2014年12月19日

良い資料作成術:資料は一貫性が大切

いわゆる「ホワイトカラー」の仕事の多くは資料を作ることに費やされてます。

 仕事とは書類を作ることとみたり

メールを書くにしても、ドキュメントを作るにしても、プレゼン資料を作るにしても、ひたすら考えたことを文章やプログラムにしていく作業です。

■変数名を間違えると正しく動作しない


プログラミングをやったことがある人はわかるでしょうが、プログラムというのは、大別して、アルゴリズム(処理)と変数・定数から成り立ってます。

変数や定数には名前をつけるのですが、たとえば

  sProcess_data_id

なんていう変数があったとして、これを別の場所で参照しようとして

  sProces_data_id

なんて書き間違えると(違いがわかります?)、プログラムは正しく動作しません。

プログラムにとってはあたり前のことなのですが、文章などを書いていると、このあたり前のことができない。

■信頼できる文章の第一歩は、一貫性


文章を書くときに、注意しないといけないのは、この一貫性

論旨の一貫性もさることながら、言葉の一貫性がないと一気に信頼度は落ちます。

 A地区の店舗では、若年女子に訴えるため手書きのポップを多用している。
 一方で、B地区のショップでは商圏がサラリーマン主体になり、入り口に雑誌をおいている。

この例文は2つの問題点があります。

ひとつは、A地区は「店舗」と表現していながら、B地区は「ショップ」と表現しています。
もうひとつは、「〜〜のため」と書いておき、B地区は、「サラリーマン主体になり〜」のように表現の仕方を変えています。

これが意図を持ってやっているのであればまだしも、意味なく単語や構文を変えてしまうと読み手の混乱をまねきます。

これでは、その文章の信頼性は大きく下がります。
これがプログラムであれば、コーディングチェッカなどがあって、一貫性を評価してくれますが、自然言語では、そういう便利なものはないので、そのまますり抜けて行くことになります。
本人は同じ意味で使っているつもりでも、読み手からすれば、「どうして?」となってしまうわけです。

■表記を統一する


たとえば、極端な話、日付表記で

 年/月/日

で書いてみたり

 日/月/年

で書いてみたりすれば、読むのにすごく苦労します。

すべての文章について必ず同じ「表記のルール」を使わなければならないということではありませんが、少なくともひとつの書類・メールの中では統一した表記が必要です。


■構文を統一する


たとえば、同じ文章の中に

 「です・ます」調
 「である」調

が混在しても読みにくいことこの上ないです。

何かの引用の場合は「である」を使うなどのルールがあればまだいいですが、これが

★――――――――――――――――――――――――――
本記事は、○○○に関するものである。
本記事における表記は◆◆◆に準拠して記載します。
――――――――――――――――――――――――――★


みたいに書かれると違和感ありまくりですよね。

これには、

 ・「自分のルール」を決めておき、必ずそれに従って書くようにする
 ・一度使った名詞は、クリップボードに保存しておき、クリップボードから貼り付けて使用するようにする
 ・自動補完ツールを使う

とミスが少なくなります。



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