議事録は清書してはいけない

仕事をしていて、会議をしたことがない人はいないでしょう。
会議の中で議事録をとったことがない人もいないでしょう。

仕事を効率的にするのに、この議事録にかける時間を少なくするというのは、製造系の直接業務(実際にものを作る仕事)でない限り、かなり効果のあることです。

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例えば先の会議で言えば、会議終了直後に「即製メモですがご確認ください」と議事録を送信してしまえば、かかる時間は数分です。

会議で発生した新たな仕事についても、その場ですぐに確認できれば、万が一、理解の違いがあったとしても「いやいや、そうじゃなくって、こう」と、作業に入る前に修正を受けられますし、場合によっては「あ、やっばりそれ、やらなくていいや」と、のちの手間を省けることもあるものです。

これを翌日まで持ち越すと、状況は一変します。議事録も資料も体裁の整った美しいものが求められますし、場合によっては改めて資料説明のためのスケジュール調整まで発生するかもしれません。

すぐやれば、1〜2 分ですんだことが、数十倍の時間をかけることになってしまう……。

それだけならまだしも、その仕事が実は「やらなくてよい」ことになったとしたら、これは悲劇というより喜劇です。

河野英太郎(著) 『たった1%の仕事のコツ』
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私は、議事録を取るときには、メールソフトを使うようにしています。

会議を始めるときに、議事内容を書き写しておき、そこにそれぞれの議論内容を書き込んでいってしまいます。決定事項には●を、宿題事項には★をつけて書いていきます。


ちょっと議論が停滞した時を見計らって、ちょっとだけこんな作業をします。

・宛先(TO)に出席者の名前を入れる
・CC に関係者の名前を入れる
・●や★の行をメールの先頭にコピペする
・議題を適当なところに目立つように■で書き込む
・出席者、会議時刻、場所などを先頭に書き込む

これだけやっておくと、打ち合わせが終わった瞬間に、ALT+S(アウトルックの場合)を押せば関係者に議事録が出せます。

本書にあるように、速攻で議事録を出すと、関係者も記憶が新しいので大して詳しく見ません。だから、「あ、もう議事録が来てる」で終わり。中身なんてちゃんと見ません。
CCされた人も、会議時刻終了直後なので、「あ、会議メモだな。早いな」と思って、細かな書式などは気にしません。先頭にある決定事項と宿題だけ見ます。

ところが、数日経ってから議事録を出すと、結構みんな忘れているので、「なんでこう決まったんだっけ？」と議事を読む人がいるのですよ。そうすると、「あれ？これが書いてない」「こんなこと言ってない」とかいろいろ文句が出るわけです。

「議事録を出せ」という人でも、即時出した「議事メモ」レベルでも、出されていれば文句をいう人は少数です(ウチの会社では文句を言われたことがありません)。何も出してないと、「議事録はどうなった」とか言われたり、最悪、書いた自分が見なおしてみても、何が書いてあるのかわからない議事メモだったりします。

そのために2度手間を掛けるのは、無駄です。
議事録を取った人が忘れちゃったようなことなら、発言者は明確な結論を言わなかった場合が多いです。つまり、発言者も何を言っていたのか記憶に無いことが少なくないんです。そんな時は、もう一度明確になるように議論したほうがよっぽど生産的。

後で清書しようと思うと、「後で」の時間をとるのが難しいですし、記憶も薄れます。
作業は、その場で完了させてしまうのが一番です。

■参考図書　『たった1%の仕事のコツ』

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こんなことがありませんか？ 　とにかく仕事がたまる/上司によく無視される/命がけでつくった書類を見てもらえない/「言ってることがわからない」と言われる/会議で反対ばかりされる/自分にだけ、メールの返信がこない(遅い)/いつもあら探しされる/いつもあとまわしにされる/いい仕事は全部他人にもっていかれる/やり直しばかりさせられる/まじめにやっているのになぜか報われない…… そんな人は、その「やり方」を見直す必要があるかもしれません。まじめさとパフォーマンスは決して正比例ではありません。悪い意味で「まじめ」すぎると、パフォーマンスは逆に下がるのです。 デキる人とは、このまじめの「力のかけかた」を知っています。 そこにはちょっとしたコツがあります。このコツを知っているか知らないかは、あなたのパフォーマンスをとても大きく左右します。 実は99%の人がしていない、ちょっとした、でも効果絶大な仕事のコツを、本書では紹介していきます。

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●本書を引用した記事
　命令か依頼か―リーダーとしてのメンバーとの付き合い
　たった１秒で相手の好感を得るボールペン操作術
　C:\_USR\Personal\BLOG\sarahin\一瞬で相手を落とす!
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　考える仕事は早めに終わる
　体調の維持管理をする
　目的に立ち返る
　問題・課題・懸念事項
　パニックになるのを避ける方法
　メモは簡潔がいい？詳細に書く？

●このテーマの関連図書

99%の人がしていないたった1%のリーダーのコツ	99%の人がしていないたった1%のメンタルのコツ	図解99%の人がしていないたった1%の仕事のコツ
「ついていきたい」と思われるリーダーになる51の考え方	頭がいい人の仕事は何が違うのか？	図解99%の人がしていないたった1%のリーダーのコツ

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