山のように送られてくるメール。ちょっと気を抜くと、受信トレイには未読の山…
■メールの最適な処置は削除と返信とアーカイブ
受信したメールを
処理済としていい場合は大別して2つだけです。
・必要な情報を抜き取って、もう不要になること ・投げかけられた質問や依頼事項などに答えてしまうことこの状態にしてしまえば、そのメールはもうなくても構いません。
もちろん、タスクの実行結果としてのデータベースの役割は残っているので、ゴミ箱行きにはなりませんが、すでに「生きているメール」ではなく、ログとしての意味しか持たなくなっているはず。
つまり、メールの受信に対してするべきアクションとしては
・もう2度と参照することがないと思う ⇒ 削除する ・プロジェクトのログにしておく ⇒ アーカイブする ・なにかの返事が必要 ⇒ 返信するこの3パターンしかない事になります。
メール処理が遅い人は、さらにもう一つのアクションがあります。
・あとでもう一度じっくり考えようとする ⇒ 読むだけで何もしないこれがメール処理に時間が掛かる原因です。
■即座に返信する
一時期、メールの返信までの時間を測定して、改善しようとしていた頃がありました。
その時に作ったルールがこれ。
メールは30秒以内に返信せよ！メールを開いたら、30秒以内に
・削除する ・アーカイブする ・返信するを決めて、その措置を終了させる、ということです。
返信を書こうとして30秒は短いですよ。
せいぜい40〜50文字を書くのが限界です。
何かの依頼メールだったとすれば、
「了解しました。○○月○○日までに再度ご連絡します」
と書いて、送信(ALT+S)を押すくらいしかできません。
「え〜っと、今日は何日だっけ…？ あ、10日だから、明後日までには12日か…」
などと考えていたら、もう時間切れです。
なので、Google IMEはすごく便利でした。「あさって」と入力すると、明後日の日付に変換してくれるので。予測変換も超便利。
さらに別記事で書いたように、
・日本語入力で「りょう」と入力すれば「了解しました。」と変換できるように辞書を教育 例： りょう → 了解しました。
ほい → 会議室○○ 時間：○○〜○○
てん → 転送します。ご参考まで。
よろ → よろしくお願いします。
あで → 後ほどお電話します。
あへ → 後ほど確認してご連絡します。
おせ → お世話になります。○○会社○○です。(○○は私の名前・会社名)
・ALT+SHIFT+1,2,3,4のようにキー入力だけで、必要なフォルダに振り分けられるようにした ・返信用のテンプレートを用意 ・「○○さん。(私の名前)です」などの定型文を自動挿入にした ・引用はしなくした ・返信・送信ボタンなどのアクションもCTRL+??などのキーで処理できるようにしたなどなどいろいろやって、文章をなるべく長く入力できるような工夫を続けました。
さすがにこれは辛くて、半年ほどでやめてしまいましたが、そのおかげでメールの返信がめちゃめちゃ早くなりました。
こういう無理なストレッチもやってみるもんですね。
どのくらい効果があったかというと、
1日のメールを読んでいる時間が4時間から1時間弱になったメールの量は殆ど変わってません。若干増えたくらいです。
いまでも、時々「今週は30秒週間」と銘打って高速返信のストレッチをやってます。
■すぐに返信してはいけないメール
ただし、例外があります。
1日以上寝かせてから返信するメールも必要です。それは
マイナスの感情を持った時です。
メールを読んで「カチン」ときたり、「ムッ」としたりした時には、どうしても言葉が荒くなったり、ツッケンドンな返事になりがちです。
メールは恐ろしくて、こういった感情が増幅されてやりとりされる危険があります。
したがって、メールを読んで「ちょっとマイナス感情を持った」と感じたら、それは返信だけ書いて(あるいは書かずに)、草稿ボックスに入れておきます。翌日になって冷静になってから送信するようにしてます。
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