仕事の基本ルール
仕事とは書類を作ることとみたり
メールを書くにしても、ドキュメントを作るにしても、プレゼン資料を作るにしても、ひたすら考えたことを文章やプログラムにしていく作業です。
■変数名を間違えると正しく動作しない
プログラミングをやったことがある人はわかるでしょうが、プログラムというのは、大別して、アルゴリズム(処理)と変数・定数から成り立ってます。
変数や定数には名前をつけるのですが、たとえば
sProcess_data_id
なんていう変数があったとして、これを別の場所で参照しようとして
sProces_data_id
なんて書き間違えると(違いがわかります？)、プログラムは正しく動作しません。
プログラムにとってはあたり前のことなのですが、文章などを書いていると、このあたり前のことができない。
■信頼できる文章の第一歩は、一貫性
文章を書くときに、注意しないといけないのは、この一貫性。
論旨の一貫性もさることながら、言葉の一貫性がないと一気に信頼度は落ちます。
A地区の店舗では、若年女子に訴えるため手書きのポップを多用している。
一方で、B地区のショップでは商圏がサラリーマン主体になり、入り口に雑誌をおいている。
この例文は2つの問題点があります。
ひとつは、A地区は「店舗」と表現していながら、B地区は「ショップ」と表現しています。
もうひとつは、「〜〜のため」と書いておき、B地区は、「サラリーマン主体になり〜」のように表現の仕方を変えています。
これが意図を持ってやっているのであればまだしも、意味なく単語や構文を変えてしまうと読み手の混乱をまねきます。
これでは、その文章の信頼性は大きく下がります。
これがプログラムであれば、コーディングチェッカなどがあって、一貫性を評価してくれますが、自然言語では、そういう便利なものはないので、そのまますり抜けて行くことになります。
本人は同じ意味で使っているつもりでも、読み手からすれば、「どうして？」となってしまうわけです。
■表記を統一する
たとえば、極端な話、日付表記で
年／月／日
で書いてみたり
日／月／年
で書いてみたりすれば、読むのにすごく苦労します。
すべての文章について必ず同じ「表記のルール」を使わなければならないということではありませんが、少なくともひとつの書類・メールの中では統一した表記が必要です。
■構文を統一する
たとえば、同じ文章の中に
「です・ます」調
「である」調
が混在しても読みにくいことこの上ないです。
何かの引用の場合は「である」を使うなどのルールがあればまだいいですが、これが
★――――――――――――――――――――――――――
本記事は、○○○に関するものである。
本記事における表記は◆◆◆に準拠して記載します。
――――――――――――――――――――――――――★
みたいに書かれると違和感ありまくりですよね。
これには、
・「自分のルール」を決めておき、必ずそれに従って書くようにする
・一度使った名詞は、クリップボードに保存しておき、クリップボードから貼り付けて使用するようにする
・自動補完ツールを使う
とミスが少なくなります。
