2014年07月10日

マニュアルを作る




あなたの手元には、あなたの仕事のやり方を書いた資料はどれだけあるでしょうか?

これ意外に持ってない人が多いんですよ。

毎日あれだけ仕事をしているのに、どうやって仕事をしているのか、何も書いてない。
つまり、あなたの頭のなかにだけあるわけですね。

■仕事を効率化する最良の方法

以前の記事でも何度か書いてますが

 仕事の効率化の最良の方法は他人にやらせること

です。あたり前ですね。自分は何もしなくても結果が出てくるのですから。

でも、どうやってやっているのか表現できないものを他人にやってもらうことはできません。できたとしてもあなたの期待する品質は出せないでしょう。だってあなたより詳しい人はいないんだから。

他人に理解できるようにするためには、言葉にするか文字にするかの2通りしかありません。
もちろん、その後にトレーニングも必要ですが、最初にするべきは、

 仕事のやり方を言語化する

ことです。

■今日やった仕事のコツは何でしたか?

それほど難しいことではなく、今日(今)やった仕事のコツを書き残しておくことです。
もしそれが言葉にならないのであれば、とにかくやった手順を書き出しておいてください。

次回同じような仕事が来た時に、それを見なおせばいいです。

それを日誌でもライフログでもいいので、

 業務名称
 タグ名称
 手順
 注意点・コツ

これだけの項目を1件一様(1ファイル)で書きだしておいてください。

「タグ名称」というのが分かり難いかと思いますが、これは後でシソーラス検索をする時の辞書になります。

たとえば、「役員との会議を開催する」という仕事があったとすると、

 役員,社長,会議,ミーティング,打ち合わせ,打合

みたいに思いつく関連キーワードをどんどん書いておくんです。そうするとあとでGrepで検索した時に、ヒットしやすくなります。
次に同じような仕事が発生した時に、思いついた単語が「打ち合わせ」だったとしても、このファイルにヒットさせられます。
※これには、Webでシソーラス検索をしてみると簡単に出てきます。
※   会議 同義語
※でWeb検索するだけ。


■改定する

次に仕事をした時には、キーワードで検索してみて、あればそれを修正、なければ新しいファイルを作ればいいです。一生懸命探したりすると手間になるので、検索ツールでヒットしなければさっさと新しいファイルを作って書いてしまったほうが面倒がありません。

改定し続けていると、いざ人に説明しようとした時に、「この資料見ておいて。後で説明するから」と元ネタになってくれます。

元ネタ程度で構いません。現時点はあなただけがわかればいいものですから。
必要があった時に、ちゃんと書き直しましょう。


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