2015年03月31日

EXCELの小技-土日のない連続日付、見るだけ合計、アイコンセット、スパークライン




■土日を飛ばした連続日付の入力

Excelでスケジュールや作業進捗の管理をされることも多いと思います。
日付データを入力してオートフィル(十)すると、連続日付が入力され便利です。
この時、休日は邪魔になりませんか?

ちょっと操作を変えると、休日を飛ばして稼働日だけを入力できます。

セルに開始日となる日付を入力してアクティブにし、セル右下のフィルハンドルを
ポイントして十字になったら、"右ドラッグ"します。
 ※マウスの右ボタンでドラッグ!!

任意の場所で手を放すとメニューが表示されるので、[連続データ(週日単位)]を
選択します。

土日を飛ばしてウィークデイだけが連続表示されます。
残念ながら、日本の祝日には対応していませんが・・・・・

右ドラッグの連続データには他にもいろいろな機能があり、オススメです。


■計算式を使わずに合計を出す

とりあえず、いくつか入力したセルの合計が知りたい時ってありますよね。

何かの数値を入力しておいて、「ここまでを合計すると…」とやるとき、=sum(....) みたいな計算式を入力しないと集計ができません。
一時的で良ければ、合計したいセルを選択してやれば、右下のステータスバーに合計が表示されてますので、簡単にはこれをやるようにするのが楽。

その他に、セルの数、平均値なども表示されてます。

集計したい対象のセルが離れている時には、CTRLキーを押しながらクリックしていくと、飛び飛びのセルでも合計ができます。

表示されている集計方法を変更するときには、

集計結果が表示されている所(ステータスバー;「オートカルク」と言うらしい)を右クリックしてやると、組み込みの計算方法が選択できるので、これで追加したり削除したりができます。


■条件付き書式とアイコンセット

ツールバーの「条件付き書式」を選択すると

 ・セルの強調表示ルール
 ・上位/下位ルール
 ・データバー
 ・カラースケール
 ・アイコンセット

が選択できる。

プレゼンなどで見やすい表を作るには、これらの活用をするとグラフィカルで見やすい表を作ることができる。

とくに、アイコンセットは、対象となる値が、アイコンを使って対象となるセルの状態を(こちらの協調したいことを目立たせて)表示できるので、注目度を上げることができるようになる。
もちろん、いちいちアイコンをオートシェイプとして書き込むことができるが、これだと、毎月使い回しをしたり、値を修正した場合に自動的に変わるようにならないので、手間がかかる上に、ミスが目立ちやすい。
ミスしないように、自動化するのは効率化のキホン。

■スパークライン

表の中に、ちょっとしたグラフを入れて見栄えを良くすることができるのが、スパークライン。

やり方は、グラフを入れたいセルを選択しておいて、

1.挿入→スパークラインを指定
2.「データ範囲(N)」で対象と範囲を指定

たったこれだけ。

表示できる表のパターンは大差な表現が可能なので、一度凝ったものも作ってみると、次から簡単に使えるようになる。



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