2015年04月13日

エクセルのSheetXは消しておきなさい



ちょっとだけ、見栄えがいい EXCEL の作り方のご紹介。

今の会社で EXCEL を使ってないところは珍しいのではないでしょうか。
それほど一般的な EXCEL なのですが、案外ぞんざいに扱われていて、ちょっと工夫すれば、見やすくなって、見栄えが良くなるのに残念だなぁ、と思ったりすることが少なくありません。



■ちょっとだけ見栄えがいいEXCELの作り


◆表で数字を入力するところと、計算で自動的に変化するところは色を分けなさい


意外とやっていない人が多いのですが、よく使う計算シートでは、

 入力するべき所
 自動的に計算される所

がパッと見て分かるとようになっていると迷いません。

どれが計算結果で、どれがパラメータなのか、人に見せるときにも、すぐに分かるようになっていると、視点があちこちに動かずに、こちらの話に集中してもらえます。

もし、そのシートを使って、他の人に入力してもらう時も、変に上書きされなくて済みます。

色は

 ・入力する所 → 黄色
 ・計算される所→ 薄い灰色

が一般的みたいです。


◆着目してほしい集計結果は赤で囲みなさい


赤は目立つので、着目して欲しいところを示すのに最適です。
そこで、大事な数字は、赤い枠で囲っておくと目立ちます。





◆合計、小計は太字にしなさい


合計や小計は太字にしておきます。
これは、以前ウチの会社に来ていたコンサルタントから教えてもらいました。

合計の行は他の行と独立して見えるように

 上に罫線を入れる
 計算結果は太字にする

と見やすい表になるそうです。

◆横に大きな表は1行毎に薄く色をつけなさい


よくEXCEL の表の自動フォーマットを適用すると、1行毎に薄い色が付きますよね。

やっぱりああいうのが一般的なのは、行が判別しやすいからです。

ただ、この行ごとに色を変えるのは、罫線を殆ど使わない英語圏の習慣。日本人なら罫線で、1本線、2重線、点線、太線などを適宜使ったほうが受け入れられやすいかも。

◆sheet2は削除しておきなさい


よく EXCEL でレポートを出してもらったり、何かのデータを貰うときに、見かけるのが、

 Sheet1 / Sheet2 / Sheet3

みたいにシート名がそのままになっていて、Sheet2,Sheet3は空っぽのシートのまま提出してくる人がいます。

これは、いかにも手を抜いてそうで、ちょっとだけ信頼感が下がります。

シート名は適切なシート名をつけ、何も書いてないシートは削除しておくのがいいでしょう。

Excel の設定で、新規にブックを作った時のシート数を設定できます。
私はいちいち消すのが面倒なので、新規ブックのシート数は「1」に設定してます。

これは

 ファイル→オプション→基本設定→ブックのシート数

で設定できます。

◆文字が切れないように幅を工夫する


文字が次のセルまで長くなって、次のセルに入力されているために読めない、というのをよく見かけます。

 「自分で見直してないなぁ」

と思えてしまうポイントですね。

ちゃんと見なおして、列結合・行結合をして全文を表示させるか、折り返して全文を表示するようにしましょう。

折り返す場合、セルの縦方向の長さが長くなるので、同じ行の他のセルに入っている文字が、間延びしてしまわないかを注意しましょう。

■ちょっとの工夫で、ちょっとだけ信頼度を上げる


こうした、ほんのちょっと見栄えを良くする手間を惜しむと、「投げやりな作りだな」と思えてしまいます。
特に、上司に出すときには注意しましょう。

信頼度を落とすと、細かな、本筋には関係ないところに突っ込まれかねません。



■同じテーマの記事

Webを調べるたびにメールで共有する

なにか疑問に思って Web を検索するシーンって増えましたよね。というか、1日に何十回も Web 検索しているようなきがする。私はもっぱら Google を利用しているのですが、あとで Google の履歴を見てみると、同じようなことを何度も何度も Web 検索してます。そのたびに、目的のものに行き着くまで、あっちのページを開き、こっちのページを開き…これにかなりの時間を使ってました。こうした中でセレンディピティみたいに、今まで気づかなかった新しい Web ペ..

Webを調べるたびにメールで共有する

なにか疑問に思って Web を検索するシーンって増えましたよね。というか、1日に何十回も Web 検索しているようなきがする。私はもっぱら Google を利用しているのですが、あとで Google の履歴を見てみると、同じようなことを何度も何度も Web 検索してます。そのたびに、目的のものに行き着くまで、あっちのページを開き、こっちのページを開き…これにかなりの時間を使ってました。こうした中でセレンディピティみたいに、今まで気づかなかった新しい Web ペ..

PC環境のレビューをする

以前はハードディスクの信頼性が低かったため、よく故障しました。イマドキのPCは、故障する確率が低くなってはいますが、やっぱり物理的に動作しているものは、劣化したり故障したりします。仕事において、社内のシステム管理をしている関係上、そういうところに敏感なのかもしれません。なので、過去記事常にバックアップを作っておくバックアップなどで書いたように、同じデータをあちこちに持っています(たいていは5箇所くらいなのですが、さすがにこれはやり過ぎ、という自覚はあります..

PC環境のレビューをする

以前はハードディスクの信頼性が低かったため、よく故障しました。イマドキのPCは、故障する確率が低くなってはいますが、やっぱり物理的に動作しているものは、劣化したり故障したりします。仕事において、社内のシステム管理をしている関係上、そういうところに敏感なのかもしれません。なので、過去記事常にバックアップを作っておくバックアップなどで書いたように、同じデータをあちこちに持っています(たいていは5箇所くらいなのですが、さすがにこれはやり過ぎ、という自覚はあります..

文章校正のためのセルフチェックリスト

私は、頭のなかで考えるのが不得手なので、いろいろなチェックリストを作って Excel に書き出していて、色んな場面でこのチェックリストを見ながら、抜け漏れがないかをチェックしています。メールなどでも、報告書を出すときにでも、読みやすい文章を書くために、普段から文章は一度書いてから推敲する時間をとるようにしています。そんなときに役に立つのもチェックリストです。これがあると、ちょっとした枝葉末節の部分にとらわれずに、効率的に..

図解のコツ3:キーワードを抽出する

前回の記事で、図解のための単語の抜き出しの練習方法をご紹介しました。単語を読む新聞の社説でも、自分の仕事に関係ある Web 記事や本いいので、500〜1000文字くらいの文章を選んでください。そして、付箋にそこに出てくる名詞をメモ帳に一件一葉で抜書きしてください。名詞以外は無視していいです。これを毎日、1ヶ月続けてみてください。私はこれを「単語を読む」と呼んでます。文意を把握するたぶん、これをやり続けていると、ちょっ..






ラベル:EXCEL
posted by 管理人 at 00:00| Comment(0) | TrackBack(0) | PCアプリ | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
この記事へのコメント
コメントを書く
お名前:

メールアドレス:

ホームページアドレス:

コメント:


この記事へのトラックバック
×

この広告は180日以上新しい記事の投稿がないブログに表示されております。