仕事の基本ルール
スケジュールを作るときに、つい忘れてしまうことがあります。
「調整の時間」
です。
■仕事は、作業と打ち合わせと調整
私の会社の場合、アウトルックでスケジュールを管理しています。
大体1週間のうち、定例の会議が1割位。これはこの先もずっと抑えられているスケジュールなので、あまり考えることもなく決まってしまいます。
そのスキマにはいるのが、色々なイベントの打ち合わせ。「×××についてちょっと打ち合わせさせてください」とかいうのが、前の週から徐々に入ってきて、月曜日には、1週間の3割程度はこれで埋まってしまいます。
最後にいれるのが、タスクのスケジュール。
重要なタスクは定例的に確保したりしてありますが、直前にならないと発生しないタスクもあって、日曜日の週次プレビューの時に大体埋めていきます。
そうすると1週間の大枠は埋まってしまって、大体残りが2割前後になります。これが私の確保しているバッファなのですが、大抵の場合バッファは足らなくなって、あまり重要でない会議は別の作業に割り当てて、会議は欠席などということもしばしば。
どうして足らなくなるんだろう？
と考えてみると、
調整の時間が抜けている
のが結構多いのに気が付きました。
仕事の内容を分類すると
・作業(自分がなにかの手を動かしている時間)
・打ち合わせ(会議)
・だれかと立ち話レベルをしている時間
の3種類です。
作業とはタスクリストにあるもので、結果を出すために自分で何かを作り出している時間で、これが仕事をする上で最も大切な時間なのですが、その作業をするためには、関係者で調整しないといけないので、それが打ち合わせ/会議の時間になります。
ところが、だいたいこの「打ち合わせ」は何日か前には確定できるものなのですが、突然メールが飛んできて、「●●●を提出してください」とか、「×××でトラブってます」みたいなメールが飛んできた時には、メールを打ち返すだけでは済まなくて、送信者に電話をしたり、席に行ったりして、「○○○ってどういうこと？」とかいう、いわゆる立ち話レベルの打ち合わせをすることが少なくありません。
つまり、事前予約のない「打ち合わせ」が必要なんですね。
この時間は、事前に確保されていないので、全く予測がつきませんが、時間的に見てバカにならないくらい時間を使うんですよ(与太話をしている時も少なくありませんが)。
これが、残り2割の時間を食いつぶしていた正体でした。
ということで、この時間を調整の時間と呼ぶことにして、実際に測定してみました。
週やその日によって誤差はありますが、平均すると1日1〜3時間(ばらつきがありすぎですが)。相手は4人から10人といろいろです。
要するに、予測不可能で規模も不明。
しかし、1回あたりの時間で見ると、大体5〜10分です。
※3時間も話し込んでいたという日もありましたが。
つまり、1回平均10分を確保しておいて、それをスケジュールのあちこちにばらまいておけば、ある程度のクションにはなってくれそうです。そして、メールを見て「ん？」と思ったり、「あれ、どうなったかなあ」と思い出したら、それを次の調整の時間のタスクとして放り込むと、スムーズに作業が進められるようになりました。
思いつたら吉日とすぐに話をしに行くと、作業も止まってしまいますし、予測ができません。与太話で盛り上がって、思わぬ時間をつぶす事にもなります。
なので、調整の時間は10分までと決まっていれば、目的のことをちゃんと話しをして、次の計画にそって作業ができるようになります。
ただし、これは自分から発生させた「調整の時間」にしか有効ではありません。
他人から話しかけられる場合にも有効な、もっとうまい方法があるといいのですが…。
