仕事の基本ルール
本日は私が使っているミーティング(打ち合わせ)で使うチェックリストを公開します。
■チェックリストは必須
だいたい、「自分は仕事ができる」と勘違いしている人や、「仕事ができるようになりたい」と思っている人はチェックリストというものを使いません。
全部頭のなかにある
と思っているか、何をチェック(事前準備)するべきかがわかってません。
ミーティングが必要だとおもったからミーティングを開催するのであって、人が何を言うか、どういう結論になるかはやってみないとわからない、程度にしか思っていないようです。
自分の部下にもそういう人がいるのですが、このたぐいの人に「チェックリストを使いなさい」と言っても絶対にやりませんね。なぜチェックリストを使わないといけないのかわかりませんから。
で、そういう人は大体ミーティングの進行が下手です。ヘタというよりもガイドラインがないから時間通りに終わらせたり、結論を出したりできないんですよ。
また、そういう人に限って、「ミーティングが長い」「ムダなミーティングが多い」とか言うんだから困りもの…
ちゃんと事前準備していれば、ほとんどの打ち合わせは30分以内で終われます。
■チェックリストは2つあればいい
ミーティングチェックリストには2つあります。
・事前ミーティングチェックリスト
・事後ミーティングチェックリスト
です。
以下はテキストで書いてますが、いつもはEXCELに書き出してます。
また、( )のカッコ内は書き込み用のスペースです。
■事前ミーティングチェックリスト
□ミーティング表題はなにか(表題： )
□出席者で必須の人はだれか
出席者：
□出席者の出席意思表明は確認したか
□出席者に目的・ゴールを連絡したか
□場所・時間を決めたか
場所：
時間：
□目的はなにか
目的：( )
例：×××について合意すること
×××の対策を決めること
□ゴール(結論)はなにか
結論：( )
例：×××について実施計画をつくる日程合意
×××の対策アクションと期限が決まっていること
□ミーティングで使う資料は用意したか
□ミーティングで使う資料は配布したか
□議事進行計画
背景説明：(時間 分)
議事進行計画説明：(時間 １分)
テーマ：( 分)( )
テーマ：( 分)( )
テーマ：( 分)( )
まとめ：( 分)( )
□発生しうるアクション(宿題事項)と担当者は誰か
担当 期限 内容
宿題①：( )( )( )
宿題②：( )( )( )
宿題③：( )( )( )
宿題④：( )( )( )
□担当者が出席者でない場合、担当者が認識していること
□議事録は誰が記録するか。依頼済みか。
担当：( )
■事後ミーティングチェックリスト
□議事録を作成したか
□決定事項(結論)が独立してわかるように記載されているか
□宿題の担当者・詳細・期限が明記されているか
□宿題の結果は受け取ったかチェック
担当 期限 内容
□宿題①：( )( )( )
□宿題②：( )( )( )
□宿題③：( )( )( )
□宿題④：( )( )( )
□議事録を配布したか
□出席者
□関係者(出席しなかった人)
□責任者
□次回ミーティングは必要か
□必要なら計画を作ったか
――――以下個人的チェック――――
□時間計画通りに進められたか
計画通りに行かなかったとしたら、その原因と対策
原因：( )
対策：( )
□予測した議事との違いはあるか
違いがあればその原因
原因：( )
■チェックリストを必須にする
このチェックリストはごくごく基本的なものです。
それぞれの意味は、おそらくこの記事を読んでいる方にはほぼ明確だと思いますので、特段説明はしませんが、きちんと説明すれば本が１冊かけるくらいはありそうですかね？
もしあなたが仕事のプロでありたいのであれば、チェックリストは必須です。
所詮人間は抜け漏れを発生させるものですので。それはロケットを飛ばすのにも、ちょっと外出するにも必須なものだと認識しています。
以下の本によると、手術などでチェックリストを使うようになった場合、医療ミスが激減したそうです。
あなたはなぜチェックリストを使わないのか
著者：アトゥール・ガワンデ
また、このチェックリストは以下の本に書いてあったことをベースにして、管理人が勝手に改変したものです。
■参考図書 『先読み力で人を動かす』
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●本書を引用した記事
相手の評価を上げる
会議の予定は多めに入れる
たたき台を作ると成長できる
ミーティングチェックリスト
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頭のいい段取りの技術
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非常識な本質――ヒト・モノ・カネ・時間がなくても最高の結果を創り出せる
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