2014年12月17日

問題が起きたらまず報告




何か問題が起きたら、その問題の大小にかかわらず、必ず上司またはリーダーに報告するべきです。自分だけで解決できると判断できる場合であってもです。

「大小にかかわらず」と書いたのは、問題発生時点では問題がどこまで広がるのか、あるいはどの様な関係性があるのかが判断できないことが多いからです。





■問題報告は迅速が命、とはいえど…


問題報告は、スピードが命なのですが、「こういう問題が置きました。どうしましょう」では怒られるだけです。自分なりのアクションアイテムを決めておきましょう。

アクションアイテムは、解決策である必要はありません。「××についてこれから調べます」とか、「詳細を問い合わせます」「これから現場に行きます」なんでもいいです。せめて2つくらいのアクションアイテムを出してから行きましょう。

それほど難しいことではありません。

 「この問題を解決するのに自分は何が出来るだろうか」

を考えれば、おそらく問題を発見した当人であればすぐにわかると思います。

それを持って、上司またはリーダーに報告に行き、「自分はこれから××しようと思いますが、何かご指示があればお願いします」とお願いします。




■他人を巻き込むため


普通のビジネスマンであれば、おそらく多くの問題は、問題を発見した人が解決できるような問題が多いと思います。それでも、問題が起きた時には上司に報告が必要です。

これによって、上司からの信頼が得られるからです。

 「あいつは何かあれば報告してくる」

と思っていれば、「何も行ってこないところから見ると順調なんだ」と安心できます。
逆に、もう自分一人の手に負えない状態になってから「どうしましょう」と言われたら、上司としても「バカヤロー!」の一言くらい言いたくなります。

最悪なのは、それでも上司に報告せずに、よその部門からその上司に「××が解決せずに困ってるんだけど」と言われること。自分が何も知らなかったことから面目は丸つぶれです。

そうならないように、上司にはきちんと報告しておくべきです。

また、上司が緊急度を判断すれば、担当一人ではなく、動ける人を総動員するというアクションも取りやすくなります。その時に、自分から同僚に「ちょっと助けて」というのではなく、上司から「緊急事態だから、アイツをフォローしろ」と言ってもらったほうが動きやすくなります。

■できたら依頼事項も報告する


「自分のアクションアイテムをくっつけて報告するべき」と書きましたが、もし可能なら「××をやって欲しい」とかの依頼事項をくっつけて持って行くと上司から他の担当者に指示が出しやすくなります。上司がこういうこと(緊急事態)になれた人なら、

 直ぐに人を集めて
 アクションアイテムを決めて
 担当を振る

なんてことはすぐにやってくれますが、動きの悪上司だとこれが期待できません。
その時には、

 「××のアクションアイテムがあるのですが、まず○○が優先だと思いますので、自分はこちらをやります。××は▲▲さんにお願いしたいのですがダメですか?」

とお願いしてみましょう。

上司があなたの報告を聞いて、今やっている仕事を止めてでも対応するべきと判断すれば、すぐに「▲▲さん、ちょっと助けてやってくれ」と声をかけてくれると思います。

■トラブルは一人で抱えてはいけない


問題・トラブルが発生したら、まずやらないといけないのは事実確認ですが、事実確認の途中でもいいので、最速・最優先でするべきは上司に報告して関係者を巻き込むことです。

すぐに解決できれば、報告しなくても大丈夫なのですが、もし鎮火に失敗したり、手間取ったりして他人に知られるハメになるとあなたの評価は大きく下がります。報告したとしても評価が下がることは基本的にはないんですよ(同じ失敗を繰り返していない限り)。

報告しないことによるリスクのほうが報告するリスクよりも大きいということを肝に銘じておきましょう。





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