2014年07月07日

コンプリーテッドレポート



上司に現在の進捗状況を報告するときに3つのパターンがあります。

1.プレゼン資料のように仕上げて、進捗をわかりやすく報告する
2.メールで進捗状況、課題などを報告する
3.口頭で上司に報告する

それぞれには報告のためのお作法があります。
このお作法を私は

 コンプリーテッドレポート

と呼んででます。



■プレゼン資料にする


これは、プレゼンのテクニックと報告を受ける人の立場がわかればあまり難しくはありません。

例えば部門長であれば

 ・課題や遅延している理由何で現在の担当者だけで解決可能か
 ・上位方針と現在の進捗の延長線にあるゴールが一致しているか
 ・予算は計画内か
 ・そのプロジェクトや仕事の進捗具合は、最終日程に収まるか
 ・過去にあった問題の対策が反映されているか(特に自分が経験的に痛い思いをしたもの)

が気にしているポイントです。

つまり、これだけの項目に対して

 「問題ありません」

と言えれば、「殆どの場合」何も突っ込まれません。

「殆どの場合」の例外というのは、その部門長(報告を受ける人)の上司(おそらく役員クラス)が「最近気にしていること」です。

そのプロジェクトや仕事のゴールに直接関係無くとも、上司から「最近残業が多いやないか」と言われていれば、「工数はいまどうなっているのか」「もっと減らせないのか」というツッコミが入ることになります。




■メールで報告


結構このパターンが多いのですが、部門内のプロジェクトであったり、定常業務であったりするようなも、あるいは報告を受ける人から特命で言われた仕事のようなもので、頻度は結構高いと思います。

この時、注意するのは、上司に

 ・メールを読解する労力
 ・指摘する労力を使わせない

ことです。

上司はあなたより多くの仕事を抱えています。実際にやっているのはその部下(あなたや同僚)なのですが、すべての問題は上司に上がってきます。つまり、面倒くさいことだけ上司に報告があるんです。

勢い、上司は「あ〜。なんでやることなすこと、問題を起こすんだ?」と意識しないにしろ、面倒を感じてます。
そこに、何百行もあるような長文メールが飛んできたら、おそらく読む気がしないでしょう。

読まなければ、どんなにきちんとした報告や相談が書いてあっても無意味です。

また、添付ファイルも面倒を増やす要因です。
※ひどいのは、メール本文に「添付ファイルで報告します」と書いてあって、添付ファイルはExcelの進度表や課題リストが貼ってあるだけ。結局進んでいるのか送れているのか、課題は解決可能なのかなどはよほど気合を入れて読まなければわかりません。

そうすると大体の場合、「あ〜。なんだかよくわからんからあとで読も」とすっ飛ばしておいて、あとで読もうと思った事自体を忘れてしまって、火を吹いてから、「なんでもっと早く報告しないんだ!」と怒るパターンにハマります。

部下としては「メールで事前に報告したにも関わらず、上司が指示してくれなかった」という思いがありますし、上司としては、「大事なことは口頭で注意喚起しろよ」という双方不満が残るわけです。

したがって、メールで報告をするときには、上記のような上司が気にすることを

 メール本文に、一覧表にして、1画面に収まるように

報告することです。

そして私が目指しているコンプリーテッドレポートはさらに、上司が一言

 「OK/了解」

だけメールに返信すればいい状態にして、報告することです。

上司の問題意識を先取りして、その問題に対して対策を打っておいて、

 「これでよろしいですか? 何かお気づきの点があればお電話ください」

と書いて出すわけです。OKなら、速攻で1行だけのメールが返ってきますし、ダメなら電話で「今すぐ来い」と一言で済むようにします。

■口頭報告のコンプリーテッドレポート


口頭報告は、上記の一覧表を印刷して上司のところに持っていきます。
その上で、「課題はありますが、対策は可能です」と一言添えること。

話をするのは3分以内です。そこまでまとめてから持って行くことです。

その上で上司の判断を仰がないといけないことを一つだけ提示(印刷物を渡す)し、

 選択肢としては�@………、�A…………、�B…………があり、�Bで行きたいと思います。
 理由はA,B,Cです。リスクは○○がありますが回避可能です。これでよろしいでしょうか?

という聞き方をすることです。
必ずオススメの選択肢は、最初の選択肢か最期の選択肢にすること(私の趣味としては最後の選択肢)。
上司は基本最初と最期の選択肢以外は記憶に残ってません。

逆に言えば、「OK」以外の回答の可能性があるなら、対応方法の案を考えて、上司には口頭報告することです。
ただし、事前準備は手を抜いてはいけません。

これに注意すれば報連相のウデが上がりますよ。




■同じテーマの記事

わかってから報告しても手遅れ

「なんでもっと早く言わないんだ!」かつて上司にちょくちょくこのセリフを言われました。状況が悪化していくのは担当していれば分かるのですが、「もうちょっとガンバレば…」と頑張っても結局報われずに、トラブルとして表面化してから上司に「あの〜。実は…」と報告すると、大概こう言って怒られました。たとえば、期限当日の就業間近になって、「すみません、今日××の期限なんですけど、まだできてません」なんてこと記憶にありません?タスク管理をしっ..

コンプリーテッドレポート

上司に現在の進捗状況を報告するときに3つのパターンがあります。1.プレゼン資料のように仕上げて、進捗をわかりやすく報告する2.メールで進捗状況、課題などを報告する3.口頭で上司に報告するそれぞれには報告のためのお作法があります。このお作法を私はコンプリーテッドレポートと呼んででます。プレゼン資料にするこれは、プレゼンのテクニックと報告を受ける人の立場がわかればあまり難しくはありません。例えば部門長であれば・課題や遅延している理由何で現在の担当者だけで解決可能か..

記憶術:応用を考え自分の現実に当てはめる

教えられたそのものを記憶していれば、高得点がとれた学生時代と違い、社会人の勉強は、本に書いてあることを完璧に覚えていても意味をなしません。使えない知識はないのと同じです。使える知識を蓄えるために、記憶をしようと思ったら、使っている場面を想定することです。応用できるか?たとえば、有名な「マズローの欲求5段階説」というものがあります。欲求段階説(よっきゅうだんかいせつ、..

「べき」は「こしたことはない」と言い換える

「こうあるべき」と考える事自体は良いことです。あるべき姿を描き、それに向かって進めていくのは、あらゆるところで勧められる方法です。いわく、・管理職は部下の手本たるべし・与えられた仕事はきちんと成果を出すこと・問題があれば、上司に報告をし、解決策を検討・実施する・指示や指摘は明確で誤解がないようにするべき・一度決めたこと、コミットメントしたことは守るのが当然などなど、本ブログでもそういうことをいっぱい書いてますし..

ダラダラ癖から抜け出すための10の法則:能力以上の成果を出す目標の建て方

「能力以上の成果」を引き出す「目標の立て方」「よい目標」を設定するというのは、簡単なことではない。「よい目標」とは、やる気を起こさせると同時に、その行動の方向づけをしてくれる。そういう目標を設定するためには、次のような条件が守られなければならない。自分自身の目標であること。自分のために設定した目標なら、やり遂げる可能性は大きい。上司や友人、仕事仲間から押しつけられた目標ではダ..

個人業務計画書を作る

おそらく会社では、組織単位で年度初めに部門の活動計画書を出しているのを知っていると思います(零細企業ではやっているところは少ない、とも聞いていますが)。ほとんどの会社では、社長は大きな方向性は決めますが、その方向性に沿うために、それぞれの部門は今年度どのようなことをするのかを部長や管理職が決めて、それを計画書の形で役員に報告していると思います。その部門方針の一部がまた担当者の業務として与えられるわけです。ところが計画書が作られるのは、そういった組織やプロジェク..

朝、早起きして喫茶店出社する

朝、時々出社する前に喫茶店に行くことがあります。週に1〜2回前後。そこで、ゆったりモーニングコーヒーをして、それから会社へ。モーニングコーヒーの効果コーヒーは以前の記事に書いたように、カフェインによる覚醒効果がありますので、寝ぼけているときには効果があります。しかし、家や会社でコーヒーを飲めば、片付けの手間もありますし、美味しいコーヒーを飲もうとすれば、インスタントではなく、豆から挽いたコーヒーが飲みたい所。やっぱりお手軽なのは人に淹れてもらって、それをゆっ..

習慣を改める習慣をつける

多くの仕事は考えなしに突撃すると失敗します。一方で、ある行動は習慣化して、考えずに行動することで、迅速にやれるようになります。習慣の力過去記事でも何度かふれてますが、習慣の力は自動車の運転を考えてみればわかります。教習所に通っていた頃、あるいは免許を取りたての頃は、ミラーを確認してシートベルトを締めてエンジンをかけて::(中略):後方確認をしてブレーキを緩めてアクセルをふかしながらゆっくりクラッ..

「…による」には2つの意味が存在する

論理的な文章を書く際に、気をつけている単語があります。「〜によって」「による」「により」この単語が一つの段落や文節に2つ以上出てきたら、多分読まされる人は苦痛です。意味がわからなくなるから。「によって」を多用してはいけないこの「によって」という単語は結構便利な接続して、因果関係のある事象を結びつけるのに使用します。たとえば「AによってBの問題が発生した」みたいな文章です。ところがこれが多段接続する時があります。「..



posted by 管理人 at 00:00| Comment(0) | TrackBack(0) | 仕事術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
この記事へのコメント
コメントを書く
お名前:

メールアドレス:

ホームページアドレス:

コメント:


この記事へのトラックバック