仕事の基本ルール
「報連相がなってない！」
よく上司に言われるセリフですね。
「そんなこと言われたって、あんた席にもいないし、メールにも反応しないじゃん…」
といいたいところですが、上司はあくまでも上司なので「すみません…」ということになります。
※ツワモノは、「メール出しましたよ！」と反応するのでしょうが…。
■報連相の7パターン
いわゆる「報連相」やコミュニケーションの手段は、今でしたらだいたい以下の様なパターンがあります。
★――――――――――――――――――――――――――相談や報告にはいろいろな方法がありますが、主に次の方法を使っているのではないでしようか？
・直接話しかける
上司が席に座りていてくれるなら、これが最も有効です。しかし問題は、話しかけるタイミングです。
・携帯に電話をする
上司が外出中に相談したいときには最適な方法です。しか L 、相手の状況が見えないため、忙しいときには着信そのものを無視される恐れもあります。また、細かな資料を見てほしいときには不向きです。
・パソコンにメールを送る
相手の状況に関係なく相談できるという意味で、最も汎用性が高いやり方です。しかも、記録に残すことがでさます。しかし、メールを数多く受け取る上司の場合、他のメールに埋もれてしまう可能性があります。また、いつ見てくれるかわからないため、いつ返事がもらえるかもわかりません。
・携帯／スマホにメールを送る
携帯電話とパソコンメールの中間のツールです。即時性があり、かっ相手の状況にかかわらず、いつでも送れるのがメリットです。
ただし、あまり長いメールを送ることはできず、添刊資料が活用しづらいなどの問題があります。
・待ち伏せ
忙しくて席に座っていない上司の場合、このような奇襲作戦もあります。たとえば、出ているはずの会議室の外で待ったり、あるいは外出の途中までついて行ったりします。ただし、これは頻繁には使えないため、ここぞというとさの秘策です。
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最近だと、SNSみたいな手段もありますね。仕事で使うのを会社で許可していればですが。
いずれの方法にも一長一短あり、どれかひとつをやればいいというものではありません。
さらに臨機応変、その時の報告事項の重要度とその緊急性で使い分ける必要があります。
特に最近はメールなどの電子的な手段にでる部下が多いのですが、別の記事でも書いたように、返事が「はい」「いいえ」とかの一言で終わらないようなものは、口頭で報告したほうがいいと考えてます。
おそらく上司は、その問題について何らかの質問をしたいでしょうし、コメントが必要な場合も少なくありません。
上司からはメールで支持があったとしても、なるべく口頭(電話を含む)の報告がまずあって、その補助として他の手段を使うのが、部下としての基本スタンスだと思います。
また、上司から何かの調査を依頼されることもあると思います。
「○○君、×××の件について、△△△に確認してくれ」
みたいな指示があったとすると、上司はいつまでに結果報告を望んでいるでしょうか？
大抵の場合は、すぐに貰いたいと思っている場合が少なくありません。
それに対して部下が、メールで問い合わせをしたり、最悪翌日回しにしたりすれば、上司から「今頃…」と思われかねません。
なにか調べるように指示があって、それが大して難しい問題でない時には、1時間以内には報告するようにすると上司の心証を良くすることができます。
つまり、すぐに電話をして結果をもらい、それをすぐに上司のところに報告に行くことです。もし上司が不在の場合は机の上にメモをおいて置くのが、「デキるやつ」と思われるコツです。
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