仕事の基本ルール
■3つのムダを削る
仕事を効率化するためには、3つのムダを削ればいいです。。
・ムダな仕事
・仕事のムダ
・仕事ではないムダ
「ムダな仕事」「仕事のムダ」とは単に言葉をひっくり返しただけですが、意味合いは全く違いますね。
「ムダな仕事」とは、それを完成させたからといって会社や部門の利益(お金だけではありませんよ)に何ら変化を与えない仕事です。
「仕事のムダ」とは、その仕事の完成に対して何ら効果が無い、または悪影響がある作業です。
以前の私がそうだったのですが、「仕事ではないムダ時間」を削ることは一生懸命になっていたのですが、最初の2つ「ムダな仕事」「仕事のムダ」には意外と無頓着でした。
「仕事ではないムダ」は自分自身が仕事をしてないという自覚があるため、これを減らすためにタスクリストを作り、空き時間があればそのタスクリストの上から順に処理するようにして、手を付けていない時間を極力減らすようにします。
しかし、何かの作業をしている時には、「自分は一生懸命に仕事をしている」と思っているため、それがムダであるという認識がありません。
だからそれを削減しようとは全く思わないわけです。
■仕事を総点検する
その作業をしている時点は、その作業が必要だと思うからやってます。必要ないと思っている作業はしませんよね。
ところがあとで振り返ってみると、その作業結果が全く仕事の成果に生かされていないようなものが少なくないんですよ。
これをどうやって見つけるかなのですが、
仕事が終わったあとにチェック済みのタスクリストを点検する
とできるようになります。
一般にタスクリストは、仕事が発生した時にその仕事を成し遂げるために必要と思った項目リストです。
つまり未来のために作るものです。
過去の私もそうだったのですが、この「タスクリスト」を使い捨てにしている人が結構多いような気がします。
もちろん、繰り返し発生するようなタスクリストは再利用を意識している人が多いと思いますが、使ったあとのタスクリストをチェックしている人は少数化かと。
これがもったいない。
・この仕事をする上で、どんなタスクが必要だと思ったのか？
・実際にやってみて過不足はあったか？
・そのタスクは実際にどれだけ時間がかかる予定だったか？
・実際に掛かった時間はどれだけだったか？
・そのタスクは仕事の完成にどれだけ効果があるか？
・そのタスクは仕事の完成にどれだけ効果があったか？
これを見なおさないと、次から作るタスクは精度が上がりません。
要はちゃんと反省することですよ。
それが次の糧になります。
■効果のあるタスク、ないタスク
最後の設問、「実行したタスクは仕事の完成にどれだけ効果があったか？」が今日のキーワード。
効果は100点満点で測ります。仕事全体を100とした時に、そのタスクはどれだけポイントがあるかを数字で書き出します。
これが「仕事のムダ」です。効果ゼロ判定はそうそうないかもしれませんが、効果の低いタスクがありましたよね。
このタスクをトヨタ式カイゼンで見なおしてみます。
・「やめる」ことはできないか？
・他のタスクに「かえる」ことができないか？
同時にやれるようにするとか、別のやり方はないか、など
・「減らす」ことはできないか。
そのタスクの所用時間を減らせないか
を考えてみることです。
私の場合、EXCELで作業レベルのタスクを管理しているので、結果のところに3つ欄を設け、所要時間、効果と獲得価値(所要時間×効果)を記録してます。
だいたい半年に1回、この結果でソートしてみて、どんな「ムダな作業」＝「仕事のムダ」があったのかを抽出してカイゼンしてます。
