仕事の基本ルール
本日は、アウトルックのクイック検索の活用法について、ちょっと共有してみます。
もうご存知でしたら読み捨ててください。
■クイック検索で全文検索
アウトルックは設定で、クイック検索の検索対象範囲をすべてのアイテムと現在のフォルダの2つの選択ができますね。
現在のフォルダにした場合は、当然ながら今開いているフォルダしか検索されません。
私はフォルダ分けをしていない(既読のメールはすべて「処理済み」というフォルダに集まる)ので、実際どちらでも構わないのですが、古いメール等はオフラインファイル(*.pst)に出しているので、一応「すべてのアイテム」を検索するようにしています。
時々打ち合わせなどでアウトルックが見えてしまうことがあるのですが、結構皆さん送信者で分けていることがあるようですね。
私の場合、スレッドが分割されてしまうと、事件の経緯を追いにくいので、分けてませんが。
ところで、このクイック検索は、メール本文、ヘッダのすべてを検索してくれるので、さっと検索するのには便利なのですが、検索対象が多くなったりすると面倒が増えます。
要は、ヒットする対象が増えるということで、ここの検索方法について調べてみました。
■Googleと同様なキーワードが！
Google 検索では、検索時にいろいろな検索オプションが使えることはごぞんじですよね。
AND,OR ：論理演算子
site:など ：制限キーワード(正しい名称は知らない)
-(キーワード) ：除外
"キーワード" ：曖昧除外
（） ：検索優先順位
＊？ ：ワイルドカード
related: ：関連サイト
cache: ：制限されて見られないサイトの閲覧
など、結構便利なものが多いです。
■アウトルックの検索キーワード
アウトルックも実はこういうキーワードを受け付けるんですね。
ちょっと私がよく使うパターンについて、書いておきます。
・abc AND def
abc と def を両方含むメール
・abc NOT def
abc を含み、def を含まないメール
・"abc def"
abc def という文字列そのものを探す。
たとえば、"部長報告" とすると、
部長報告会 ： 引っかかる
部長 ： 引っかからない
報告 ： 引っかからない
・from:aaa
aaa さんが送信者のメール。
・about:ccc
件名、本文、添付ファイルの内容に ccc を含むアイテム
・hasattachment:yes
添付ファイルを含むメール
・attachments:presentation.pptx
presentation.pptxという添付ファイルを含むメール
・subject:"aaa bbb"
表題が aaa bbb というメール
・cc:aaa
cc に aaa を含むメール
・messagesize:<10 KB
メッセージのサイズが10kb以下のファイル
・received:yesterday
昨日受信したメール。他に last week なども使える
これを使うと
received:>=10/1/06 AND received:<=10/5/06
で期間範囲が指定できる
・read:no
未読のメール
他にもいっぱいありますが、調べてみるとちょっと便利にアウトルックが使えるかもです。
