■議事録は当日中に出すことをルール化する
会議を主催したり、会議の書記係をやったりした時に、議事録をいつ作成していますか？
私は自分の場合は必ず通常の会議なら会議終了直後に、重要な会議でも当日中(夕方〜夜の会議は翌日の朝)には出すようにしてます。また、部下が議事録を作成するときには、「当日中に出すように」と必ず指示してまして、部下指導の重要な評価指標にしてます。
■議事録は議事と同時進行で作る
よくあるのは、会議の主催者が議事録を作成する場合。
この場合、会議中に議事録を取りながら議事進行をすることになります。
これはすごく難しいです。
議事に沿った話をしながら、ファシリテーションをし、さらに参加者の発言を記録する、一人三役をこなさないといけないですが、大概の場合議事を書いている時には思考がそちら側に引っ張られてしまうため、口は閉じてしまいます。
なので、「話す」→「記録する」→「聞く」→「記録する」とやると予定の2倍位の時間がかかってしまいます。
これはすごく非効率です。
したがって、議事録は先に作っておける場合には議長一人でもいいです(進捗ミーティングなどです)が、それ以外の時には「必ず書記を決めてから会議を始める」のをルールにしてます(守れない場合も少なくありませんが)。
つまり、議事録は
打ち合わせをした瞬間に作成できているのを目標にしています。
ヘルマン・エビングハウスの忘却曲線はご存じの方が多いと思います。
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記憶と忘却(忘れるという意味)時間の関係を理解するには、まず、「エビングハウスの忘却曲線」という、超有名な実験結果を知る必要があります。
ドイツの心理学者、ヘルマン・エビングハウスは、意味のない３つのアルファベットの羅列(られつ)を、被験者にたくさん覚えさせて、その記憶がどれくらいのスピードで忘れられていくかを実験し、調べました。その結果を、グラフ化したのが「エビングハウスの忘却曲線」です。
この実験から、２０分後に４２％、１時間後に５６％、１日後に７４％、１週間後７７％、１ケ月後７９％が忘れてしまうという結果が出ました。
この結果からわかったことは、
１、記憶は、覚えた直後に、どっと(半分近く)忘れてしまう。
２、残った記憶は、ゆっくり忘れていき、長く保持される。
エビングハウスの忘却曲線
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これからも分かる通り、議事録作成をするときには、
・その場で着手し ・すぐに提出をすれば、時間と労力が省けますし、「デキる人」と見られやすくなります。
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