3段階法でアウトラインを作ると提案に芯ができる

この記事を書くときには、大体各内容の表題を決めて、その内容にひもづける大まかな流れをつくり、そこから本文を書き始めます。
もちろん、毎回ではなく、勢いでいきなり本文を書き始める時もありますが。

トリガになるのは、「シトゴメモ」と名づけたノート(と言っても単なるテキストファイルですが)と読書記録です。

本日は、読書記録から。

■アウトライン3段活用法

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●アウトライン3段作成法
このふたりの事例が示すように、ものを書くときには、段階に分けて考える必要がある。まずは、全体の青写真を作る段階。次に、その青写真を文章に落とす段階だ。第二章で述べた、結果に集中するという原則を思い出してほしい。これも同じような考え方である。書き始める前に、おおまかな全体像を作っておくのだ。なんの司画もなく書き始めれば、かならず壁にぶつかってしま う。
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私は、きちんと体系化された手順で、アウトラインを作る。まず最初にブレインストーミングを行なう。次にアイデアを分類する。そして、最終的な原稿のアウトラインを作るのである。

・ブレインストーミング
　白紙の紙を一枚手にとり、題に関係のある項目を全部書きとめる。この時点の目的は、できるだけたくさんのアイデアを出すことだ。順番は考えなくていい。

・分類
　次にアイデアをさまざまなカテゴリーとサブカテゴリーに分類する。こうしてアイデアをグループ別に整理する。い」れがアウトラインを組み建てる土台になる。

・アウトライン
　それから、グループのさまざまな組み合わせを考える。最後にこのグループを論理的な順番に並べ、アウトラインを作る。

ロバート・Ｃ・ポーゼン(著) 『ハーバード式「超」効率仕事術』
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■この記事の作成方法

この記事のように割と短い文章を書くときには、ここまで細かく分割はしませんが、それでも

　１．書くテーマを決める
　２．テーマに関してアイディアを出す
　３．構成を決める、アイディアの取捨選択をする
　４．文章にする

くらいのステップは踏んでいます。
基本的には、テキストエディタにアイディアを書いて、それを移動させながら編集してしまうので、紙に書き出したりはしませんが。

■プレゼン資料の作成方法

しかしながら、プレゼン資料になるとそうは行きません。
どうしても資料を作っていると、細部に目が行き過ぎて全体が見えなくなるからです。

全体が見えないまま作ると、説得力のある資料にはなりません。インパクトを出すところと、そのインパクトに向けての導入部、そして最後の説得部・クロージング部というふうに全体の波をうまく作り込めないんですね。

多くの人がこの全体の波をちゃんと作ってません。
逆に言えばこれが習慣的にやれるようになると、プレゼン上手と言われるようになるチャンスなのです。

私は、上記のプレインストーミングでだしたキーワードの3〜5割まで削りこんで文章や資料を作るように意識してます。
そうすると、エッセンスとして絞りこまれた感じの資料を作ることができます。

ある程度昇進して他人の資料を見る機会が多くなると、比較ができるようになるので、こうやってきちんと構成された資料とそうでない資料の区別は一目見ればわかるようになります。基本が押さえられている資料はわかりやすいですので、印象がすごく良くなるんです。

この段取り作業をしっかりやることを習慣にすると、作り始めるまでは時間がかかるようになりますが、着手からプレゼン完了までの時間は圧倒的に短くなります。何しろ上司に見せても「何がいいたいのかさっぱりわからん」と突っ返されることがなくなりますので。

これ、習慣にしませんか？

■参考図書　『ハーバード式「超」効率仕事術』

立ち読み可

どうしたら効率よく仕事ができるのか? 目標の立て方から出張や会議の仕方、キャリアプランニングまで、ハーバード・ビジネススクールの上級講師が「超」効率仕事術の秘訣を具体的かつ実践的に紹介する。

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●関連 Web
　マインドマップ的読書感想文
　ストーリー思考のススメ

●本書を引用した記事
　仕事が断れないときにするべきこと
　タスクには結果を書く
　要約をつくる方法
　3段階法でアウトラインを作ると提案に芯ができる

●このテーマの関連図書

レバレッジ・リーディング	脳疲労が消える最高の休息法[CDブック]――[脳科学×瞑想]聞くだけマイン…	20歳のときに知っておきたかったことスタンフォード大学集中講義
生産性―――マッキンゼーが組織と人材に求め続けるもの	鬼速PDCA	入社1年目の教科書

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