仕事の基本ルール
ちょっとだけ、見栄えがいい EXCEL の作り方のご紹介。
今の会社で EXCEL を使ってないところは珍しいのではないでしょうか。
それほど一般的な EXCEL なのですが、案外ぞんざいに扱われていて、ちょっと工夫すれば、見やすくなって、見栄えが良くなるのに残念だなぁ、と思ったりすることが少なくありません。
■ちょっとだけ見栄えがいいEXCELの作り
◆表で数字を入力するところと、計算で自動的に変化するところは色を分けなさい
意外とやっていない人が多いのですが、よく使う計算シートでは、
入力するべき所
自動的に計算される所
がパッと見て分かるとようになっていると迷いません。
どれが計算結果で、どれがパラメータなのか、人に見せるときにも、すぐに分かるようになっていると、視点があちこちに動かずに、こちらの話に集中してもらえます。
もし、そのシートを使って、他の人に入力してもらう時も、変に上書きされなくて済みます。
色は
・入力する所 → 黄色
・計算される所→ 薄い灰色
が一般的みたいです。
◆着目してほしい集計結果は赤で囲みなさい
赤は目立つので、着目して欲しいところを示すのに最適です。
そこで、大事な数字は、赤い枠で囲っておくと目立ちます。
◆合計、小計は太字にしなさい
合計や小計は太字にしておきます。
これは、以前ウチの会社に来ていたコンサルタントから教えてもらいました。
合計の行は他の行と独立して見えるように
上に罫線を入れる
計算結果は太字にする
と見やすい表になるそうです。
◆横に大きな表は1行毎に薄く色をつけなさい
よくEXCEL の表の自動フォーマットを適用すると、1行毎に薄い色が付きますよね。
やっぱりああいうのが一般的なのは、行が判別しやすいからです。
ただ、この行ごとに色を変えるのは、罫線を殆ど使わない英語圏の習慣。日本人なら罫線で、1本線、2重線、点線、太線などを適宜使ったほうが受け入れられやすいかも。
◆sheet2は削除しておきなさい
よく EXCEL でレポートを出してもらったり、何かのデータを貰うときに、見かけるのが、
Sheet1 / Sheet2 / Sheet3
みたいにシート名がそのままになっていて、Sheet2,Sheet3は空っぽのシートのまま提出してくる人がいます。
これは、いかにも手を抜いてそうで、ちょっとだけ信頼感が下がります。
シート名は適切なシート名をつけ、何も書いてないシートは削除しておくのがいいでしょう。
Excel の設定で、新規にブックを作った時のシート数を設定できます。
私はいちいち消すのが面倒なので、新規ブックのシート数は「１」に設定してます。
これは
ファイル→オプション→基本設定→ブックのシート数
で設定できます。
◆文字が切れないように幅を工夫する
文字が次のセルまで長くなって、次のセルに入力されているために読めない、というのをよく見かけます。
「自分で見直してないなぁ」
と思えてしまうポイントですね。
ちゃんと見なおして、列結合・行結合をして全文を表示させるか、折り返して全文を表示するようにしましょう。
折り返す場合、セルの縦方向の長さが長くなるので、同じ行の他のセルに入っている文字が、間延びしてしまわないかを注意しましょう。
■ちょっとの工夫で、ちょっとだけ信頼度を上げる
こうした、ほんのちょっと見栄えを良くする手間を惜しむと、「投げやりな作りだな」と思えてしまいます。
特に、上司に出すときには注意しましょう。
信頼度を落とすと、細かな、本筋には関係ないところに突っ込まれかねません。
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