チームやプロジェクトの進捗ミーティングなどで、いい意味で主役になっている人っていますよね。
ようするに、進捗状況のキーを握っている人で、毎週定例でやってもその人の報告事項が多い人です。
傍目(はため)に見ても仕事量はかなり多そうなのに、そういう人に限ってメールのレスポンスは早いし、ほぼ間違いなく期限通りに仕上げるんですよ。
まぁ、逆に言えばそういう人だからキーになる仕事を任されているとも言えるのでしょうけど。
■仕事が出来る人に見せる行動ルール
そういう人が一体どうやって仕事を進めているかというと、意識しているのか、無意識なのかは別としてGTDの3分間ルールを守って仕事をしてます。
3分間ルールとは
短時間でやれることは、作業が発生した時点でやってしまうこと。
べつに3分に限るものではないですけど、いつでもこの条件を即座に判断してます。
・今すぐ開始出来るか(やっていい条件は揃っているか) ・手短に終われるか(やることが具体的で明確か)この2つです。
たとえば、「○○さんに電話をしてアポイントをとる」という作業は、
・いつ、どのくらいの長さの予定ならいいのか ・どの様な話なのかが決まっていれば、あとは電話をするだけです。
これを後回しにするからタイミングをのがしたり、上司から「電話してくれたのか？」と言われてから、「す、すみません…」とかいう話になったりするんです。
■すぐにやる習慣
よくビジネス書などに
仕事には重要度・緊急度から優先順位をつけなさいと書いてあって、結構気にしている人を見かけます。
とくに経験の少ない若い人に多いですが、これを杓子定規にやろうとしているんですね。
そうすると、アクションリスト(タスクリスト)に「○○さんに電話する」みたいなタスクリストを書くんですよ。
それ、
本末転倒ですから。
会議中であっても、「○○さんと打ち合わせが必要だね」になったら、その場で電話するか、共有のスケジューラを開いて、とっとと打ち合わせ計画を決めてしまえば、あとで余計ない仕事をしなくて済みます。もしあなたが議長(議事進行役)でなければ、議事を進めておいてもらえれば、それで宿題のひとつは消えてしまいますし、もし議長だったとしても1〜2分待ってもらえれば完了します。
それをやるようになるだけで、仕事の処理能力は格段に上がりますよ。
ただし、1度や2度これをやるだけでは何も変わりません。すごく小さなことですので。
これが
習慣になってはじめて「仕事が出来る人」に変われます。
◆このテーマのおすすめ図書
■同じテーマの記事
今週は、『ゼロ秒思考 頭がよくなる世界一シンプルなトレーニング』という本をご紹介しています。ゼロ秒思考とは、あるテーマについて、即座に必要なことを考えることが出来るような事ができるようなトレーニングを「メモ書き」でしよう、という本。マッキンゼーで長期間活躍した筆者が、「誰でも、確実に頭が良くなる方法がある」として開発し、広めているやり方。場所も、時間も取らない。わずか1分のメモ書きを繰り返して、・考えていることを明確にすること..
今週は、『ゼロ秒思考 頭がよくなる世界一シンプルなトレーニング』という本をご紹介します。ゼロ秒思考とは、あるテーマについて、即座に必要なことを考えることが出来るような事ができるようなトレーニングを「メモ書き」でしよう、という本。マッキンゼーで長期間活躍した筆者が、「誰でも、確実に頭が良くなる方法がある」として開発し、広めているやり方。場所も、時間も取らない。わずか1分のメモ書きを繰り返して、・考えていることを明確にすること・..
人に見せる文章を作るというのは、ほとんどのビジネスマンにとって必要な能力なのですが、その能力を磨くためのトレーニングや勉強というのを継続的にやってみえる方はどのくらい見えるのでしょうか？本日は、この「日本語の表現力を磨きましょう」というお話。表現力を鍛える方法相手の機嫌を損ねたらどうしようとか、言い争いになりそうでとても伝えられないと思っていたことをスムーズに伝えられるよう..
仕事をしていれば、何かしらのミスは起きます。一番落ち込むのは、同じようなミスを連発してしまったときですね。「あ〜、もう！オレのバカ！」ってがっくり来ます。たとえば、メールの宛先を「杉山さん」に送るつもりが、「杉本さん」に送ってしまった。「やばい！」と思って送り直したら、今度は「杉木さん」に送ってしまったとか。こういうのがあると、本当に「イラッ」とします。キーボードに八つ当たりしたくなる(実際、してたりしますが)。..
初対面の人といきなり話し始めて話が弾む人っていますよね。人見知りで口べたな私からみると羨ましい限り。最初の話題の選択肢なにが難しいって、最初の話題がもっとも難しいです。たとえば異業種交流会などのオフ会で、全く初対面の人と食事を一緒にするハメになると、もうひたすらビールを飲んでる。ただひたすら沈黙と食器の音だけ…。ところが同じ席に、話の上手い人がいると全然違います。いきなりサッカーの話題で盛り上がったり、会社の雰囲気の話になった..
業界人に見えないように頭をリフレッシュして生きる業界人に見えない人の特徴は、まだ入社間もないか、相当仕事ができる人のはずだ。業界の枠に閉じこもっていないという点で共通している。私のコンサル時代にもこれはそのまま当てはまり、飛び抜けて優秀なコンサルタントは決まってコンサルタントらしくなかったものだ。絶対に利口ぶらないし、プライベートでは理屈っぽくないし、自分からわざわざ経歴をひけら..
報告の簡潔さと詳しさを両立させる方法上司やリーダーに何かを報告するときに、だらだらと結論に向かって喋っていると、たいてい聞いている人はイライラします。「結局何がいいたんだ？」そうすると、聞いている側も人間なので、ちょっと悪い感情を持ってしまい、なかなかニュートラルなコメントを返すのが難しくなります。上司やプロジェクトリーダーに報告するときに、簡潔さと詳しさを両立させる方法があります。逆ピラミッド法というやつです。名前はどう..
会社でよくプレゼンをする機会があります。ウチワのプレゼンなら原稿は用意せずに PowerPoint の資料だけ用意して、そこに書いてあるキーワードや図の説明をしながらプレゼンをします。ちょっと大きなプレゼンだと、事前に原稿をつくり、原稿を読みながら練習をします。が、本番のときには原稿は持っていかないことにしています。プレゼンで原稿を読んではいけない原稿の丸読みは相手にとって退屈なだけ..
まあ、年上の部下の使い方もひとつの難しいテーマですが、ここでは年下の上司のへの接し方に絞って、私なりの対応方法についてご紹介します。実際、子供の頃は年上の人には無条件に敬意を持って接するようにしつけられることが多いです。たとえば、学校などでは、上級生というだけで、下級生に対しては多少ぞんざいな言葉遣いをしても許されました。その逆はたいていは「おまえ生意気」などときつく咎められます。そういう雰囲気で育ちながら、会社に入ると、年齢に..
有給休暇はサラリーマンの権利です。最近はウチの会社では部門ごとに有給休暇消化率を調査されて、消化率が悪いと人事から「おしかり」を受けることも。仕方がないので、年間の有給休暇予定を Excel で書き込んでもらって計画的に休むような管理をしたりしています。本日は、病気・事故などの緊急時ではない有給休暇の取り方について、ちょっと考えてみたいと思います。悪い有給休暇のとり方有給休暇を取れない理由としてよくあげられるのが・仕事が忙しい・タイミングがとれない(欠席できない..
仕事の基本ルール
