2014年11月21日

良い資料作成術:パターンを憶える




メールにしても、資料にしても、ちょっとした一工夫で、見やすくなったり、作成の時間が大幅に短縮されたりします。

思考フレームワークなどもこのパターンのイチ種類ですね。

仕事がデキる人がたくさん持っていると言われる「引き出し」という言葉がありますね。

メールや資料の作成でも、この「引き出しの多さ」が、その良否、ひいてはあなたを1目おかせる存在へと引き上げてくれます。

過去記事でもいくつか紹介してますし、大小様々な「良いパターン」「いいフレームワーク」はありますので、是非関連記事を探して見てください。




■パターンの発見方法


いろいろな書類を見ていて

 ・読みやすい
 ・理解しやすい
 ・わかりやすい

などの好印象をもつ資料を作れるようになるには、その資料そのものを見るのではなく、

 「どういう工夫がされているのか」

を見るようにすると素早くパターンが見つかります。

これをたくさん記憶することで、あなたの引き出しの数が増えていきます。

たとえば、

 ・目立たせたいところは文字を大きくして赤字にする
 ・ビジネス文書は、起承転結ではなく、逆ピラミッドで書く

などなど。

プレゼン資料であれば、1ページ1メッセージ。文字は30ポイント。

もうひとつは、「良い資料の作り方」の本を探すことです。

こういう本には、上記のようなわかりやすくするコツが多く書かれています。




■練習する


ただし、知識として持っているだけでは、役に立ちません。

やってみるとわかりますが、デキないんですよ。
水泳を覚えるのに、水泳のルールブックを読んでも泳げるようにはなりません。実際にプールでジタバタしてみないとわからないんですね。

だから、「こういうパターンでつくといい」と書いてあったり、「この資料うまいな」と思ったら、自分の事例や別の事例を使って実際に作ってみることです。

繰り返しやって、無意識にできるようになれば、あなたの引き出しは増えてます。

最後はやっぱり「Practice makes perfect」ですね。



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