「じゃ、本日は時間ですので、ここまでということで…」
ウチの会社でもよくこういう終わり方をする会議があります。
何が決まったんだ？と思うようなこともしばしば。
■会議の成果
会議の目的にもよりますが、大抵の場合は、会議は開催することに意味はありません。その後に参加者または参加者の部下や同僚が何かのアクションを起こさなければ会社の成果にはつながりません。
これはよく言われる「会議の目的を明らかにする」ことが大切なのですが、もう一つ大切なのは、その会議の最初に合意した会議の目的が達成されたかを確認することです。もし、それが達成されていないのであれば、会議を終わってはいけません。
達成したかどうかを確認するための擬似が必要なんですね。
なので、会議をするときには、
オープニング 5分
本題 20分
クロージング 5分
が基本形です。オープニングで会議の目的とそこで出したい結果(結論や次のアクション)を合意しておき、最後のクロージングでは
・その目的が達成されたか ・次のアクションは誰が、いつまでに、何をするかが全員合意しないといけません。
■「アクションは？」
自分が議事進行役だとこういうことに注意もできるし、上記のような会議の時間配分も可能なのですが、イチ参加者だとなかなか難しいですね。
そこで、会議の話題が一段落するごとに、議長に向かって
「それで次のアクションは何ですか？」
と発言してください。
たいていの人なら、この発言意味していることは理解できますよね。
この発言のメリットは、会議自体の成果が明確になるだけではなく、あなた自身の評価も上がることです。
仕事をする以上、何らかのアクションを起こさない限り成果にはなりません。そのアクションを意識しているというのは、デキるサラリーマンの基本だからです。こういう発言が出来る人は、「きちんと結論を出して、アクションにつなげようとしている」と評価されると思います(少なくとも私はそうします)。
その時に、必ず
誰が いつまでに 何をを議事に残すように促すのがポイント。
議事に書かれれば、それは参加者合意の決定事項として扱うことができるようになります。
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