仕事の基本ルール
■タスクを起票するタイミング
タスクリスト管理をする上で、結構悩ましいのがタスクを起票するタイミング。
なにかのトリガがタスク起票のタイミングになっているようなものがあります。
たとえば、タスクAが終了したらタスクBが開始条件が成立するというようなものです。
タスクAが終了したら、その結果がうまく行っていればタスクBをして、うまく行っていなかったら、タスクCをしようと思っている時、タスクBとCを起票しておくと、Cをやるべきかどうかは後でわからなくなっちゃう場合も少なくありません(私の記憶力がないだけかもしれませんが)。
また、別の事例としては常備品を使い切ったら、その常備品を買うというようなタスクです。
GTDではこういうもののために、「待ち」というタスクグループがあるのですが、ある時気がついたのは、「待ち」のタスクでやらなくてもいいタスクがいくつも残っている、という状態になってました。
■シャンプーを買う
たとえば卑近な例として「シャンプーを買う」というタスクを考えてみます。
「シャンプーを買う」というタスクは、「今使っているシャンプーが無くなりそうになった」というタイミングで発生します。
「無くなりそうになったら」というのに気がつくのは、シャンプーを持ち上げてみないとわかりません。とすると、往々にして気がつくのは、「なくなった時点」という事になり、これでは手遅れです。
お風呂に入っている時に、なくなったのがわかっても、裸で買いに行くわけにも行きません。
また事前に気がついたとしても、「買いに行く」という行為が出来るだけの余裕が必要です。
つまりなくなる前日に気がついても翌日は残業で遅くなってしまえば、お店はもう閉まっています。そうすると、毎週買い物に行くのであれば、少なくとも1週間前には「シャンプーを買う」タスクが生成されていないといけないわけです。
タスク起票は早い方がいいいって、1年後のシャンプーを買うのもどうでしょう？
さらに、気がついた時にタスクリストに追加できるタイミングがあるかどうかも必要です。
頭を洗っていて気がついたとしても、そこでいきなりノートやスマホを取り出してタスク起票、というわけには行きません。お風呂から出てから書こうと思えば、私のようなニワトリアタマでは、3歩歩いた時点でもう忘却の彼方。
■「シャンプーを買う」タスクを起票する
そこで、シャンプーにバッファを設けます。
詰替え用シャンプーを必ずひとつ買っておくようにするわけです。
シャンプーが無くなったら詰替え用シャンプーを取り出して、お風呂のシャンプーの瓶にいれます。
そして詰替え用の空になった入れ物は捨てずに、洗面台に出しておく。
そうすると、もし忘れてしまっていても、洗面台を使うたびに気が付きます。
気がついたところで「シャンプーを買う」タスクを起票したら、ようやく詰替え用パックはお役御免でゴミ箱行きです。
これなら必要なときにはシャンプーはなくなりませんし、タスク起票漏れもなくなります。
さらに、タスクを起票してからあるバッファー期間があるので、次の買い物のタイミングまで待っても大丈夫になります。
■仕事に応用する
ポイントは
・タスクの起票が多少遅れてもいいバッファを用意する
・タスク起票を思い出すトリガを作る
ということです。
仕事でもタスクの起票の仕方の工夫をしてみると、確実に起票できるタスク起票ルールが作れそうですね。
