仕事の基本ルール
私は電車を乗り継いで通勤してます。
だいたい家を買うとき、「通勤30分」などという売り文句に釣られて、「30分なら圏内か…」と判断すると、電車の本数が少なくて、結局1時間コースになったとか…。
■時間計画には余裕時間が必要
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●「遊びの時間」を考慮して逆算する
到達点から逆算する方法にも、落とし穴があります。それは、「突発的なスケジュールが発生したとき」と、「逆算の過程が抜けていたとき」です。
突発的なスケジュールとは、急な来客や電話、事故などです。的外れな仕事をしている人は、突発的なスケジュールを頭に入れていません。
たとえば、逆算して考えた結果、取引先の駅に 5 分前に着けば間に合うとわかっても、電車が遅れることもありますし、なんらかの理由で会社を出るのが遅れるかもしれません。ですから、必ず「遊びの時間」（余裕時間）を考えて、逆算する必要があります。
鳥原隆志(著) 『たった5秒思考を変えるだけで、仕事の9割はうまくいく』
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何かの移動時間を考えるにしても、
A駅からB駅までは30分
B駅からC駅までは20分
と出ていると、「じゃぁ、50分で着けるな」と判断したら絶対にハマりますよね。
最近の乗換案内サービスは優秀で、時刻表と付き合わせて、待ち時間も計算してくれますが、以前はこんなミスをする人が少なくありませんでした。
ところが、いまだに失敗するのが、時間計画の時にこれをやることです。
Aさんに××を依頼して、Aさんができたらその結果をBさんに渡して○○に加工してもらう
みたいなときに、Aさんの所要時間が1時間、Bさんの所要時間が2時間でも、3時間でできることはありません。Aさんが完了した時に、すぐにBさんが仕事に取り掛かるかといえばそうはならないからです。
自分一人でやる場合でも、Aのタスクが完了したら、すぐに次のタスクを始めるかといえばそうは行かずに、大抵はタスクの切り替え時間が必要ですね。
余裕時間が必要なんです。
これを見込んでおかないとあとで大失敗をすることになります(経験談)。
■余裕時間の計算方法
でも、余裕時間ってどのくらい取っておけば適切か、わかりませんよね。
ちょっと私のやっている余裕時間の計算方法をご紹介します。
ある複数のタスク(ToDo)からなる業務があったとします。
※GTDでは、こういうのを「プロジェクト」と読んでますので、以下「プロジェクト」と呼ぶことにします。
そのタスクの難易度を3段階評価します。
で、それぞれのタスクで、集中してやれば出来るだろう時間を見積もります。
それぞれのタスク時間の見積に対して、
簡単なタスク： 時間＝見積タスク時間＊１．３
普通のタスク： 時間＝見積タスク時間＊１．５
難しいタスク： 時間＝見積タスク時間＊２．０
さらに、この合計をキリの良い所まで切り上げます(この切り上げがプロジェクト全体のバッファになります)。「キリの良い」とは、相手が期待しているであろうもっとも遅いタイミングと自分の都合でマイルストーンにしやすい所、という形で決めます。
この倍率は経験値です。人により、仕事によりいろいろだと思いますので、計画と結果を見比べながら調整してみてください。
ちなみに、難易度は私の場合、過去にやったことがあるかどうか(過去にやったことがあれば、その類似度)で、「エイヤッ」で決めます。あまり細かく分けても意味がありませんので、ほぼカンで即決します。
タスクの時間の見積もり方については、『クリティカルチェーン―なぜ、プロジェクトは予定どおりに進まないのか?』を参考にしてますので、読んでみてください。
※注記：これは、クリティカルチェーンが勧めているやり方ではありません。
■参考図書 『たった5秒思考を変えるだけで、仕事の9割はうまくいく』
  立ち読み可 | 「考えて仕事をする」とはどういうことなのか? 「もっと考えて仕事をしなさい! 」 「そんなこと、少し考えればわかるだろう! 」 上司や先輩から、このように叱られることはありませんか? 叱られている本人だって、それなりに考えて仕事をしています。それなのに、うまくいかない。 その本当の原因は、「考えていない」ことではなく、「考え方が間違っている」ことにあります。 仕事のさまざまな場面で、何を考えれば的確な行動ができるのか。できる人が必ず押さえている「15の視点」を本書で解説します。 行動を起こす前の「たった5秒」。そこで何を考えるかが勝負です。 |
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●本書を引用した記事
考える仕事は早めに終わる
指差し確認、もう一度確認
5秒の予知能力を身につける
遊び時間を作る
親しみのある「たとえ」を使う
心理的にプレッシャーを与えると交渉が楽になる
逆算の発想でスケジュールを作る
定時で帰る方法を考える
なぜそれがルールなのかを考える
頑張ろうと思わない
●このテーマの関連図書
究極の判断力を身につけるインバスケット思考
世界一わかりやすい「インバスケット思考」(講談社 α文庫)
いまから、君が社長をしなさい。~経営思考を身につけるインバスケット・ト…
一瞬の判断力があなたを変えるインバスケット思考2~中級編~
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複雑な仕事をシンプルに解決するための「洞察力」の磨き方~「見えないもの…
■参考図書 『クリティカルチェーン―なぜ、プロジェクトは予定どおりに進まないのか?』
 | ベストセラー『ザ・ゴール ― 企業の究極の目的とは何か』に続くゴールドラット博士によるシリーズ待望の4作目。 テーマはTOCによるプロジェクトマネジメント。 納期直前まで作業を始めない「学生症候群」、結局は無駄になる「セーフティー(時間的余裕)」、あるいはクリティカルパス以外の作業の開始時期、プロジェクトの評価基準など、プロジェクトは計画を作った瞬間から遅延を始める。 TOCはそれらを見事に解決するが、同時に、クリティカルパスの変化やマルチタスク(掛け持ち作業)による人的リソース不足といった実行段階の問題を解く新たな視点も要請する。それが「クリティカルチェーン」。 謎解きのような展開にはやや焦らされるが、具体的な事例をもとにプロジェクトマネジメントの基本を順に追うことができるのはよいトレーニングになる。 |
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クリティカルチェーン―なぜ、プロジェクトは予定どおりに進まないのか? 著者 ：エリヤフ・ゴールドラット | 楽天では見つかりませんでした | クリティカルチェーン―なぜ、プロジェクトは予定どおりに進まないのか? 検索 ：商品検索する |
●本書を引用した記事
時間つぶしの時間
遊び時間を作る
ベスト時間術2012
プロジェクトを最短で終わらせる方法
ものごとは考える以上にシンプルだ、と考える
発想法：制約条件の理論
●このテーマの関連図書
チェンジ・ザ・ルール！
ザ・ゴール2―思考プロセス
ザ・チョイス―複雑さに惑わされるな!
ザ・クリスタルボール
ザ・ゴール―企業の究極の目的とは何か
エリヤフ・ゴールドラット何が、会社の目的を妨げるのか
■参考図書 『図解 コレならできるクリティカルチェーン―もうプロエジェクトは遅れない』
 立ち読み可 | プロジェクトは遅れて当たり前!? いえ、そんなことはありません。「ザ・ゴール」のTOC(制約条件の理論)をプロジェクト・マネジメントに応用した「クリティカルチェーン」について解説します。 プロジェクトは遅れて当たり前!? いえ、そんなことはありません。「ザ・ゴール」のTOC(制約条件の理論)をプロジェクト・マネジメントに応用した「クリティカルチェーン」について解説します。 始めて「クリティカルチェーン」にふれるひとに、図を交えてわかりやすく、なぜ「クリティカルチェーン」を使えばプロジェクトが送れなくなるのか、どのようにしたら「クリティカルチェーン」が使えるのかを解説。ゴールドラット氏の著書『クリティカルチェーン―なぜ、プロジェクトは予定どおりに進まないのか?』を理解するための一冊。 |
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●このテーマの関連図書
クリティカルチェーン―なぜ、プロジェクトは予定どおりに進まないのか?
ザ・ゴール―企業の究極の目的とは何か
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