空き(承認)

という設定ができるようになっているのがアウトルック。その上、誰かから会議の要求メールがあって、「出席するかどうか未確定」なときと「その要求自体、本人が羊皮を考えていない(メールをチェックしてない)」という時は、アウトルックではいずれも「仮承認」という状態にされますので、「もしかしたら空き時間かもしれない」ような場合もあります。




■会議で次の計画を決める


ということで(相変わらず前置きが長いですね>>自分)、最近、会議の流れをいつも以下のようにしてます。

 ・オープニング
 ・打ち合わせ
 ・クロージング
 ・次回予定確認

クロージングの時間は決めてあって、1時間の会議なら終了10分前。

何かのオマケで貰ったキッチンタイマーを持って行って(いわゆるBYODですね)、会議を開始するときに終了約10分前にアラームが鳴るようにセットして会議スタートです。

会議をスタートする前には、アウトルックで全員の予定を表示しておきます。

で、タイマーが鳴ったら、議論の途中であっても

 「じゃ時間ですので続きは次回ということで、本日の結論は××と××でした。未決事項は○○ですね。宿題は××が○○さん、△△が▲▲さん。▽▽までによろしく。」
 「次回は…」

とここでさっきのアウトルックを表示して、宿題の完了予定日以降で全員の空いている時間をチェックします。
このときに、完了定日で全員の空き時間揃わなければ、もっともメンバー空き時間の多い時間をさして

 「◎◎さんと▽▽さん、この予定をずらすかキャンセルするかして、こっちを優先してもらえない?」

といっちゃいます。どうしても空けられないのなら次の候補。少なくとも、完了予定日の翌日には打ち合わせができるようにします。

全員が揃っていると、いちいち聞いて回る必要もなく、特定の人がOKでも他の人でNGの人がいて再調整なんてことをしなくて済みます。

ここで議事進行のあなたは、完了予定日の翌日中に絶対に集まるを死守しないといけません。
どうしても全員の都合がつかない時には、出席できない人に「じゃぁ議事録をあとで送りますので、それで承認してください」と強く言うことです。お前には発言権は無いぞと言わんばかりに。

当然、その人に対するケア

 ・事前に議事予定を話しに行く
 ・事後に結果を報告に行く

などは必要ですが。

■定例会化する


もし、その会議がしばらく(私は4回以上にしてます)続くのであれば、最初から定例会として時間を確保してしまうことです。
定例会と言われると、言われた側はその優先順位が上がります。「簡単に動かせない」と思うわけですね。

その結果、出席者には2択を迫ることになります。
 ・会議そのものに出ない
 ・他の会議をずらす
の2択です。そこでの結論が自分の不利になる危険があると思えば、前者(欠席する)を選択する人は少ないですよ。


■日程の調整は成果を生まない


ここで意識したいのは、

 日程の調整という仕事はない

ということです。どれだけ頑張ってやろうが、どれだけ手を抜こうが、日程調整自体はムダな作業です。
それ自体が成果を生むことはないですから。成果を生まない作業は、仕事とはいえません。単なる準備作業の1つです。

だったら、それが最も効率良くやれるように工夫したいですね。
全員が顔を合わせている時に、まとめて聞いてしまうか、決め打ちをして無理やり押し通すことがもっとも効率がいいですね。




■同じテーマの記事

段取りがよくなる段取りシート

「段取り」というのはもともとは歌舞伎の用語だったそうですが、仕事が出来る人はほとんどの場合、「段取り」がいいですね。段取りの意味いつものようにWeb辞書から。1 芝居などで、筋の展開や組み立てのしかた。2 物事を行う順序や手順。また、その準備。「式のをつける」Goo辞書

毎日基礎トレーニングをする

トレーニングをしていますか?あなたの仕事における基礎能力は何かを考えたことがあるでしょうか。たとえば、PCを操作する仕事であればキーボードの入力の早さ、プレゼンをするのであれば声の出し方、生産ラインで組み立てをするのであれば、手先の動かし方などです。これらはすごく基礎的なことですが、これができないと話にならないものです。自分が知っている範囲で言うと、驚くほどこういった訓練をしていない人が多いです。私は基本ソフトの開発部隊を率いてますので、そのメンバーはPCのキーボー..

非常識な成功法則

今週は、夏休みに読みたいビジネス書の紹介です。本日は、これは読まずにビジネス書を語るべからずとおもっている(以前紹介した)本。非常識な成功法則神田昌典ずいぶん古い本ですみません。神田昌典氏の出世作ですね。元ネタを使いまわしているようですが、結局たくさんのビジネス書を読んでも、本当に「これは、何度も読み返したい」という本は数えるほどしかありません。それは自分の課題認識によって人それぞれなのかもしれませんが、このブログでは、沢山の本を紹介することではなく、自分..

5秒の予知能力を身につける

我が家は、別に当番制ではないですが、休日の晩御飯をときどき私が作ってます。男性で、「料理が好き」という人は、やっぱり少数派なのかもしれませんが、私は結構好きだったりします。家内に言わせると、「自分の気の向いた時だけやればいいなら楽しいでしょうね。そりゃ。」だそうなのですが。仕事を止めないように段取りを考える段取りのよい人は、先を読んで行動します。5 秒だけでも考..

行動科学で人生を変える

「今年は毎日をしよう」と決めたのに、なかなか続かない。多くの人がこういった悩みを抱えているのでしょう。私もその一人ですが。本日は「なかなか行動に移せない」「三日坊主で終わってしまう」といったことをやれるようにするためにどうしたら良いかという点を科学的に解説した本の紹介です。「行動科学」というそうです。本書で続けるということに対して、ABC分析がたしかに有効であることはすごく納得できます。ただ、本書を読みながら今ひとつわからなかったのが「ご褒美」という考え方でした。..

糸井重里氏、他4人の手帳術「賢人の手帳術」

他人の手帳って、いろいろな意味で興味があります。とくに興味があるのが、何を書いているのかと、それを書いてどのように使っているのか、ということ。もちろん、本ブログは仕事術がテーマなので、他人のプライベートをどうこうするつもりはありません(笑)。ですので、「××の手帳術を公開」みたいな本があると、けっこう引っかかります。本日のご紹介は、特定の著者の手帳術ではなく、5人の「賢人」の手帳術の本。5人の賢人本書で紹介されてい..






posted by 管理人 at 04:14| Comment(0) | TrackBack(0) | 会議術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
この記事へのコメント
コメントを書く
お名前:

メールアドレス:

ホームページアドレス:

コメント:

※ブログオーナーが承認したコメントのみ表示されます。

この記事へのトラックバック
×

この広告は180日以上新しい記事の投稿がないブログに表示されております。